In einem zunehmend unbeständigen und ungewissen Umfeld erweisen sich Veränderungen für alle Unternehmenstypen als unerlässlich. Es geht um ihre Rentabilität und sogar um ihr Fortbestehen. In diesem Zusammenhang bildet die Einkaufsfunktion keine Ausnahme. Sie setzt den bereits vor rund zwanzig Jahren begonnenen Transformationsprozess von einer rein transaktionalen Rolle zu einer hochgradig strategischen Positionierung fort. Damit ein solcher Umbruch gelingt, ist es wichtig, dass jedes Projekt mithilfe eines echten Change Managements gesteuert wird.

Die Transformation der Einkaufsfunktion

Heutzutage müssen sich Unternehmen ständig an veränderte Märkte, Vorschriften, Technologien, Kundenerwartungen usw. anpassen. Dies schlägt sich in zahlreichen Veränderungen unterschiedlichster Art nieder:

• Strategisch;
• Organisatorisch;
• Methodisch;
• Technologisch;
• Kulturell.

Da die Einkaufsfunktion im Zentrum des Ökosystems eines Unternehmens steht, an der Schnittstelle zwischen Lieferanten und internen Kunden, ist sie von diesen neuen Tendenzen direkt betroffen. In diesem Zusammenhang sehen 39% der Einkaufsmanager das Change Management und die Integration von Prozessen als eine zentrale Herausforderung an, wie eine kürzlich von GEP durchgeführte Umfrage ergab.

In der Branche gibt es viele Beispiele für Veränderungen: Einführung einer neuen Organisation, einer digitalen Lösung, einer verantwortungsvollen Beschaffungspolitik, eines Optimierungsprojekts, eines Lean-Management-Ansatzes (auch Lean Purchasing genannt) usw.

Um diese verschiedenen Projekte erfolgreich durchzuführen, müssen die Beschaffungsabteilungen das Change Management anwenden und dabei agil vorgehen.

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Change Management in 4 Schritten

Definitionsgemäß folgt die Steuerung von Veränderungen (oder Change Management) einer genauen Methodik, die üblicherweise in vier Hauptphasen unterteilt ist.

1. Die Einleitung der Veränderung

Dies ist eine erste Phase der Reflexion, in der der Change Manager (auch Übergangsmanager genannt) und sein Team eine Bestandsaufnahme vornehmen. Sie identifizieren die Herausforderungen, welche die bevorstehende Veränderung mit sich bringt, und legen die Strategie fest, die unternehmensübergreifend verfolgt werden soll.

Dies umfasst:

• Ist-Analyse,
• Festlegung der Ziele,
• Beschreibung der erwarteten Ergebnisse,
• Ermittlung der wichtigsten internen und externen Akteure
• usw.

2. Die Kommunikation des Vorhabens

Diese zweite Phase des Change Managements hat zum Ziel, die verschiedenen betroffenen Personen mithilfe eines Kommunikationsplans vorzubereiten. Es geht darum, ihnen den Umfang des Projekts genau zu erklären, was sich an ihrer Arbeit ändert und welche Vorteile erwartet werden, um möglichst viele Mitarbeiter einzubeziehen.

Für die Manager ist es eine Gelegenheit, offene Fragen zu beantworten und eventuelle Unklarheiten im Unternehmen zu beseitigen. Die Botschaften, der Ton und die verwendeten Kanäle (persönliches Treffen, Intranet, E-Mail…) müssen sorgfältig ausgewählt werden.

3. Die Bildung der Teams

In dieser dritten Phase werden die Kompetenzen an die betroffenen Teams übertragen, damit sie sich umfassend mit dem neuen Arbeitsumfeld (neue Prozesse, neue Werkzeuge, organisatorische Veränderungen usw.) vertraut machen können. Bei der Planung von Schulungen sollten im Vorfeld die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt werden.

4. Die Begleitung der Mitarbeiter

Diese vierte und letzte Phase zielt darauf ab, die Veränderungen im Unternehmen zu stabilisieren und den Mitarbeitern zu helfen, sich mit dem neuen Arbeitsumfeld anzufreunden. Dazu gehört insbesondere der Umgang mit Ängsten und Widerständen gegenüber den Veränderungen.

Es ist wichtig, sowohl die als „neutral“ identifizierten Mitarbeiter als auch die Gegner durch eine dedizierte Begleitung des Wandels einzubinden.

Drei typische Fehler, die es zu vermeiden gilt

Das Change Management hilft bei der Definition von Best Practices und zeigt auf, welche Klippen es zu umschiffen gilt.

1. Einen unfehlbaren Plan aufstellen

Der Change Manager könnte versucht sein, alles bis ins kleinste Detail zu planen. Allerdings können immer unvorhergesehene Ereignissen eintreten, welche sich auf sein Projekt oder sein Change Management auswirken.

Daher erscheint es sinnvoll, ein System vorzusehen, um im Bedarfsfall schnell reagieren zu können. Dies können Momente des Austauschs mit einer klar definierten Entscheidungskette sein.

2. Seine Bemühungen auf einen bestimmten Zeitpunkt konzentrieren

Es ist wichtig, die Kommunikationsmaßnahmen während des gesamten Change Managements ausgewogen zu gestalten. Auch wenn der Start des Projekts ein Schlüsselmoment ist, sollte man nicht gleich sein ganzes Pulver verschießen. Eine regelmäßige Kommunikation ist wichtig, um die Teams zu begleiten und ihr Interesse dauerhaft aufrechtzuerhalten.

3. Sich nur auf Widerstände gegen die Veränderung fokussieren

Es gilt zu bedenken, dass sich die Mitarbeiter in jedem Veränderungsprojekt in drei Kategorien einteilen lassen:

• Befürworter (20%);
• Neutrale (60%);
• Gegner (20%).

Natürlich ist es wichtig, die Gegner zu überzeugen, aber häufig ist es zielführender, seine Befürworter einzusetzen, um die als „neutral“ identifizierte Gruppe für das Vorhaben zu gewinnen. Dies wird als Strategie der Verbündeten bezeichnet.

Wie Sie sicher schon bemerkt haben, befindet sich die Einkaufsfunktion in einem tiefgreifenden Wandel. Dies ist erst der Anfang einer langen Entwicklung zur Unterstützung einer strategischeren und wertschöpfenderen Rolle in den Unternehmen. Das Change Management ist ein unerlässlicher Prozess, um den Erfolg dieses Wandels zu gewährleisten.