Manutan blog

Verantwoord inkopen: naar nieuwe relaties met je leveranciers?

Posted on by Elke

Internationale normen die de relatie met leveranciers afbakenen

Hoewel de barometer waarvan sprake vooral betrekking heeft op Franse ondernemingen, illustreert hij ook een algemene trend die we op de internationale markt waarnemen. Verantwoord inkopen is overigens de kern van de internationale ISO 26000-normen over de maatschappelijke verantwoordelijkheid van ondernemingen, en dan meer bepaald van de ISO 20400-norm, die in 2017 in het verlengde van de vorige norm in het leven werd geroepen.

De ISO 20400-norm certificeert niet alleen de uitvoering van een verantwoord inkoopbeleid, maar biedt ondernemingen en organisaties in zowel de openbare als de privésector – hoe klein of hoe groot ze ook zijn – de mogelijkheid om ook hun andere leveranciers dan die uit rang 1 bij een vergelijkbare benadering te betrekken. Wanneer organisaties bij hun inkoopbeslissingen rekening beginnen te houden met hoe duurzaam die zijn, ‘duwen’ ze hun volledige toeleveringsketen in de richting van meer verantwoorde praktijken. Ondernemingen die via een verantwoord inkoopbeleid beter willen presteren op mvo-vlak, kunnen dat niet doen zonder rekening te houden met alle betrokken partijen in hun toeleveringsketen.

Eigenlijk moedigen de normen ondernemingen dus aan om de relatie met hun leveranciers te verbeteren. Ze hebben heel duidelijk ten doel om partnerships tussen opdrachtgevers en leveranciers te stimuleren, waarbij sprake is van een win-winsituatie en waarbij voldoende aandacht gaat naar duurzame ontwikkeling, ethiek en milieu.

Op naar een nieuwe manier om risico’s met leveranciers in kaart te brengen

Inkopers moeten hun inkoopbeslissingen tegenwoordig niet langer uitsluitend baseren op de prijs en de leverbaarheid van een product, maar ook op de totale kosten over de volledige levenscyclus van zo’n product. Daarbij moeten ze dus ook rekening houden met de gebruiks- en de inkoopkosten en de kosten die ontstaan op het einde van de levensduur van het product. Op basis daarvan kunnen ze de totale eigendomskosten bepalen, die behalve de risico’s en de voordelen voor de ondernemingen, ook de impact op het milieu, de maatschappij en de sociale omstandigheden van de fabricage en het gebruik van het product in kwestie omvatten. In feite komt het erop aan om op basis van de mvo-criteria een nieuw overzicht op te stellen van de risico’s die met de leveranciers gepaard gaan.

De opvolging van de mvo-benadering van leveranciers kan door vier grote thema’s worden omkaderd:

  • Het milieubeheer van het volledige ontwerp- en productieproces van de producten;
  • De arbeidsomstandigheden – en dan meer bepaald de fundamentele mensenrechten respecteren, geen discriminatie tolereren, het verbod op kinderarbeid naleven en de veiligheidsvoorschriften volgen;
  • De ethische dimensie van het bedrijf – en dan meer bepaald geen corruptie toestaan, de mededingingsregels naleven en de regels van verantwoorde marketing volgen;
  • Een uitgebreidere beoordeling en opvolging van leveranciers uit rang 2 en rang 3 om te verzekeren dat de voorschriften voor verantwoorde inkoop voor iedereen gelden.

Van de plicht om het goede voorbeeld te geven …

In een recente studie over de relaties tussen klanten en leveranciers in het kader van mvo meldt PwC dat meer dan 70 % van de leveranciers regelmatig vragen over mvo krijgt van hun klanten, vooral bij aanbestedingen. De overgrote meerderheid van de leveranciers (61 %) is van mening dat dergelijke vragen van hun klanten hen ertoe aanzetten om hun aanbod te verbeteren en dat ze nieuwe kansen kunnen opleveren.

Die grote belangstelling van hun klanten moedigt leveranciers aan om systemen op te zetten waarmee ze de mvo-prestaties van hun eigen leveranciers kunnen controleren. Anderzijds dringen ze zelf aan op meer betrokkenheid en hulp van hun grote klanten, zodat hun eigen mvo-prestaties beter worden weerspiegeld in de verkoopprijzen van hun producten en diensten.

Bijna de helft (49 %) van de leveranciers verklaart dat ze de afgelopen jaren hebben gemerkt dat hun relaties met hun opdrachtgevers erop zijn vooruitgegaan. Toch betreuren ze dat de mvo-eisen van de grootste spelers niet altijd stroken met hun praktijken, met name wat de druk op de prijzen of de betalingstermijnen betreft. De wanverhouding tussen de contractuele bepalingen en de eenzijdige wijzigingen van contracten wordt dan ook aangemerkt als een gebied waarop het nog beter kan.

In het algemeen vragen de leveranciers om meer ondersteuning. Die kan meerdere vormen aannemen:

  • Een gemeenschappelijk actieplan van opdrachtgevers en leveranciers opstellen;
  • Opvolgingsvergaderingen rond dat actieplan organiseren;
  • Opleidingsworkshops over mvo organiseren;
  • Contacten en netwerken om de specifieke mvo-inspanningen met elkaar te delen;
  • Maatregelen in de vorm van incentives en compensatie;
  • Financiële begeleiding.

Leveranciers roepen ook op tot meer transparantie bij hun opdrachtgevers. Ze willen bijvoorbeeld al bij de aanbesteding te horen krijgen in hoeverre mvo-criteria doorwegen of van klanten meer feedback krijgen over de mvo-maatregelen die ze bij zo’n aanbesteding voorstellen. In het algemeen verwachten leveranciers van hun klanten dat ook zij het goede voorbeeld geven.

… tot de zorgplicht

De studie van PwC spitst zich vooral toe op de Franse markt, maar illustreert ongetwijfeld belangrijke algemene trends die de Franse landsgrenzen ver overschrijden. Het is overigens in Frankrijk dat in februari 2017 een zorgplicht in de wet is opgenomen voor alle Franse bedrijven met meer dan vijfduizend werknemers. Diezelfde verplichting geldt ook voor alle ondernemingen met meer dan tienduizend werknemers in Frankrijk, maar waarvan het hoofdkantoor in het buitenland is gevestigd. De zorgplicht werd in het leven geroepen om niet alleen de milieurisico’s, maar ook de risico’s die samenhangen met mensenrechten of corruptie te beperken. Risico’s die een invloed kunnen hebben op het geheel van de ondernemingen en op die van hun dochterbedrijven in Frankrijk of in het buitenland.

De leden van het Europees Parlement overwegen overigens om het Franse voorbeeld te volgen en de zorgplicht tot alle Europese ondernemingen uit te breiden. Ze willen daarbij een beroep doen op de verantwoordelijkheid van bedrijven die samenwerken met leveranciers die het minder nauw nemen met de mensenrechten, de sociale bescherming en de milieuregels.

Definitie, tools en voordelen van lean management

Posted on by Manutan

De definitie van lean management

Lean management, geïnspireerd op het productiesysteem van Toyota, is een methode om het werk te beheren en te organiseren om zo de prestaties van een onderneming te verbeteren en dan vooral de kwaliteit en de rendabiliteit van de productie.

Lean management stroomlijnt de processen door de tijd te beperken die geen toegevoegde waarde heeft (onnodige activiteit of transport, wachttijd, overproductie, enz.) omdat die aan de basis ligt van niet-kwaliteit en complexiteit. Deze methode wordt ondersteund door een belangrijke managementdimensie waardoor de medewerkers in de beste omstandigheden kunnen werken. In fine worden er twee grote doelstellingen nagestreefd: de volledige tevredenheid van de klanten en het succes van elke werknemer.

Het principe van lean management werd uitgewerkt door Amerikaanse onderzoekers aan het Massachussets Institute of Technology (MIT) en vooral het kernwoord van deze Engelse uitdrukking is veelbetekenend. ‘Lean’ betekent immers ‘zonder overschot’. Een beetje zoals de idee om iets terug te brengen tot de essentie, om het overbodige te schrappen, wat aan de grondslag ligt van deze methode.

De herkomst van lean management

Eind jaren 40 legde Toyota de basisprincipes van ‘lean manufacturing’ vast met de bedoeling om de processen in te perken die geen waarde toevoegden aan het eindproduct.

Op die manier slaagden de managers erin om aanzienlijke verbeteringen door te voeren op het vlak van productiviteit, efficiëntie, cyclustijd en rendabiliteit.

Dankzij die opmerkelijke impact werd het lean-principe overgenomen door tal van andere sectoren en is geëvolueerd tot de 5 basisprincipes van lean management zoals die beschreven worden door het Lean Management Institute.

De term ‘lean’ werd trouwens bedacht door John Krafcik (nu CEO van het project Waymo, de zelfrijdende auto van Google) in zijn artikel uit 1988 getiteld ‘Triumph of the Lean Production System’.

Wat zijn de 5 basisprincipes van lean management?

Om lean management met succes te introduceren in een onderneming moeten eerst de 5 basisprincipes van deze methode gevolgd worden.

1. De waarde bepalen

Wat probeert elke onderneming te doen? Een product of dienst aanbieden waarvoor de klant bereid is te betalen. Om dat te doen, moet de onderneming aan haar aanbod een waarde toevoegen die bepaald wordt door de behoeften van haar klanten.

De waarde van dat aanbod hangt dus af van het vermogen van een onderneming om het probleem van de klant op te lossen en, meer bepaald, dat deel van de oplossing waarvoor de klant actief bereid is om te betalen. Elke andere activiteit of procedure die geen waarde toevoegt aan het eindproduct wordt beschouwd als verspilling.

Daarom moet de onderneming eerst bepalen welke waarde ze wil toekennen aan haar aanbod en die dan heel duidelijk definiëren. Door die eerste stap is de tweede stap veel sneller gezet.

2. De waardeketen in kaart brengen

In deze fase moet de onderneming letterlijk haar workflow in kaart brengen. Dit omvat alle acties en personen die betrokken zijn bij de aflevering van het eindproduct aan de klant. Door zo te werk te gaan, kan de onderneming achterhalen welke stappen in dit proces geen enkele waarde toevoegen.

Aan de hand van dit principe wordt duidelijk waar de waarde precies gegenereerd wordt en in welke mate elke stap in het proces al dan niet waarde creëert.

Als de waardeketen in kaart is gebracht, wordt meteen duidelijk welke processen worden uitgevoerd door welke teams en wie verantwoordelijk is voor het meten, beoordelen en verbeteren van elk proces. Een algemeen beeld dat dan aan het licht brengt welke stappen geen waarde toevoegen en geschrapt kunnen worden.

3. Een continue workflow creëren

Nu de waardeketen vastligt, is het tijd om ervoor te zorgen dat de workflow van elk team vlot blijft stromen. Dat kan enige tijd in beslag nemen.

De ontwikkeling van een product of dienst vereist vaak functieoverschrijdend teamwerk. Er kunnen op elk ogenblik bottlenecks of onderbrekingen opduiken. Door de taken op te splitsen in kleinere takenpakketten en de workflow te visualiseren kan de onderneming alle struikelblokken in het proces opsporen en wegwerken.

4. Een aandrijfsysteem creëren

Met een stabiele workflow kunnen de teams hun taken veel sneller en met minder inspanning uitvoeren. Om die stabiliteit te garanderen, moet de onderneming echter een aandrijfsysteem creëren in het kader van de lean-methodologie.

Bij dat systeem wordt het werk enkel nog uitgevoerd als daar vraag naar is. Zo wordt de capaciteit van de hulpbronnen optimaal benut: ze worden enkel ingezet om in te spelen op een reële en concrete behoefte.

Laten we het voorbeeld nemen van een restaurant. Je komt binnen en bestelt iets te eten. De restauranthouder neemt je bestelling op en begint je maaltijd te bereiden. Hij bereidt geen grote hoeveelheid op voorhand omdat er geen reële vraag is en deze mogelijk overbodige gerechten zouden kunnen uitdraaien op een verspilling van hulpbronnen.

5. Continue verbetering

Zodra alle vorige stappen afgerond zijn, is het systeem van lean management een feit. Toch verdient deze laatste, en misschien wel belangrijkste stap, de nodige aandacht.

Vergeet niet, dit is geen statisch systeem dat op zichzelf staat. In elk van de voorgaande stappen kunnen problemen opduiken. Daarom moet de onderneming de medewerkers op alle niveaus betrekken bij de continue verbetering van het proces.

Er zijn diverse technieken om aan te zetten tot continue verbetering. Zo kan elk team bijvoorbeeld dagelijks een vergadering houden om te bespreken wat er gedaan werd, wat er nog te doen is en wat de eventuele obstakels zijn – een eenvoudige manier om het proces elke dag te stroomlijnen.

De toenemende populariteit van de lean-principes is te danken aan het feit dat ze focussen op de verbetering van alle aspecten van een werkproces en daar alle hiërarchische niveaus van de onderneming bij betrekken.

De diverse tools van lean management

De lean-tools worden vaak omschreven als oplossingen om te leren en te experimenteren. De medewerkers leren deze tools aan en werken samen met het oog op continue verbetering.

Er is een waaier van tools beschikbaar, bijvoorbeeld:

●        De 5S-methode (scheiden, schikken, schoonmaken, standaardiseren en systematiseren) om de werkomgeving te optimaliseren en tijdverspilling tegen te gaan;

●        De methode Six Sigma om de kwaliteit en efficiëntie van de processen te verbeteren;

●        Visueel management om informatie te delen en problemen op te lossen;

●        De Kaizen-methode om de processen voortdurend te perfectioneren;

●        De SMED-methode om de omsteltijd te versnellen;

●        De Kanban-methode om de voorraden optimaal te beheren;

●        De methode Value Stream Mapping (VSM) om de processen te analyseren en struikelblokken op te sporen.

Hoewel lean management oorspronkelijk afkomstig is uit de automobielsector, wordt deze methode nu overal toegepast, ongeacht de sector of de omvang van de onderneming. Dit concept wordt trouwens vaak in een andere vorm gegoten, zoals voor Lean Purchasing, dat streeft naar de operationele uitmuntendheid van de aankoopdiensten.

De voordelen van lean management

Managers die de methodes van lean management toepassen, zullen enkele enorme voordelen opmerken:

●        Concentratie: door de lean-methode toe te passen, kunnen ze verspilling tegengaan. Zo kunnen de medewerkers focussen op de taken die echt waarde toevoegen.

●        Verbetering van de productiviteit en de efficiëntie: medewerkers die zich toeleggen op waardecreatie zullen productiever en efficiënter werken omdat ze niet meer afgeleid worden door onduidelijke taken.

●        Een intelligenter proces: door een aandrijfsysteem in te voeren, hoeft het werk enkel nog uitgevoerd te worden als daar een reële vraag naar is.

●        Betere inzet van de hulpbronnen: een productie gebaseerd op een reële vraag zal enkel gebruik maken van de hulpbronnen die echt noodzakelijk zijn en elke vorm van verspilling uitbannen.

Gevolg: de onderneming en de teams zullen veel flexibeler worden en veel sneller kunnen inspelen op de vereisten van de klanten. De principes van lean management zullen resulteren in een stabiel productiesysteem dat de algemene prestaties van de onderneming verbetert.

De functie van indirecte inkoper

Posted on by Manutan

De indirecte inkoper werkt samen met steeds meer categorieën en leveranciers. Het is aan deze professionele inkoper om een einde te maken aan de ongecontroleerde inkopen verspreid over alle lagen van de onderneming en zijn banden met de diverse stakeholders nauwer aan te halen. Om de rol van indirecte inkoper beter te begrijpen, geeft deze fiche een overzicht van de taken, de hefbomen en de competenties van deze functie.

Wat zijn indirecte inkopen nu precies?

Indirecte inkopen (C-Class inkopen of long tail spend inkopen) dragen bij aan de vlotte werking van de onderneming. Het kan gaan om producten, benodigdheden of consumptiegoederen die nodig zijn om de activiteit uit te voeren. Dit type inkopen staat tegenover de directe of zogenaamde ‘productie-‘ of ‘strategische’ inkopen.

Na jaren van verwaarlozing zijn indirecte inkopen nu een strategische tool geworden. De controle van de uitgaven en de beperking van de indirecte kosten in deze inkoopcategorie zijn immers cruciale hefbomen om de marge te verbeteren of de kostenstructuur van de ondernemingen aan te passen aan hun economische context.

En daarom hebben tal van ondernemingen hun inkooporganisatie herzien. Volgens een studie uit 2019, uitgevoerd door Acxias en Ressource Consulting, beschikt bijna 3/4 van de ondernemingen intussen over een directie indirecte inkopen (tegenover 61% in 2017 en 44% in 2016). Toch kan het belang dat wordt gehecht aan deze inkoopcategorie nogal verschillen van onderneming tot onderneming. Indirecte inkopen, die niet altijd een prioriteit zijn, worden steeds vaker gestroomlijnd en in sommige gevallen zelfs op dezelfde manier beheerd als de strategische inkopen.

Welke taken voert een indirecte inkoper uit?

Een indirecte inkoper heeft verschillende petten op, maar voert vijf belangrijke taken uit, inherent aan de inkopen, maar elk met hun eigen hefbomen.

De kosten drukken

Wie inkoper zegt, zegt besparingen en in deze functie is het dan ook vooral de bedoeling om de totale kostprijs van de inkopen te optimaliseren, toe te zien op de correcte toepassing van de contracten en ongecontroleerde inkopen tegen te gaan.

Innovatie en transformatie binnen de onderneming promoten

De digitalisering van de functie en de bijbehorende processen is een absolute prioriteit. Aan de hand van een efficiënte elektronische inkoopoplossing kunnen indirecte inkopers hun werklast enigszins verlichten (te hoge beheerskosten, onvoldoende zicht op de uitgaven …) Nadeel is dan weer dat ze de directeur van de dienst ook moeten helpen om deze tools onder de knie te krijgen. Indirecte inkopers houden ook de vinger aan de innovatie-pols, met name via hun contacten met de leveranciers. Ze zoeken naar en geven advies over innovatieve oplossingen om in te spelen op de behoeften van hun interne klanten.

Een heus ecosysteem in stand houden

Indirecte inkopers zijn een echte partner voor hun stakeholders. Ze moeten de interne klanten betrekken en meekrijgen en tegelijk hun relaties met de leveranciers opbouwen met het oog op de toekomst. Volgens de studie uitgevoerd door Acxias en Ressource Consulting zijn de tevredenheid van de gebruikers en de relaties met de leveranciers twee belangrijke prestatiecriteria voor de indirecte inkopers.

Bijdragen aan MVO

Maatschappelijk verantwoord ondernemen is in elk opzicht een element geworden dat het verschil maakt, zowel voor de klanten als voor de partners. De indirecte inkopers spelen dan ook een cruciale rol, vooral op Europees niveau via Made in Europe. Via deze verbintenis op kleinere schaal kunnen ze de kosten drukken en tegelijk de lokale werkgelegenheid en economie stimuleren. Een van de hefbomen is om bepaalde MVO-criteria op te nemen in het inkoopbeleid en deze af te stemmen op de businessdoelstellingen.

De risico’s beheren

Indirecte inkopers moeten hun weg zien te vinden in een steeds striktere regelgevende omgeving. En als ze een grote portefeuille en talrijke transacties beheren, worden de leveranciersrisico’s alleen maar groter. Dit betekent dat ze moeten samenwerken met de juridische dienst en oog moeten hebben voor de leveranciersrisico’s, in elke fase van de levenscyclus van de contracten.

Samenwerking staat centraal in deze functie, omdat de indirecte inkoper omringd wordt door een uitgebreid ecosysteem: directies van de bedrijfstakken, algemene directie, leveranciers, enz. Het is niet toevallig dat hij een ‘business partner‘ genoemd wordt!

Hoe word je indirecte inkoper?

Indirecte inkoopteams beheren een ruime waaier van productcategorieën, leveranciers en interne klanten. Dat is trouwens een van de grootste verschillen tussen deze functie en de strategische inkoper: de indirecte inkoper heeft contact met een groot aantal stakeholders. Hoewel bepaalde competenties inherent blijven aan de wereld van de inkopen (onderhandelen, bijvoorbeeld), moet de indirecte inkoper specifieke knowhow en vaardigheden opbouwen als hij zijn functie goed wil uitoefenen.

Studies om aangeworven te worden als indirecte inkoper

Alvorens te solliciteren naar een job als indirecte inkoper, volgen de kandidaten gewoonlijk eerst een opleiding aan een handelsschool. Tijdens het sollicitatiegesprek kunnen ze ter sprake brengen dat ze via projecten ervaring hebben opgedaan in het beheer van indirecte inkopen. Commerciële ervaring als autodidactisch productieinkoper kan ook een troef zijn om de functie binnen te halen en te onderhandelen over het loon.

Knowhow: sterke en zwakke punten

Tijdens ProcureCon Indirect Europe in 2019 hebben de indirecte inkopers de balans opgemaakt van hun competenties. De logistiek en het beheer van hun productcategorieën en hun leveranciers hadden ze onder de knie, maar qua beheer van de stakeholders en duurzame en verantwoorde inkopen hadden ze, zo vonden ze zelf, nog werk aan de winkel. Voor het beheer van de risico’s liepen de resultaten nogal uiteen, wellicht omdat de reglementaire context en de risico’s voortdurend evolueren zodat ze altijd waakzaam moeten blijven.

Vaardigheden: de must-haves

Relationele vaardigheden, op het kruispunt tussen emotionele en sociale intelligentie, zijn ongetwijfeld een basisvereiste voor wie aan de slag wil als indirecte inkoper, met drie kernwoorden.

1. Kennen

Kennis is macht, zo zei Francis Bacon

En dat citaat geldt zeker in de wereld van de inkopen. Om in te spelen op de behoeften van zijn interne klanten, moet de indirecte inkoper zijn onderneming, de directies van de bedrijfstakken, de medewerkers en hun behoeften kennen. Maar er is meer. Om een toegevoegde waarde te bieden, moet hij ook luisteren naar zijn omgeving en zijn leveranciers en innovaties opvolgen om zo opportuniteiten te creëren. Zo kan hij zijn relatie met de medewerkers geleidelijk opbouwen en op basis daarvan efficiënter werken.

Gedragsgebonden vaardigheden: nieuwsgierigheid en flexibiliteit

2. Communiceren

Om relaties aan te knopen met zijn stakeholders moet de indirecte inkoper de essentiële informatie waarover hij beschikt (uitgaven, risico’s …) weten om te zetten in een taal die voor iedereen toegankelijk en verstaanbaar is. Het probleem is dat hij heel uiteenlopende gesprekspartners aanspreekt: gebruikers en besluitvormers met andere culturen en hiërarchische niveaus!

Gedragsgebonden vaardigheden: actief luisteren, empathie en transparantie

3. Samenwerken

Luisteren naar, van gedachten wisselen en samen nadenken met de stakeholders is essentieel om vertrouwensrelaties op te bouwen, zijn ecosysteem te doen aanvaarden en zo waarde te creëren. Probeer eens om de informatiedragers of software die algemeen gebruikt worden binnen de onderneming te veranderen (zoals het e-mailsysteem) zonder overleg te plegen met de IT-teams of zelfs de eindgebruikers! Dat is gedoemd om te mislukken.

Gedragsgebonden vaardigheden: vlot contacten leggen, leadership, diplomatie en pedagogie

Deze vaardigheden worden steeds vaker opgenomen in de opleidingsprogramma’s. Gordon Crichton, Directeur van MAI (Management des Achats Internationaux et Innovation) zegt daarover het volgende: ”Omdat de inkoopfunctie steeds vaker in een vroege fase deel gaat uitmaken van de ‘big picture’, naast de afdeling R&D of marketing, is de ontwikkeling van relationele vaardigheden cruciaal met het oog op het succes van de projecten.”

De indirecte inkoper is een bemiddelaar en een influencer in zijn ecosysteem en wordt een echte ‘business partner’. Of zoals Nathalie Merminod, lectrice aan het IAE (Institut d’Administration des Entreprises) in Grenoble, stelt in haar artikel Nouveaux rôles et profils de compétences des acheteurs: “Het succes en de prestaties van de inkoopfunctie worden bepaald door zijn vermogen om zijn relaties te beheren.” Tijd om samen te werken voor de indirecte inkoopafdeling!

Distributeurs: hoe je leveranciers optimaal beheren?

Posted on by Manutan

Met andere woorden: het is cruciaal om op te volgen hoe het assortiment evolueert, zodat het aanbod steeds up-to-date en innovatief is. Bovendien is het minstens even belangrijk dat elk product en elke service op elk moment van topkwaliteit en verkrijgbaar is, en dat alle nodige documenten (certificaat, technische documentatie, garantie …) voorhanden zijn.

Het antwoord op die uitdagingen? Volgens Manutan is dat een inkooporganisatie met drie pijlers die samen garant staan voor een efficiënt leveranciersbeheer.

1. Leveranciers beter beheren met doeltreffende ‘sourcing’

Een kernelement van leveranciersbeheer zijn de maatregelen die een bedrijf treft om optimale prestaties en tijdige leveringen te verzekeren. Efficiënt beheer garandeert dat de onderneming en haar leveranciers een gezonde band hebben en dat ze samen hetzelfde doel nastreven: de klanten tevredenstellen. De oplossingen voor een optimaal beheer beginnen al bij de zoektocht naar mogelijke partners.

De herkomst en conformiteit van de producten zijn essentiële criteria. Voor merkproducten garanderen die criteria ook dat ze rechtstreeks door de fabrikant worden geleverd en dus geen namaak zijn. Dankzij de informatie die wordt verzameld voordat het leverancierscontract wordt ondertekend, weet het bedrijf zeker dat het klanten de beste producten kan aanbieden én dat alle producten aan de normen voldoen. Zo wordt het risico op ontevreden klanten tot een minimum beperkt.

Om de kwaliteit van de producten te garanderen, zijn kwaliteitscontroles onmisbaar. Onder die procedure vallen systematische controles van alle uitgaande leveringen en audits in de fabrieken. Zo blijft de kwaliteit van al je producten op hetzelfde hoge niveau, waar ze ook vandaan komen.

2. Een innoverend SRM[1] dat efficiëntie en risicopreventie combineert

De drie hoofddoelen voor een C-Class leverancier (of long tail spend leverancier) zijn:

  • lagere leveringskosten mogelijk maken;
  • de beschikbaarheid van de producten garanderen;
  • de levertermijnen naleven.

Analyse van gegevens uit klanttevredenheidsenquêtes

Uit een onderzoek van Sendcloud uit 2020 kwamen enkele interessante feiten naar boven: 65 % van de Europese consumenten laat hun winkelmandje voor wat het is wanneer ze de leveringskosten zien. Die vinden ze namelijk vaak te hoog. Ook de beschikbaarheid van producten en de naleving van de levertermijnen zijn kerncriteria voor een geslaagde koopervaring. Om die drie uitdagingen aan te kunnen, moet een groot deel van het aanbod in voorraad zijn en worden beheerd in het magazijn van de leverancier. De rest van de producten moeten rechtstreeks uit de fabriek worden geleverd: we spreken dan van directe fabrikantsleveringen.

De Europese enquête geeft ook meer informatie over hoe tevreden klanten zijn over het leveringsproces. 55 % van de Europese consumenten vindt bijvoorbeeld de milieu-impact van de levering belangrijk of zeer belangrijk. Ze kiezen dus het liefst voor een milieuvriendelijke leveringswijze wanneer ze iets kopen. Het partnerbeheer (de relatieafdeling) kan zich over die gegevens buigen om een ‘groen’ leveringsproces op poten te zetten dat tegelijkertijd voldoende efficiënt en performant is.

Een team dat de partnerrelaties onderhoudt en het plan voor continue verbetering aanstuurt

Om de kwaliteit van alle leveringen even hoog te houden, schakel je een speciaal team in dat alle partners opvolgt en het plan voor continue verbetering aanstuurt. Het beheer van de relaties met leveranciers speelt een belangrijke rol in de werking van een bedrijf. Zo organiseert Manutan een werkdag met meer dan 150 directe fabrikantsleveranciers en heeft het bedrijf een handleiding opgesteld met prestatie-indicatoren waarmee die leveranciers zelf de kwaliteit van hun leveringen kunnen opvolgen. Bovendien maakt de stroomlijning van leveranciers integraal deel uit van de werkwijze van Manutan.

SRM omvat ook een platform waar leveranciers alle nodige processen (bestelling, levering, retourzending enz.), documenten, gegevens en activiteitsrapporten vinden. Met zo’n platform verlopen alle processen waarbij je leveranciers betrokken zijn eenvoudiger, sneller en beter. In het kader van continue verbetering wordt het platform in goede banen geleid door een ‘supplier advisionary board’, een projectteam van leveranciers die hun standpunten en behoeften doorgeven.

Tot slot is het belangrijk een strategie uit te tekenen om de leveranciersrelaties te verbeteren. Zo wordt het heel wat eenvoudiger om je leveranciers te beheren. Manutan gebruikt hiervoor de ‘Net Promoter Score[2]‘. Door de gegevens en reacties te analyseren, kan het bedrijf specifieke verbeteringsplannen voor elke leverancier in elk land opstellen.

3. Leveranciersscores, een middel om prestaties te verbeteren

Bij het beheer van leveranciers hoort ook een evaluatiesysteem waarmee je alle leveranciers een score geeft, bijvoorbeeld op basis van deze drie criteria:

  • productkwaliteit;
  • levertermijnen en de naleving ervan;
  • innovatie.

Aan de hand van de eerste twee criteria (kwaliteit en levering) definieer je de verbeterpunten voor elke leverancier. En met het volledige evaluatiesysteem breng je elk jaar eenvoudig in kaart welke ‘premiumleveranciers’ je klanten op de allerbeste manier bedienen!

Bij Manutan houdt zo’n erkenning ook een aantal concrete voordelen in, zoals:

  • Manutan zet de producten van die leveranciers in de schijnwerpers bij gezamenlijke marketingacties en in de communicatie naar verkopers.
  • In een speciale zone zien die leveranciers alle Manutan-teams (producthoofden, marketing- en redactieteams enz.) en kunnen ze gemakkelijk contact met hen opnemen.

In tegenstelling tot distributeurs kunnen marktplaatsen[3] niet systematisch de herkomst of kwaliteit van de aangeboden producten garanderen. Tot slot houdt een optimaal beheer van je C-Class aanbod in dat je je leveranciersbeheer optimaliseert met investeringen op lange termijn, een efficiënte organisatie en grondige expertise. Zo biedt je niet alleen kwaliteitsproducten met een gegarandeerde herkomst aan, maar ook een topervaring bij elke aankoop en levering.

[1] SRM = Supplier Relationship Management (beheer van de relatie met leveranciers)

[2] Net Promoter Score = indicator waarmee je de klanttevredenheid en klantentrouw kunt meten

[3] Marktplaatsen

Activiteitenmanagement: hoe ga ik om met de piek aan het einde van het jaar?

Posted on by Daan Stolker

Bereid je voor op de eindejaarsdrukte

Het einde van het jaar is vaak een drukke tijd voor bedrijven. Velen behalen de grootste omzet in het laatste kwartaal van het jaar. Wil je betere, snellere inpakmethoden of een efficiënter voorraadbeheer implementeren? Doe dat dan in de aanloop naar de feestdagen. Het is dan ook het perfecte moment om het boekjaar goed af te sluiten en je voor te bereiden op het nieuwe jaar.

E-businessactiviteiten nemen aanzienlijk toe, en zeker in aanloop naar de feestdagen. Om je bedrijf te laten groeien en te voldoen aan de eisen van klanten (met de juiste producten of diensten), moet je als manager zorgen dat het personeel is voorbereid op deze eindejaarspiek. Dat doe je door te kiezen voor een efficiënte organisatie en optimaal resourcebeheer.

Verbeter je activity management met een checklist

Ben je goed voorbereid op meer bezoekers en kopers? Heb je voldoende op voorraad om alle bestellingen uit te voeren? Is de ruimte in het magazijn optimaal benut en heb je voldoende verpakkingsmateriaal? Welke apparatuur heb je nodig in jouw magazijn, werkplaats of kantoor?

Dit zijn allemaal relevante vragen om goed voorbereid te zijn op de eindejaarsdrukte. Maak daarom een checklist met alle diensten, mensen en producten die je nodig hebt om aan de extra vraag te voldoen. Door je goed voor te bereiden en de organisatie van de werkzaamheden te verbeteren, kun je de eindejaarsrush met gemak aan. Hierdoor kun je jouw tijd- en activiteitenbeheer optimaliseren.

Neem deze essentiële zaken op in jouw checklist voor activity management:

  • Identificatie van de activiteit;
  • Monitoring van de activiteit;
  • Geschatte materiaalbehoefte;
  • Geschatte behoeften op het gebied van voorraden, personeel, enz.

Kies voor een optimale organisatie met een slimme magazijnindeling

Waar laat je alle extra producten en verpakkingsmaterialen? Opslagruimte is kostbaar, dus het is belangrijk om elke kubieke meter optimaal te benutten. Kies dus de juiste indeling voor jouw magazijn door optimale routes te bepalen voor jouw medewerkers en de goederen die je erin wilt opslaan. Bedenk efficiënte manieren om je voorraadkasten zo in te richten of te ordenen dat alles goed georganiseerd is en je nooit zonder producten komt te zitten. Deze ruimtelijke optimalisatie is vooral belangrijk voor bedrijven die online producten verkopen. De eindejaarsperiode brengt vaak een aanzienlijke toename van het aantal bestellingen met zich mee en dit heeft gevolgen voor het tijd- en activiteitenbeheer.

Zorg voor beschikbaar personeel wanneer het nodig is met beter tijdmanagement

Meer klanten betekent meer activiteiten en meer bestellingen om in te pakken. Gaat het personeel op vakantie? Dan heb je zeker een back-up nodig in het magazijn en bij de klantenservice. Zorg daarom voor voldoende personeel voor de dagen dat je met veel klanten te maken hebt.

Visualiseer jouw budget- en resourcebehoeften

Bepaal de budgetten en bekijk het saldo dat dit jaar beschikbaar is. Wil je het liever opmaken (levering en facturatie in het lopende jaar) of meenemen naar het volgende jaar? Of vraag je liever jouw leveranciers om een factuur voor het lopende jaar en spreek je een leveringsdatum af voor het volgende jaar? Het is belangrijk om jezelf de juiste vragen te stellen.

Bescherm je bedrijf en medewerkers tegen de kou

Vergeet niet om je voor te bereiden op het begin van de winter. Bestel strooizout om ijsvorming tegen te gaan. Zorg ook voor voldoende verwarming en rust je personeel uit met veiligheidskleding die hen tegen de kou kan beschermen. Koud weer kan risico’s met zich meebrengen voor de gezondheid en veiligheid van je medewerkers, en dus voor een goede werking van jouw bedrijf.

Overweeg ook goede verlichting voor het bedrijfsterrein en bij de ingang voor wanneer de dagen donkerder worden.

Bekijk ook onze blog omtrent de juiste werkkleding bij koud weer.

Klaar voor het nieuwe werkjaar

Het nieuwe jaar nadert met rasse schreden en jouw bedrijf moet goed voorbereid zijn. Identificeer nu nieuwe projecten en maak samen met je team een gedetailleerd plan inclusief activiteiten en deadlines met behulp van de scrum-techniek.

Leer omgaan met het onverwachte! Bezwijk niet onder stress, sla alarm als je niet al je werkzaamheden kunt uitvoeren of als je middelen en materialen dreigen op te raken.

Het bijhouden van bestellingen en activiteiten is essentieel. Alles moet in het werk worden gesteld om te zorgen dat de feestdagen ook voor jouw bedrijf een gelukkige tijd zijn!

FAQ

Wat zijn de doelstellingen van tijdmanagement en activiteitenbeheer?

Er zijn diverse doelstellingen voor tijdmanagement en activiteitenbeheer. Optimalisatie zorgt voor een betere monitoring van bijvoorbeeld de bewaking per afdeling of de klant, wat leidt tot een betere inzet van tijd en middelen, betere prestaties en hogere omzetten voor het bedrijf.

Is er software voor tijdmanagement en activiteitenbeheer beschikbaar?

Het optimaliseren van tijd- en activiteitenmonitoring vereist ook het gebruik van geschikte tools. Er is software voor tijd- en activiteitenbeheer beschikbaar om de productiviteit van het bedrijf te verhogen.

E-business is booming. Maar wat is de impact op jouw activiteitenbeheer en -management?

Door de groei van e-business moeten bedrijven hun activiteitenmanagement verbeteren. De vraag naar diensten of producten neemt toe en in verschillende sectoren zie je dat de vraag toeneemt of afneemt in bepaalde seizoenen. En dat heeft ook effect op de inzet van personeel.

Meer vragen omtrent het voorbereiden op de eindejaarsdrukte of een ander onderwerp, neem contact met ons op:

"*" geeft vereiste velden aan

Naam*
Contact

Hoe kun je in jouw bedrijf meer sociale cohesie opbouwen tijdens de feestdagen?

Posted on by Daan Stolker

Sociale cohesie tijdens de feestdagen

Teambuildingactiviteiten hebben veel voordelen. Ze verhogen de moraal onder je medewerkers, verbeteren de communicatievaardigheden en scherpen het probleemoplossend vermogen aan. Natuurlijk zijn dit soort activiteiten ook fantastisch om een cultuur van samenwerking mee te creëren. Toch is het niet altijd eenvoudig om leuke teambuildingactiviteiten te vinden voor de eindejaarsperiode. Om je te helpen, geven we vijf ideeën om je medewerkers te laten genieten van de feestelijke sfeer.

1.     Een gedeelde maaltijd

Een zogenaamde ‘potluck’ is erg leuk. De deelnemers brengen dan kleine maaltijden mee die ze met elkaar delen. Het is informeler dan een diner in een restaurant en kan erg waardevol zijn, zeker als je medewerkers uit verschillende regio’s komen. Het is slim om op voorhand een thema af te spreken; dat is makkelijker voor iedereen. Ook is het belangrijk om te informeren naar ieders allergieën of dieetwensen.

Met een potluck beleven je medewerkers niet alleen een leuke tijd: door te praten en het eten te delen, leren ze elkaar ook beter kennen in een inclusieve sfeer. Een potluck gaat verder dan een ‘gewoon’ bedrijfsetentje; het biedt meer kansen om met elkaar een band op te bouwen terwijl iedereen geniet van heerlijke gerechten. Dat komt de sociale cohesie in jouw bedrijf alleen maar ten goede.

2.     Meerdere feestelijke activiteiten

Je hoeft de eindejaarsperiode niet op te bouwen rond één groot event. In de plaats daarvan kun je verschillende momenten plannen om in een ongedwongen sfeer het ijs te breken. Ook met goedkope ‘micro-events’ kun je de samenwerking onder je personeel bevorderen.

Enkele leuke ideeën:

  • Een quiz met verschillende thema’s (tv-series, muziek, geschiedenis, …)
  • Groepsspelletjes met teams die bestaan uit mensen van verschillende afdelingen (je samen inspannen om een prijs te winnen, is ideaal om informele banden te smeden)
  • Challenges: uitdagingen onder collega’s
  • Prijsvragen
  • Fysieke activiteiten, zoals samen hardlopen, fietsen, wandelen …
  • Een filmavond
  • Een creatieve workshop

3.     Vrijwilligerswerk

Als je zoekt naar ideeën die écht impact hebben op de sociale cohesie onder je personeel, overweeg dan om jullie in te zetten voor een goed doel, als alternatief voor een feestje op de werkvloer. Met vrijwilligerswerk toon je niet alleen aan dat je bedrijf geeft om anderen, het is ook een hele mooie manier om de betrokkenheid onder je personeel te verhogen.

Er zijn verschillende soorten vrijwilligerswerk die jullie kunnen doen, afhankelijk van wat je precies wilt bereiken. Zo kun je je medewerkers vragen om te helpen bij een voedselbank. Of je kunt via een liefdadigheidsorganisatie speelgoed uitdelen aan kinderen die het minder goed hebben. Nog een andere mogelijkheid is vrijwilligerswerk in een verzorgingstehuis. Of begin kleinschalig en zorg voor een schone omgeving rondom het bedrijventerrein door afval te rapen met je collega’s.

Je medewerkers kunnen ook hun creatieve en/of professionele talenten inzetten. Zo kunnen jullie een non-profitorganisatie helpen met webontwikkeling, marketing of de boekhouding – om maar een paar voorbeelden te noemen.

Nog een alternatief is om onder de medewerkers een inzamelactie te organiseren. Of het nu gaat om kleding, speelgoed of schoolspullen: zo’n initiatief combineert plezier met het zakelijke. Medewerkers doen een goede daad, terwijl ze de teamspirit versterken. Er is zo veel mogelijk door samen te werken.

4.     Cadeaus uitwisselen

Cadeautjes uitwisselen is leuk, maar nog leuker is het om hieraan een spel te verbinden. Denk aan het Sinterklaasspel. Dat lijkt op ‘Secret Santa’, maar werkt volgens het principe van de ‘witte olifant’. Deze teambuildingactiviteit biedt vermaak en plezier bij medewerkers van alle leeftijden en achtergronden. Maar hoe werkt het precies?

Laat iedereen een cadeautje kopen en leg alle cadeautjes bij elkaar. Aan het begin van het spel wijs je iemand aan die als eerste een cadeautje mag kiezen en openen. De volgende mag kiezen of hij een nieuw cadeautje openmaakt of dat van de vorige persoon ‘steelt’. Hilariteit verzekerd!

Traditioneel zijn de cadeaus in dit spel raar, grappig en totaal niet praktisch, al hoeft dat niet per se zo te zijn. Je medewerkers kunnen kopen wat ze willen. Eventueel kun je voor de cadeautjes een thema kiezen. Vraag je medewerkers bijvoorbeeld een doos met hun favoriete koekjes (gekocht of zelfgemaakt) mee te nemen. Dit maakt dit spel nog leuker en persoonlijker.

5.     Lelijke-kersttruiendag

Lelijke kersttruien zijn niet modieus, maar wél leuk. Dus waarom zou je ze niet inzetten voor wat extra positieve energie op het werk? Grijp de kans om lef en lelijkheid te vieren met een dag die volledig gewijd is aan slechte smaak.

Huur gerust een fotohokje om alle kitscherige magie vast te leggen. Leg nog leuke attributen erbij en poseren maar! Je kunt ook een prijs uitreiken voor de lelijkste en meest smakeloze kersttrui.

Natuurlijk heeft niet iedereen thuis zulke truien liggen. Daarom kun je ook iedereen aanmoedigen om zo belachelijk mogelijk gekleed naar het werk te komen. Net als bij de kersttruien, krijgt de medewerker met de slechtste outfit een prijs. Zulke buitengewone initiatieven werken als ijsbrekers en maken het je medewerkers makkelijker om gesprekken te starten.

Manutan helpt je graag

Ontdek in onze webshop al onze producten voor een gezellige kerstsfeer op het werk. Vind je niet wat je zoekt of heb je extra informatie nodig? Dan staat de helpdesk van Manutan voor je klaar.

Vragen over bovenstaande blog, neem contact met ons op:

"*" geeft vereiste velden aan

Naam*
Contact

TCO: definitie van de Total Cost of Ownership

Posted on by Elke

Waar komt de TCO vandaan?

Sommige experts zijn het erover eens: het TCO-concept stamt uit de tijd van Napoleon.  Ingenieurs wilden de efficiëntie van hun kanonnen meten door allerlei zaken te analyseren: hun levensduur, de benodigde herstellingen …

Eén ding is zeker: deze aanpak vond pas écht ingang toen het ministerie van defensie van de Verenigde Staten ermee aan de slag ging. Dat wilde namelijk alle kosten van zijn defensieprogramma in kaart brengen. Dit project leidde er zelfs toe dat eind jaren 90 een militaire standaard werd uitgevaardigd.

Sindsdien houden bedrijven, met name in de industrie, stevig vast aan de TCO, onder andere om hun productiekosten veel nauwkeuriger te berekenen en betere marges en verkoopprijzen te bepalen.

Hoe wordt de TCO gedefinieerd?

Via de TCO (Total Cost of Ownership, totale eigendomskosten) worden de reële kosten van een product of dienst bij een bepaalde leverancier geanalyseerd. Deze reële kosten gaan verder dan enkel de inkoopprijs.

Bill Kirwin, analist bij Gartner (dat aan de basis ligt van dit concept), definieert de TCO als volgt: “de totale kostprijs voor de verwerving, het gebruik, het beheer en het terugtrekken van een goed gedurende de hele levenscyclus ervan”.

De TCO behandelt dus alle kosten die bij een product of dienst komen kijken gedurende de hele levenscyclus ervan, zowel de directe als de indirecte (of ‘verborgen’) kosten.

Hoe wordt de TCO berekend?

De TCO kan op verschillende manieren worden berekend, afhankelijk van het type product of dienst (informaticaoplossingen, wagenparken …).

“Er bestaat niet zoiets als één oplossing die alle inkoopafdelingen kunnen gebruiken om hun Total Cost of Ownership (TCO) te bepalen.  Om echt relevant te zijn, moeten er methodes ontwikkeld worden die rekening houden met de specifieke eigenschappen van elk vakgebied“, stelt Didier Sallé, voorzitter van de Conseil National des Achats Île-de-France tijdens de Jeudis de l’Expertise Achats.

Doorgaans is de TCO het resultaat van de optelsom van deze acht kosten:

  • de inkoopprijs: kostprijs en marge van de leverancier;
  • de bijhorende kosten: transport, verpakking, douane, betalingsvoorwaarden …;
  • de inkoopkosten: werking van de inkoopafdeling …;
  • de bezitskosten: voorraadbeheer, afschrijvingskosten …;
  • de onderhoudskosten: onderdelen, onderhoud …;
  • de gebruikskosten: gebruikswaarde, exploitatie, diensten …;
  • de kwaliteitskosten: deadlines naleven, omgaan met niet-naleving …;
  • de terugtrekkingskosten: recyclage, doorverkoop, vernietiging …

Om nog een stap verder te kunnen gaan, gebruikt Gartner sinds een vijftiental jaar een nieuwe methode: de Total Value of Ownership of totale eigendomswaarde. Dit concept stimuleert bedrijven om niet alleen de kosten te hanteren als doorslaggevende factor, maar ook rekening te houden met wat een aankoop precies oplevert, zoals groei, risicocontrole, duurzaamheid … Deze berekeningswijze is vergelijkbaar met die van de TCO, maar houdt dus ook rekening met de bijkomende voordelen die niet in geld kunnen worden uitgedrukt.

De voordelen van de TCO

Het verlagen van de totale inkoopkosten is een van de populairste strategieën van procurementbeslissers om waarde te creëren [2] (32 % van de beslissers). De TCO biedt dan ook meerdere voordelen:

  • managementtool om de directe of indirecte kosten te optimaliseren (vermijden van verspilling, overkwaliteit …);
  • argument voor onderhandelingen met leveranciers;
  • evaluatie van de ROI (Return on Investment [3]) of ROTI (Return on Time Investment [4]);
  • beslissingshulp voor activiteiten op het vlak van outsourcing, internalisering …;
  • betere financiële prestaties op lange termijn.

Optimaliseer je TCO met Savin’side®, dé oplossing voor het optimaliseren van indirecte aankopen.

[1] Totale eigendomskosten
[2] Bron: Deloitte
[3] Rendement van investeringen
[4] Rendement van geïnvesteerde tijd

Klantcase The Florian Hotel

Posted on by Daan Stolker

Nog vragen of opmerkingen na het lezen van de klantcase, neem vooral contact met ons op:

"*" geeft vereiste velden aan

Naam*
Contact

Energie besparen op kantoor? Gebruik deze 8 tips

Posted on by Daan Stolker

Tip 1: Energieverspilling aanpakken

Zo’n 80% van de kantoren in Nederland verspilt gemiddeld 25 tot 30% energie. Deze energieverspilling terugdringen, is de goedkoopste manier om op energiekosten te besparen. Veel energie gaat namelijk verloren aan verlichting, verwarming en apparatuur die niet gebruikt worden. Om dat aan te pakken, moet je werken aan bewustwording. Attendeer je medewerkers op energieverspilling en let samen op het volgende:

  • Zet je computer uit aan het einde van de dag
  • Zet de thermostaat ongeveer een uur voor vertrek al op de nachtstand
  • Zet alle randapparatuur uit aan het einde van de werkdag, zoals de printer, de lamineermachine en het koffiezetapparaat
  • Doe het licht uit wanneer je een ruimte verlaat (en niet alleen je werkruimte, denk hierbij bijvoorbeeld ook aan het toilet)
  • Doe de radiator uit in ruimtes waar je niet bent
  • Haal de opladers van apparaten die zijn opgeladen uit het stopcontact
  • Zorg dat de computer automatisch op slaapstand gaat als je er geen gebruik van maakt
  • Kies voor laptops in plaats van computers

Tip 2: Energieverspillers vervangen

Inventariseer het verbruik van de elektrische apparaten binnen de organisatie: welke zijn aan vernieuwing toe? Hoe kun je ze energiezuiniger inzetten? En kunnen ze op bepaalde momenten helemaal worden uitgeschakeld? Oudere apparaten zijn bijvoorbeeld vaak enorme energieverspillers. Staat er in jouw bedrijfskantine een koelkast van 10 jaar oud? Dan kan het enorm lonen om een nieuw model aan te schaffen omdat die veel energiezuiniger is. Ook verbruiken oudere apparaten vaak meer stroom als ze op stand-by staan.

Let bij het aanschaffen van nieuwe apparatuur altijd op het energielabel. Sinds 1 maart 2021 geldt er bovendien een nieuw energielabel voor bijvoorbeeld beeldschermen. Het oude label liep van A+++ tot D, dit was echter onduidelijk. Het nieuwe label loopt van A tot G. Wat eerst bijvoorbeeld labelklasse A+++ was, komt nu misschien overeen met labelklasse B, C of zelfs D of E. Het meest energiezuinig is nu gewoon energielabel A.

Tip 3: Energie besparen met vaste kantoordagen

Steeds meer ondernemers en organisaties kiezen voor hybride werken, waardoor medewerkers afwisselend thuiswerken en naar kantoor komen om te werken. Om energie te besparen op kantoor én hybride werken te faciliteren, kun je vaste kantoordagen afspreken. Op die manier zorg je dat de verwarming, verlichting en apparatuur alleen aangaat op bepaalde dagen. Bijvoorbeeld alleen op maandagen, dinsdagen en vrijdagen, dan blijft de rest van de week het kantoor dicht. Dat scheelt flink op de energierekening.

Wil je meer flexibiliteit bieden? Dan kun je ook werken met een minimale aanwezigheidslijst. In dat geval gaat het kantoor pas open als voldoende medewerkers hebben aangegeven op een bepaalde dag op kantoor aanwezig te zijn.

Tip 4: Flexibel werken in het energiezuinige FlexOffice

Flexibel werken is voor velen een must. Op die manier kan iedereen werken waar, wanneer en hoe hij of zij dat wilt. Maar dat betekent niet dat je met een gigantische energieverspillende kantoortuin hoeft te werken. Je hoeft ook niet door het hele gebouw flexwerkplekken aan te bieden. Sterker nog, juist met een FlexOffice kun je energiezuinige keuzes maken.

Je kunt bijvoorbeeld zorgen dat er alleen op bepaalde plekken in het gebouw flexibele werkplekken zijn ingericht en aangeven dat alleen op die plekken gewerkt kan worden. Door de flexwerkplekken op slechts een aantal plekken samen te brengen, voorkom je zo dat elke verdieping en elke afdeling verlicht en verwarmd hoeft te worden.

Tip 5: Energiezuinige ledverlichting kiezen

Veruit de meeste kantoorpanden in Nederland maken nog gebruik van TL- en halogeenverlichting. Dat is zonde, want bij ledverlichting zijn de energiekosten beduidend lager dan bij de meeste andere lampen. Bovendien worden werkplekken met ledlampen veel beter verlicht. Een ledlamp is enorm zuinig in haar energieverbruik en dat scheelt maar liefst:

  • 90% elektriciteitsverbruik vergeleken met een gloeilamp
  • 85% elektriciteitsverbruik vergeleken met een tl-buis
  • 80% elektriciteitsverbruik vergeleken met een spaarlamp

Tel daarbovenop dat ledverlichting veel langer meegaat, meestal zo’n 15.000 uur, en tel uit je winst.

Tip 6: Bewegingssensoren installeren

Energieverspilling tegengaan én nog meer energie besparen doe je in één klap met ledlampen met een bewegingssensor. Die plaats je bij voorkeur in ruimten die niet continu in gebruik zijn. Denk aan een magazijn, de toiletten of een opslagruimte. Of een bewegingssensor in de hal, gang of overloop.

Zeker op flexkantoren kan aan- of afwezigheidsdetectie of een bewegingsmelder uitkomst bieden. Daar is het immers onduidelijk wie als laatste de ruimte verlaat. In dat geval kunnen bewegingssensoren vaststellen of er nog iemand aanwezig is. Is dit niet zo? Dan schakelt de verlichting na een bepaalde tijd automatisch uit. Komt er toch iemand binnen? Dan gaat gelijk het licht automatisch aan.

Wist je dat er ook een tussenvorm mogelijk is? Je kunt bijvoorbeeld ook bureauverlichting met bewegingssensor overwegen. Of verlichting handmatig in- en uitschakelen, waarbij tijdens de ‘uit’-stand automatisch de bewegingssensor wordt aangeschakeld.

Tip 7: Kantoor isoleren voorkomt warmteverlies

In een gemiddeld kantoor is de temperatuur tussen de 18 en 22 graden. Wanneer het buiten kouder of warmer is, is het belangrijk de binnentemperatuur te reguleren. Isoleren is één van de makkelijkste en meest energiezuinige manieren om warmteverlies of toenemende warmte in de kantoorruimte te voorkomen. Met een goede isolatie kun je flink op energiekosten besparen, want je wordt minder afhankelijk van warmtebronnen in de winter en van airconditioning in de zomer. Dus de investering is snel terugverdiend.

Er zijn verschillende subsidiemogelijkheden voor de isolatie van jouw kantoorruimte. Wanneer je bijvoorbeeld voor minstens € 2.500 investeert in CO2-reductie, zoals met een betere isolatie, kun je in aanmerking komen voor de Energie-investeringsaftrek (EIA) en 45,5% van de kosten voor de investering aftrekken van jouw fiscale winst. De EIA kun je aanvragen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).

Tip 8: Volg de erkende maatregelen voor energiebesparing

Heb je als bedrijf een hoog elektriciteits- en/of gasverbruik? Dan is energie besparen een wettelijke verplichting. Zeker als je die energiebesparende maatregelen binnen vijf jaar kunt terugverdienen. De rijksoverheid heeft voor 19 bedrijfstakken de erkende maatregelen voor energiebesparing formeel vastgelegd in bijlage 10 van de Activiteitenregeling. Al deze verschillende energiebesparende maatregelen hebben een terugverdientijd van 5 jaar of minder en daarmee kun je op een financieel rendabele manier energie besparen.

Valt jouw onderneming of organisatie binnen één van de 19 bedrijfstakken en heb je een verbruik van meer dan 50.000 kWh elektriciteit en/of meer dan 25.000 m³ gas per jaar? Dan is energie besparen niet alleen slim om een te hoge energierekening te voorkomen, maar dan moet je ook gewoon de Erkende Maatregelen Lijst (EML) voor jouw sector volgen.

Op zoek naar meer tips of adviezen? Neem contact met ons op.

C-Class inkopen: de definitie

Posted on by Daan Stolker

C-Class inkopen

Volgens de wet van Pareto kunnen we de inkopen in drie groepen indelen. C-Class inkopen vertegenwoordigen dan 50 % van alle subcategorieën (of segmenten) en 5 % van het totale inkoopbudget van een bedrijf. Voor een vrij klein budget haalt een onderneming dus zeer veel referenties in huis. In het algemeen doen de verschillende afdelingen van een bedrijf slechts sporadisch C-Class inkopen.

A-Class, B-Class en C-Class inkopen: het verschil

  • De wet van Pareto staat ook bekend als de ‘wet van 20-80’. Wanneer je inkopen rangschikt op basis van hoeveel een bedrijf eraan uitgeeft, blijkt een algemene trend zich af te tekenen:
    • A-Class inkopen vertegenwoordigen 20 % van het totale aantal inkoopsegmenten en maken 80 % van de totale uitgaven van een onderneming uit.
    • B-Class inkopen zijn goed voor 30 % van het totale aantal inkoopsegmenten en vertegenwoordigen 15 % van de uitgaven.
    • C-Class inkopen maken 50 % van het totale aantal inkoopsegmenten uit en zijn goed voor 5 % van de uitgaven.

    Zo vormen die C-Class inkopen ondanks hun kleine bedragen een strategische uitdaging voor ondernemingen:

    • Ten eerste kunnen sommige C-Class inkopen riskant zijn, zoals dr. Natacha Tréhan in haar artikel schrijft: What strategy should you adopt for class C purchases ? (Welke strategie voor C-Class inkopen?). Het gaat hier om ‘kritisch inkopen’. Sommige van die kleine inkopen moeten namelijk aan Europese normen of bepaalde veiligheidscriteria voldoen (bv. elektrisch gereedschap). Ook de leveringstermijn tijdens de winterperiode kan een risico vormen (als je strooizout niet op tijd wordt geleverd, is je magazijn onbereikbaar).

    Ten tweede vertegenwoordigen C-Class inkopen, ook al gaat het om kleine bedragen, aanzienlijke verborgen en indirecte beheerkosten (aantal referenties, aantal bestellingen, aantal leveranciers, aantal facturen …). Dat zie je ook in het onderstaande diagram.

Een echte bron van besparingen op de C-Class inkopen

C-Class inkopen vertegenwoordigen 85 % van het aantal referenties in een onderneming, 60 % van het aantal bestellingen en 75 % van het aantal leveranciers (bron: Manutan). Het voorraadbeheer, de boekhoudkundige kosten en de inkoopprocessen (leveranciers kiezen, onderhandelen, alles opvolgen …) doen de totale eigendomskosten (TCO*) van zulke aankopen onvermijdelijk stijgen. Soms zijn die zelfs hoger dan de inkoopprijs!

Het begrip ’totale eigendomskosten’ (TCO) moet systematisch worden toegepast op C-Class inkopen om een beter beeld te krijgen van hun relatieve gewicht in het hele inkoopproces. Zodra een onderneming beseft hoe belangrijk C-Class aankopen zijn, hoeft ze die alleen nog maar te optimaliseren!

* Total Cost of Ownership

Voorkom de sluiting van je kantoor: in 4 stappen naar energielabel C

Posted on by Manutan

Waarom deze wijziging?

De aanleiding voor deze wijziging waren zowel het Energieakkoord voor duurzame groei uit 2013 als het Regeerakkoord uit 2017. Dat laatste wil voor 2030 de CO2-uitstoot met 49 procent verminderen.

In het Klimaatakkoord van 2019 werden nieuwe doelstellingen geformuleerd, waaronder de realisatie van een CO2-arm gebouwde omgeving tegen 2050. Voor 2030 formuleerde de regering een tussentijdse doelstelling en de label C-verplichting is een eerste stap daarnaartoe. De bedoeling is om elk gebouw uiteindelijk te upgraden naar energieklasse A en hoger.

Voor wie geldt de regel niet?

Volgens een onderzoek van Sira Consulting zullen minimaal 61.850 kantoren aan de label C-plicht moeten voldoen[1]. Maar wat is een kantoorgebouw? De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) definieert een kantoorgebouw als: “[…] een gebouw, of een deel van een gebouw, met uitsluitend één of meerdere kantoorfuncties en nevenfuncties daarvan. De kantoorfunctie is de hoofdfunctie en geen nevenfunctie. Het kantoorgebouw kan een afzonderlijk gebouw zijn, maar ook een onderdeel van een groter (combinatie)gebouw.”

Niet alle kantoren zijn onderhevig aan de C-labelverplichting. Volgende panden ontspringen de dans:

  • kantoren in monumenten
  • kantoren die niet langer dan twee jaar worden gebruikt en zich bijvoorbeeld bevinden in slooppanden, gebouwen die worden getransformeerd of panden die worden onteigend
  • gebouwen waarin de kantoorfunctie minder dan 50% van het totale gebruiksoppervlak inneemt
  • afzonderlijke kantoorgebouwen met minder dan 100 m2 aan kantoorfuncties en nevenfuncties
  • kantoren die geen energie gebruiken om het binnenklimaat te regelen
  • kantoorgebouwen waarop de hardheidsclausule[2] van toepassing is: deze clausule houdt in dat er een uitzondering geldt op de energielabel C-verplichting wanneer er maatregelen moeten worden getroffen om het energielabel te behalen en die handelingen een terugverdientijd hebben van meer dan tien jaar.

Je gemeente kan uitsluitsel geven over de specifieke situatie van Je bedrijfsruimte. Wil je sneller weten of je kantoor moet voldoen aan de label C-verplichting? Gebruik dan de GIS-viewer die de RVO ontwikkelde. Daarop vind je een inschatting van welke kantoren onderhevig zijn aan de nieuwe regel.

Hoe pas ik mijn kantoor aan zodat het voldoet aan de nieuwe regel?

Het behalen van energielabel C of hoger draagt niet alleen bij aan de duurzaamheid van de samenleving. Het zorgt ook voor een beter werkklimaat en voor meer comfort voor je medewerkers.

Aangezien 2023 steeds dichterbij komt, is het verstandig om nu al na te gaan of je kantoor minstens een energielabel C bezit. Is dat niet het geval, dan heb je nog even de tijd om energiebesparende maatregelen te treffen en zo aan de nieuwe regel te voldoen. We sommen hieronder op hoe je dat het best doet.

1. Vraag een maatwerkadvies aan

Laat een gecertificeerd adviseur een energieprestatieadvies (EPA) opstellen. Dit is een maatwerkadvies dat je:

  • een overzicht geeft van de energieprestatie van een gebouw.
  • inzicht geeft in bouwkundige en installatietechnische verbetermaatregelen.
  • inzicht geeft in de kosten, baten en terugverdientijden van de maatregelen.
  • verduidelijkt hoe je het CO2-niveau kan terugdringen door besparingsmaatregelen door te voeren.

De energieadviseur kan ook de Erkende Maatregellijsten (EML) opnemen in het advies. Daarop staan maatregelen waarmee je voldoet aan de Energiebesparingsplicht[3] van het Activiteitenbesluit (Wet milieubeheer)[4].

Een EPA leidt niet automatisch tot een energielabel, maar is wél bruikbaar voor het bepalen ervan. Je kunt als opdrachtgever met de adviseur afspreken om een energielabel te laten opmaken. De extra kosten daarvan zijn relatief laag.

2. Bekijk of jouw bedrijf in aanmerking komt voor subsidies

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland geeft via subsidies steun aan bedrijven die energiebesparende maatregelen nemen.

Investeringssubsidie duurzame energie (ISDE)

De ISDE[5] is geschikt voor particulieren en zakelijke gebruikers, zoals bedrijven. De subsidie is bedoeld om het gasgebruik te verminderen, zodat ook ondernemingen op een duurzamere manier verwarmen. Dit leidt tot een daling in het energieverbruik en de CO2-uitstoot. De ISDE kun je inzetten voor het aanschaffen van zonneboilers, warmtepompen, pelletkachels of biomassaketels.

Energie-Investeringsaftrek (EIA)

Met deze regeling stimuleert de overheid investeringen in CO2-reductie, energiezuinige technieken en duurzame energie. De EIA-subsidie[6] is verpakt als een belastingaftrek van de winst die kan oplopen tot 45,5 procent van de investeringskosten – naast de gebruikelijke afschrijving.

3. Verduurzaam het kantoor

Aangezien het besluit in werking treedt op 1 januari 2023, kun je beter niet langer wachten om de nodige maatregelen te treffen en jouw kantoor energielabel C-proof te maken. Tref indien mogelijk ‘no regret’-maatregelen. Deze aanpassingen dragen bij aan een CO2-arm kantoor en houden al rekening met veranderingen in de toekomst. Zo blijven die laatste betaalbaar en technisch haalbaar. Zie je ertegenop om de aanpassingen door te voeren? Onthoud dan dat een duurzaam kantoor niet alleen energie bespaart, maar ook geld. En daardoor creëer je groeikansen voor je bedrijf.

Weet je niet hoe je je kantoor kunt verduurzamen? Wij bieden naast handige en kwalitatieve producten ook projectinrichting aan. Hiermee adviseren we je niet alleen op het gebied van design en ergonomie, maar ook op het vlak van duurzaamheid. Neem contact met ons op en ontdek meteen wat we voor jou kunnen betekenen.

  • Isolatie: de basis van een duurzaam gebouw

Wanneer een energielabel wordt toegekend, kijken adviseurs met een uiterst kritische blik naar de isolatie. De muren, de vloer, de ramen, het dak, … Alles moet zo goed mogelijk geïsoleerd zijn, zodat de energieprestatie van het pand verbetert.

Goed om weten: het isoleren van je bedrijf verdien je op relatief korte tijd terug, omdat je maandelijks bespaart op energiekosten.

  • Verlicht op een slimme manier met ledlampen

Een zeer eenvoudige manier om naar een hogere energieklasse op te klimmen, is ledlampen installeren. Ledverlichting is niet alleen energiezuinig, ze heeft ook een langere levensduur. Zo profiteer je nog jaren van duurzame verlichting. Vergeet zeker de buitenverlichting niet onder handen te nemen als je overschakelt op ledverlichting.

Wij hebben alvast een ruim aanbod ledlampen in verschillende groottes en kleuren, voor binnen én buiten. Krijg je graag advies over de aankoop en installatie van ledlampen? Of zoek je een partner die het gehele proces ontzorgt: van het bepalen van de benodigde investering, over het aanvragen van de subsidie, tot de installatie? Onze partner TL Besparen helpt je graag verder.

  • Ga voor duurzaam verwarmen en koelen

Veel (oude) bedrijven gebruiken nog altijd klassieke, energieverslindende verwarmings- en koelingsmethoden. Staat er nog een cv-ketel in je pand? Vervang hem dan door een duurzamere hoogrendementsketel. Of beter nog, ga voor een industriële warmtepomp. Ook een zonneboiler kan – bijvoorbeeld voor bedrijven met strikte richtlijnen voor handhygiëne waar medewerkers hun handen vaker dan gemiddeld moeten reinigen – een flinke energiebesparing opleveren.

Om duurzaam te koelen, kies je het best voor de warmte-koudeopslagtechniek. Deze koelmethode is geschikt voor gebouwen vanaf 5.000 m2 en bespaart je heel wat energie.

  • Gebruik duurzaam kantoormateriaal

Ook al hebben duurzame kantoorbenodigdheden geen invloed op je energielabel, toch is het slim om ze aan te kopen. Dit toont alleen maar dat je écht gemotiveerd bent om beter te doen. Neem dus zeker eens een kijkje in ons assortiment ecologisch kantoormateriaal.

4. Vraag het energielabel C aan

Voerde je voldoende aanpassingen door? Schakel dan nog eens een adviseur in om het nieuwe label voor je kantoor vast te stellen en te laten registreren.

Wat als ik op 1 januari 2023 geen energielabel C in handen heb?

Voorkomen is beter dan genezen, dus even door de zure appel heen bijten en toch maar voor die – echt wel nuttige – veranderingen gaan is de boodschap. Anders riskeer je dat jouw kantoor moet sluiten of dat je een boete van maar liefst 20.000 euro moet betalen wanneer je het pand verkoopt.

Manutan helpt je graag

Vind je niet wat je zoekt of heb je extra informatie nodig? De helpdesk van Manutan staat voor je klaar. Lees gerust ook eens onze blog voor meer informatie over duurzaamheid op de werkvloer.

[1] https://www.rijksoverheid.nl/binaries/rijksoverheid/documenten/rapporten/2020/04/30/actualisatie-handhavingslasten-energielabel-c-verplichting-kantoren/Actualisatie+handhavingslasten+energielabel+C+kantoren.pdf

[2]  https://www.rijksoverheid.nl/binaries/rijksoverheid/documenten/rapporten/2020/04/30/actualisatie-handhavingslasten-energielabel-c-verplichting-kantoren/Actualisatie+handhavingslasten+energielabel+C+kantoren.pdf

[3] https://www.rvo.nl/onderwerpen/duurzaam-ondernemen/energie-besparen/informatieplicht-energiebesparing/energiebesparingsplicht

[4] https://wetten.overheid.nl/BWBR0022762/2019-10-01

[5] https://www.rvo.nl/subsidie-en-financieringswijzer/isde

[6] https://www.rvo.nl/subsidie-en-financieringswijzer/energie-investeringsaftrek/ondernemers