Activiteitenmanagement: hoe ga ik om met de piek aan het einde van het jaar?

Slim en efficiënt werken

Activiteitenmanagement (ook wel: activity management) is een terugkerende taak voor bedrijven. De verantwoordelijke voor tijdmanagement en activiteitenbeheer bewaakt daarvoor de werktijden, personeelsactiviteiten, aan- en afwezigheid van medewerkers. Tegelijk zijn er diverse behoeften op het gebied van HR-management en die verschillen per periode van het jaar. Zo ervaren veel bedrijven een piek aan het einde van het jaar, want ze krijgen dan meer vragen en opdrachten binnen en hebben dus meer mensen nodig. De bedrijfsleider en de HR-manager moeten dan een passende strategie hanteren voor tijd- en activiteitenbeheer. Met onze praktische adviezen kun je jouw bedrijf beter voorbereiden op de eindejaarsdrukte.

Bereid je voor op de eindejaarsdrukte

Het einde van het jaar is vaak een drukke tijd voor bedrijven. Velen behalen de grootste omzet in het laatste kwartaal van het jaar. Wil je betere, snellere inpakmethoden of een efficiënter voorraadbeheer implementeren? Doe dat dan in de aanloop naar de feestdagen. Het is dan ook het perfecte moment om het boekjaar goed af te sluiten en je voor te bereiden op het nieuwe jaar.

E-businessactiviteiten nemen aanzienlijk toe, en zeker in aanloop naar de feestdagen. Om je bedrijf te laten groeien en te voldoen aan de eisen van klanten (met de juiste producten of diensten), moet je als manager zorgen dat het personeel is voorbereid op deze eindejaarspiek. Dat doe je door te kiezen voor een efficiënte organisatie en optimaal resourcebeheer.

Verbeter je activity management met een checklist

Ben je goed voorbereid op meer bezoekers en kopers? Heb je voldoende op voorraad om alle bestellingen uit te voeren? Is de ruimte in het magazijn optimaal benut en heb je voldoende verpakkingsmateriaal? Welke apparatuur heb je nodig in jouw magazijn, werkplaats of kantoor?

Dit zijn allemaal relevante vragen om goed voorbereid te zijn op de eindejaarsdrukte. Maak daarom een checklist met alle diensten, mensen en producten die je nodig hebt om aan de extra vraag te voldoen. Door je goed voor te bereiden en de organisatie van de werkzaamheden te verbeteren, kun je de eindejaarsrush met gemak aan. Hierdoor kun je jouw tijd- en activiteitenbeheer optimaliseren.

Neem deze essentiële zaken op in jouw checklist voor activity management:

  • Identificatie van de activiteit;
  • Monitoring van de activiteit;
  • Geschatte materiaalbehoefte;
  • Geschatte behoeften op het gebied van voorraden, personeel, enz.

Kies voor een optimale organisatie met een slimme magazijnindeling

Waar laat je alle extra producten en verpakkingsmaterialen? Opslagruimte is kostbaar, dus het is belangrijk om elke kubieke meter optimaal te benutten. Kies dus de juiste indeling voor jouw magazijn door optimale routes te bepalen voor jouw medewerkers en de goederen die je erin wilt opslaan. Bedenk efficiënte manieren om je voorraadkasten zo in te richten of te ordenen dat alles goed georganiseerd is en je nooit zonder producten komt te zitten. Deze ruimtelijke optimalisatie is vooral belangrijk voor bedrijven die online producten verkopen. De eindejaarsperiode brengt vaak een aanzienlijke toename van het aantal bestellingen met zich mee en dit heeft gevolgen voor het tijd- en activiteitenbeheer.

Zorg voor beschikbaar personeel wanneer het nodig is met beter tijdmanagement

Meer klanten betekent meer activiteiten en meer bestellingen om in te pakken. Gaat het personeel op vakantie? Dan heb je zeker een back-up nodig in het magazijn en bij de klantenservice. Zorg daarom voor voldoende personeel voor de dagen dat je met veel klanten te maken hebt.

Visualiseer jouw budget- en resourcebehoeften

Bepaal de budgetten en bekijk het saldo dat dit jaar beschikbaar is. Wil je het liever opmaken (levering en facturatie in het lopende jaar) of meenemen naar het volgende jaar? Of vraag je liever jouw leveranciers om een factuur voor het lopende jaar en spreek je een leveringsdatum af voor het volgende jaar? Het is belangrijk om jezelf de juiste vragen te stellen.

Bescherm je bedrijf en medewerkers tegen de kou

Vergeet niet om je voor te bereiden op het begin van de winter. Bestel strooizout om ijsvorming tegen te gaan. Zorg ook voor voldoende verwarming en rust je personeel uit met veiligheidskleding die hen tegen de kou kan beschermen. Koud weer kan risico’s met zich meebrengen voor de gezondheid en veiligheid van je medewerkers, en dus voor een goede werking van jouw bedrijf.

Overweeg ook goede verlichting voor het bedrijfsterrein en bij de ingang voor wanneer de dagen donkerder worden.

Bekijk ook onze blog omtrent de juiste werkkleding bij koud weer.

Klaar voor het nieuwe werkjaar

Het nieuwe jaar nadert met rasse schreden en jouw bedrijf moet goed voorbereid zijn. Identificeer nu nieuwe projecten en maak samen met je team een gedetailleerd plan inclusief activiteiten en deadlines met behulp van de scrum-techniek.

Leer omgaan met het onverwachte! Bezwijk niet onder stress, sla alarm als je niet al je werkzaamheden kunt uitvoeren of als je middelen en materialen dreigen op te raken.

Het bijhouden van bestellingen en activiteiten is essentieel. Alles moet in het werk worden gesteld om te zorgen dat de feestdagen ook voor jouw bedrijf een gelukkige tijd zijn!

FAQ

Wat zijn de doelstellingen van tijdmanagement en activiteitenbeheer?

Er zijn diverse doelstellingen voor tijdmanagement en activiteitenbeheer. Optimalisatie zorgt voor een betere monitoring van bijvoorbeeld de bewaking per afdeling of de klant, wat leidt tot een betere inzet van tijd en middelen, betere prestaties en hogere omzetten voor het bedrijf.

Is er software voor tijdmanagement en activiteitenbeheer beschikbaar?

Het optimaliseren van tijd- en activiteitenmonitoring vereist ook het gebruik van geschikte tools. Er is software voor tijd- en activiteitenbeheer beschikbaar om de productiviteit van het bedrijf te verhogen.

E-business is booming. Maar wat is de impact op jouw activiteitenbeheer en -management?

Door de groei van e-business moeten bedrijven hun activiteitenmanagement verbeteren. De vraag naar diensten of producten neemt toe en in verschillende sectoren zie je dat de vraag toeneemt of afneemt in bepaalde seizoenen. En dat heeft ook effect op de inzet van personeel.

Meer vragen omtrent het voorbereiden op de eindejaarsdrukte of een ander onderwerp, neem contact met ons op:

Naam*
Contact

Volg Manutan op