Manutan blog

Ethisch te werk gaan bij inkooponderhandelingen? 3 fouten die je beter kunt vermijden

Posted on by Manutan

1) De onderhandelaar die overdrijft

Zonder echt te liegen, kunnen de woorden of houding van een persoon zijn gesprekspartner misleiden. Een koper kan bijvoorbeeld aangeven grote volumes te willen kopen om zo gunstige tarieven te verkrijgen. Toch kan het in de onderhandelingen voordeliger zijn om eerlijk en bij de feiten te blijven. Op die manier ontstaat een vertrouwensrelatie tussen beide partijen.

 2) De onderhandelaar die te veel zegt

Bij inkooponderhandelingen moet je transparant zijn. Maar het is net zo belangrijk om bepaalde vertrouwelijke informatie niet te onthullen. Een leverancier moet namelijk de vertrouwelijkheid van zijn klanten respecteren, net zoals een koper geen informatie over aanbiedingen van de concurrentie mag vrijgeven om zo betere contractuele voorwaarden te verkrijgen.

3) De onderhandelaar die schippert

Om neutraal te kunnen onderhandelen, moet je komaf maken met voorkeursbehandelingen. Een leverancier mag bijvoorbeeld geen geschenken aanbieden aan zijn gesprekspartner en een koper moet zulke cadeaus ook altijd afslaan. Ook al heeft dit geen invloed op de inkooponderhandelingen, toch ontstaat er zo in de rest van het ecosysteem een bepaald beeld van favoritisme.

Liggen er inkooponderhandelingen in het verschiet? Vermijd deze drie nadelige houdingen.

Geïnteresseerd in de 4 best practices om je onderhandelingen voor te bereiden? Lees onze blog “Inkooponderhandelingen: 4 best practices om je erop voor te bereiden“

6 tips voor de perfecte zithouding, ook bij thuiswerk!

Posted on by Stefanie De Meulemeester

Voel je beter met een ergonomische werkplek

Met al dat computerwerk zitten we behoorlijk wat uren per dag en we moeten het niet onder stoelen of banken steken: we zitten te veel. Belangrijk dus dat je je werkplek op zo’n manier inricht en afstelt dat je je er goed bij voelt. Zorg bijvoorbeeld dat je ergonomische bureaustoel, bureau en beeldscherm goed zijn afgesteld. Dat vermindert de kans op nek- en rugklachten en zorgt dat je meer energie overhoudt. Zo kom jij fitter de werkdag door.

Wat is de juiste zithouding op je bureaustoel?

Ergonomisch werken begint bij je bureaustoel: stel deze goed in om een ergonomische zithouding te creëren. Volg dit handige stappenplan!

  • Stel de hoogte van de zitting in zodat je bovenbenen horizontaal zijn
  • Stel de zitdiepte zo in dat je een gebalde vuist tussen je knieholte en de voorkant van de zitting kunt houden
  • Stel de rugleuning zo in dat je je rug goed ondersteunt. De lumbaalsteun (de bolling onderaan de rugleuning) moet mooi je rugholte invullen
  • Plaats je vingers op je sleutelbeen en laat de arm vervolgens omlaag hangen. Stel nu de armleuning in zodat deze je elleboog raakt
  • Stel daarnaast je bureau qua hoogte zo in dat deze gelijk is aan de armsteun
  • Zorg dat je beeldscherm op ooghoogte staat en je loodrecht naar het scherm kijkt.

Een goede zithouding voor thuiswerk

Als je een ergonomisch bureau en een ergonomische bureaustoel hebt staan, heb je al twee essentiële onderdelen voor een goede zithouding. Maar er zijn nog meer accessoires die jouw werkcomfort verhogen. Denk aan een voetensteun, een ergonomisch toetsenbord en de ergonomische muis. Zaken waarmee jij de werkdag nog beter doorkomt.

Gemakkelijke oefeningen voor tijdens het (thuis)werk

Last van je nek of een zeurend gevoel in je onderrug? Dan is het tijd voor een mini-office workout! Wacht niet tot je middagpauze om je spieren af en toe los te gooien! Hieronder vind je een paar simpele oefeningen die je nu direct achter je bureau kunt doen. Stretch je nekspieren en je armspieren en beweeg ook maar eens goed heen en weer met je rug. Vergeet niet om alles rechtstaand te doen, dat is goed voor je bloeddoorstroming!

AdobeStock_116051572

Meer weten over ergonomisch werken?

Bekijk ons volledige assortiment ergonomische hulpmiddelen via onze overzichtspagina ergonomie of lees onze blog voor meer inspiratie. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met onze helpdesk. Wist je trouwens dat onze medewerkers ook langskomen om huiskantoren in te richten?

Drie onmisbare tools voor inkopers in tijden van COVID-19

Posted on by Manutan

De uitdagingen in verband met COVID-19

De afgelopen maanden hebben de ondernemingen zich moeten aanpassen aan een bijzonder onzekere context. Met name de inkoopafdeling krijgt met vier grote moeilijkheden te maken:

  • Onderbrekingen in de toeleveringsketen zijn vandaag het belangrijkste risico in verband met COVID-19. Bijna drie kwart van de ondernemingen ondervindt er hinder van [1].
  • Door de algemene paniek is het aantal last minute ad-hocaankopen exponentieel gestegen.
  • Leveranciersrisico’s beheren (zowel inzake kosten, kwaliteit als leveringen) is in deze context van marktschommelingen een stuk complexer geworden.
  • Ook het beheer van contractuele risico’s met clausules van overmacht en onmogelijkheid van uitvoering is brandend actueel.

Drie tools om deze uitdagingen te overwinnen

  • Een tool voor leveranciersbeheer vergemakkelijkt het beheer van gedetailleerde informatie over de leveranciers en maakt het mogelijk om de leveranciersportefeuille te analyseren per strategisch niveau, categorie, locatie … In combinatie met de parameters van de toeleveringsketen kun je op basis hiervan een lijst van de meest risicovolle leveranciers opstellen en voorrang geven aan de partners die je bedrijf draaiende helpen te houden. Gemoedsrust verzekerd.
  • Een sourcingoplossing maakt een snel beheer van bijvoorbeeld offerteaanvragen mogelijk. Bovendien kun je zo een veerkrachtige toeleveringsketen opbouwen. In de huidige situatie is het ook aangewezen een heel duidelijk beeld te hebben van je voorraadniveaus om te weten welke producten je naar voren moet schuiven.
  • Met software voor contractbeheer, ondersteund door artificiële intelligentie, kun je de contracten automatisch volgen. Zo wordt het heel wat eenvoudiger om de risico’s en kansen in kaart te brengen die verscholen zitten in deze aanzienlijke berg documenten.

Deze situatie dreigt ons ook de komende maanden nog erg op de proef te stellen. Daarom hebben de ondernemingen er alle belang bij om hun flexibiliteit en wendbaarheid op te drijven. Misschien is dit wel het ideale moment om helemaal digitaal te gaan en je onderneming met de nodige tools uit te rusten?

[1] Institute for Supply Management

Hoe help je als manager de stress bij je thuiswerkende team te verlichten?

Posted on by Manutan

Communiceer goed en houd zo je team gemotiveerd

Houd contact met iedereen

Sommige medewerkers vinden het geweldig om thuis te werken, andere hebben het moeilijker om zich aan te passen. In elk geval is het belangrijk dat je regelmatig tijd neemt om even met ieder teamlid te bellen. Denk eraan: goed communiceren is een van de essentiële vaardigheden voor managers.

Tijdens deze ongeziene pandemie is dit contact nog veel belangrijker dan anders. Voor de collega’s die het zwaarst onder de crisis lijden, is een dagelijks contactmoment geen overbodige luxe. En neem de tijd om aan ieder teamlid te vragen hoe hij of zij zich voelt. Zo help je de kwetsbaarste medewerkers om hun zorgen en twijfels onder woorden te brengen.

Geef je team informatie tijdens de pandemie

Onzekerheid en een gebrek aan informatie zijn twee factoren die het gevoel van isolement verergeren. Als manager ben je geen gezondheidsexpert, maar ook op dit vlak kun je je medewerkers geruststellen. Doe dit wel steeds zonder de realiteit te verdraaien. Hiervoor hebben we twee eenvoudige tips: geef alleen officiële mededelingen door en moedig je werknemers aan om alleen officiële bronnen te vertrouwen.

Stem je managementstijl af op de situatie van iedere medewerker

Ga na hoe ieder teamlid met stress omgaat

Bouw een vertrouwensrelatie met je teamleden op en neem de tijd om dingen tot op de bodem uit te zoeken. Denk eraan: als iemand niet spontaan zegt dat hij zich niet goed voelt, betekent dit niet automatisch dat alles goed met hem of haar gaat. En natuurlijk ook niet dat het slecht gaat!

Sommigen vinden het leuk om extra opdrachten te krijgen, omdat het hen afleidt van hun zorgen. Voor anderen betekent meer werk alleen maar meer stress. Het is jouw taak om te achterhalen wie wat nodig heeft. Zo kun je gepast ingrijpen en de nodige hulp bieden als er iets fout gaat.

Besteed extra tijd aan de kwetsbaarste teamleden

Niet iedereen kan even goed omgaan met thuiswerken. Voor sommige medewerkers was het al lang een gewoonte, anderen ontdekken nu de voordelen van thuiswerken of nog anderen voelen alleen maar extra druk als ze niet op kantoor werken.
Als manager moet je je innerlijke psycholoog bovenhalen om die laatste categorie goed te steunen. Zij hebben je hulp nodig om hun stressniveau onder controle te houden. Zoek dus de zwakke plekken die stress bij je medewerkers kunnen veroorzaken: ligt het aan hun gezinssituatie, hebben ze niet het juiste materiaal thuis, vinden ze het moeilijk om hun werk zelfstandig te organiseren?

Denk eraan: op de kracht van je team kun je rekenen

Vertrouw op de kracht van je team

Tijdens de strengste periode van de lockdown bewezen teamvergaderingen hun nut om de samenhang en motivatie binnen het team hoog te houden. Wijd een deeltje van de agenda aan het werk, maar luister vooral ook naar de verhalen van je teamleden en laat iedereen met elkaar praten. Tijdens deze vergaderingen krijgt iedereen de kans om te praten over zijn meningen en bezorgdheden. Als iedereen zijn ei even kwijt kan, gaat het team daarna weer met volle moed aan de slag!

Vraag hulp als de situatie uit de hand dreigt te lopen

Psychologische steun bij stress maakt deel uit van je takenpakket als manager, maar psychiatrische hulp laat je beter over aan deskundigen. Breng dus zeker de HR-afdeling op de hoogte als je de indruk krijgt dat een collega het niet meer aankan. Ook als je het zelf moeilijk krijgt, kun je altijd terecht bij je eigen leidinggevende. Bespreek met hem/haar ook de vragen die in je team leven.

Kort gezegd: om je teamleden te helpen hun stressniveau tijdens het thuiswerken onder controle te houden, moet je steeds waakzaam zijn en met ieder teamlid een persoonlijke relatie opbouwen of onderhouden. Gelukkig sta je als manager niet alleen voor deze nieuwe uitdaging: je kunt rekenen op de relaties en dynamiek die al deel uitmaken van je team.

Externe data, ideaal voor inkopers om te anticiperen

Posted on by Manutan

Drie redenen waarom inkopers meer oog moeten hebben voor externe data:

  • Systematische bedreigingen in hun toeleveringsketen afwenden;
  • Eventuele zwakke punten in de structuur van hun ecosystemen opsporen;
  • Innovaties met een meerwaarde benutten voordat hun concurrenten dat doen.

Externe data, een strategisch hulpmiddel

De huidige pandemie maakt het meer dan duidelijk: wanneer je verantwoordelijk bent voor de robuustheid van de toeleveringsketen, moet je tegenwoordig sterk rekening houden met geopolitieke en gezondheidsfactoren. Daarom zijn externe data een strategisch hulpmiddel waarmee je op mogelijke verstoringen kunt anticiperen en alternatieve scenario’s kunt uitwerken.

Het gaat er niet om de inkoopafdeling om te vormen tot een inlichtingendienst, maar om inkopers bewust te maken van de waarde van externe data en een voorsprong te hebben wanneer er zich een crisis voordoet.

De inkoopafdeling heeft er namelijk alle belang bij een aantal belangrijke indicatoren op te volgen, zoals:

  • In kaart brengen van gebieden waar conflicten de toegang tot grondstoffen bedreigen;
  • Letten op de gezondheidstoestand van landen met handelspartners van rang 1 en rang 2;
  • Opvolgen van klimaatbedreigingen voor de transportinfrastructuur.

De risicovolle toeleveringsketen maakt nu duidelijk deel uit van het dashboard van de inkoopafdeling. Een goed georganiseerde opvolging, waarbij een beroep kan worden gedaan op een externe dienstverlener gespecialiseerd in het interpreteren van externe data, is voor inkopers zeker geen overbodige luxe.

Externe data, een voorzorgsprincipe

Of bedrijven de ingrijpende veranderingen van de crisis het hoofd kunnen bieden en hun activiteiten een nieuwe boost kunnen geven, hangt vaak af van de sterkte van hun leveranciersecosysteem. Door deze afhankelijkheid moet de inkoopafdeling er alles aan doen om haar belangrijkste partners goed te leren kennen.

De interne data geven informatie over de naleving van de contractvoorwaarden en zijn uiteraard een informatiebron die de inkopers voortdurend moeten benutten om elke zorgwekkende afwijking zo snel mogelijk op te sporen.

Maar de externe gegevens, die bijvoorbeeld informatie geven over het vermogen van de partner om:

  • Zich financieel staande te houden
  • Zijn kerncompetenties te behouden
  • Een dynamiek van permanente verbetering te handhaven
  • Trouw te blijven aan zijn MVO-verplichtingen

moeten ook in het dashboard worden opgenomen. Anders riskeer je onaangename verrassingen als er zich problemen met de uitvoering van het contract voordoen. En als ongunstige productieomstandigheden de belangrijkste oorzaak van deze problemen zijn, vormen externe data een betere indicator om te anticiperen! 

Externe data, een bron van innovatie

Waarde creëren vormt de grootste strategische uitdaging van de inkoopafdeling. Daarom moet de zoektocht naar externe data met een meerwaarde hoog op de agenda staan.

Onder externe data met een meerwaarde verstaan we alle positieve informatie waaruit blijkt dat een potentiële partner de ontwikkeling van het bedrijf kan ondersteunen. Een succesvolle crowdfundingcampagne voor een start-up of een octrooiaanvraag voor een meer volwassen bedrijf zijn bijvoorbeeld een goed teken als hun activiteiten aansluiten bij die van het bedrijf.

Ook hier is anticiperen de boodschap. In dit geval gaat het erom snel toegang te krijgen tot de meest veelbelovende partners. Wanneer iedereen zich bewust is van de verstorende waarde van een nieuwkomer op de markt, zijn de onderhandelingsvoorwaarden uiteraard minder gunstig en is het onderscheidende voordeel van de eigen innovatie minder evident.

Tot slot moet de inkoopafdeling de externe data zowel om defensieve als om offensieve redenen volgen. En zich beschermen tegen de grillen van de toeleveringsketen door onder meer vroegtijdig toegang te krijgen tot bronnen met een hoog innovatiegehalte.

Wat externe data nu zo waardevol maakt? De voorsprong die ze opleveren als je ze snel weet te benutten. Voor de inkoopafdeling komt het er dus op aan zich te organiseren en de risico’s en kansen efficiënt op te volgen. Wat zou Porter doen [1] zonder externe data?

[1] Michael Porter is de bedenker van een erkende methode voor strategische analyse

Je schermtijd beperken: zo doe je dat

Posted on by Manutan

Waarom je schermtijd beperken belangrijk is

Schermtijd beperken is belangrijk om je metabolisme niet te verstoren. Dat klinkt misschien vergezocht, maar ons lichaam is een zuinig beestje. Als je achter een scherm zit, schakelt het over op een passieve toestand. Gevolg: je spieren nemen minder vetten op en verbranden minder vetten, gewoon omdat ze niet actief zijn. Daardoor kunnen de vetten zich op termijn opstapelen en je stofwisseling ontregelen. Bovendien krijg je bij een overdosis schermtijd al snel last van digitale vermoeidheid: je krijgt hoofdpijn en concentratieproblemen.

Ten derde zijn er veel studies die aantonen dat het blauwe licht dat je scherm uitstraalt een slechte invloed heeft op je nachtrust. Je hersenen hebben immers het verschil tussen licht en donker nodig om je lichaam in ‘slaapstand’ te brengen. Daarnaast dringt blauw licht helemaal door tot op je netvlies, waardoor staar of netvliesbeschadiging kan ontstaan, of je ooglens kan vertroebelen. Ten slotte is blauw licht niet goed voor je huid. Het dringt door tot op de plaats waar je lichaam collageen en elastine aanmaakt, waardoor je sneller rimpels krijgt en je huid verslapt. Bovendien is blauw licht een van de oorzaken van hyperpigmentatie – dat zijn donkere vlekjes op je huid. Redenen genoeg om minder achter je scherm te zitten, toch?

Minder schermtijd? Beweeg elk half uur

In een ideale wereld sta je elk half uur even rechtop. Dat is niet alleen goed voor je bloedsomloop, maar ook voor je concentratie en productiviteit. Als een halfuurtje niet lukt, zorg er dan voor dat je zeker elke twee uur even stopt met je beeldschermwerk. Zo geef je je ogen rust en onderbreek je de straling van het blauwe licht van je scherm.

Hulp nodig om deze routine in te bouwen? Loop een rondje door je huis of appartement wanneer je iets te drinken gaat halen, maak een korte wandeling tijdens je middagpauze, of zet de timer van je smartphone om je elke dertig minuten aan te moedigen even recht te staan. Of je downloadt een app die je laat opstaan van je (ergonomische) bureaustoel: bijvoorbeeld de Sitting Timer voor Android of Stand Up! voor iOS.

Ooit al gehoord van micropauzes?

Bij een micropauze neem je een pauze van dertig seconden, waarbij je even met je schouders draait, je nek losmaakt of je armen stretcht – ideaal om de bloedsomloop te herstellen of te stimuleren. Las zo’n kleine pauze in om nek- en rugklachten tegen te gaan.

Leef bewust

Niet alleen tijdens het werken zit je achter een scherm. Je moet er eens op letten hoe vaak je op je smartphone kijkt of hoeveel uren je naar de televisie staart om te ontspannen. Maar eigenlijk zijn de tv, je tablet of je smartphone geen vormen van ontspanning. Je hersenen worden namelijk nog steeds overprikkeld. Probeer daarom in je vrije tijd zo min mogelijk prikkels op te zoeken of zoek een vrijetijdsbesteding waarin je je hoofd leeg kan maken. Lees een boek, maak een wandeling zonder hoofdtelefoon, volg een yogales of doe even lekker niets. Mocht je meer voldoening halen uit actief bezig zijn, pak er dan een gezelschapsspel bij, een puzzel of ga een rondje fietsen.

Wist je trouwens dat je smartphone niet alleen je schermtijd kan monitoren, maar dat je er ook apparaatvrije tijd en gebruikslimieten voor apps kunt instellen? Dat helpt om je bewust te worden van je smartphone- of tabletgebruik.

Meer weten over ergonomisch werken?

Bekijk ons volledige assortiment ergonomische hulpmiddelen via onze overzichtspagina ergonomie of lees onze blog voor meer inspiratie. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met onze helpdesk. Wist je trouwens dat onze medewerkers ook langskomen om thuiswerkplekken in te richten?

ECl@ss, een internationaal referentiesysteem

Posted on by Manutan

Wat is eCl@ss?

ECl@ss is een datanorm voor de classificatie en expliciete beschrijving van industriële producten, onderdelen, materialen, systemen en diensten. Het is de enige internationale referentienorm die voldoet aan de ISO 13584/IEC 61360-normen.

Aan de basis van dit internationale referentiesysteem ligt de in 2000 opgerichte vereniging eCl@ss e.V. De vereniging bestond destijds uit een twaalftal grote Duitse bedrijven. Nu telt ze meer dan 150 leden uit de industriesector, het verenigingsleven en de overheid. Vandaag definieert, ontwikkelt en verdeelt de vereniging deze norm.

Hoe werkt eCl@ss?

Net als de genormaliseerde classificatie van producten en diensten van de Verenigde Naties (UNSPSC) biedt eCl@ss een achtcijferig codeersysteem en een structuur met vier niveaus: het segment, de hoofdgroep, de groep en de subgroep (of productklasse). Daarna worden de kenmerken ook aangegeven in de vorm van trefwoorden om de productbeschrijving samen te stellen. Vandaag telt eCl@ss bijna 45.000 productcategorieën en 19.000 kenmerken.

Een voorbeeld van een product uit klasse C zoals printpapier:

  • Segment 24: Kantooruitrusting en -benodigdheden, toebehoren en randapparatuur
  • Hoofdgroep 26: Papierwaren en verzendverpakking (kantoor)
  • Groep 06: Printpapier voor computers en kopieerapparaten
  • Subgroep 04: Multifunctioneel printpapier
  • Trefwoorden: inktjetprintpapier (multiprint), multiprintpapier, speciaal papier (multiprint) enz.

Deze norm is beschikbaar in zestien verschillende talen (sommige met gedeeltelijke vertalingen): Duits, Engels, vereenvoudigd Chinees, traditioneel Chinees, Koreaans, Spaans, Frans, Italiaans, Japans, Nederlands, Pools, Portugees, Russisch, Tsjechisch, Thais en Turks.

Grootste troeven van eCl@ss

Dit referentiesysteem moet de Electronic Data Interchange zowel intern als extern (met klanten, leveranciers, verdelers enz.) vereenvoudigen en versnellen. Op die manier spreken alle stakeholders over de hele wereld dezelfde technische taal.

Dit biedt bedrijven dan weer verschillende voordelen in de hele waardeketen:

  • Hoger rendement: dankzij elektronische catalogi en marktplaatsen krijgen producten, materialen en diensten meer zichtbaarheid.
  • Minder kosten: door hun inkopen te rationaliseren, de volumes te centraliseren en de portefeuilles te optimaliseren besparen bedrijven aanzienlijk.
  • Boost voor de productiviteit: via geautomatiseerde interconnecties en gestandaardiseerde gegevens gaan de globale prestaties erop vooruit.

Tot slot kunnen bedrijven dankzij eCl@ss, net als andere referentiesystemen, het beheer van hun uitgaven optimaliseren en vlotter samenwerken met de verschillende stakeholders.

Inkoopverantwoordelijken: help de stress bij je thuiswerkende collega’s te verlichten

Posted on by Manutan

3 cruciale zaken voor de inkoopverantwoordelijke om zijn team gemotiveerd te houden:

  • meer persoonlijke communicatie;
  • de managementstijl afstemmen op maat van iedere medewerker afzonderlijk;
  • de groep betrokken houden.

Communiceer goed en houd zo je team gemotiveerd

Houd contact met iedereen

Sommige medewerkers vinden het geweldig om thuis te werken, andere hebben het moeilijker om zich aan te passen. In elk geval is het belangrijk dat je regelmatig tijd neemt om even met ieder teamlid te bellen.

Denk eraan: goed communiceren is een van de essentiële vaardigheden voor inkoopverantwoordelijken.

Tijdens deze ongeziene pandemie is dit contact nog veel belangrijker dan anders. Voor de collega’s die het zwaarst onder de crisis lijden, is een dagelijks contactmoment geen overbodige luxe.

Neem de tijd om aan ieder teamlid te vragen hoe hij of zij zich voelt. Zo help je de kwetsbaarste medewerkers om hun zorgen en twijfels onder woorden te brengen.

Geef je team informatie tijdens de pandemie

Onzekerheid en een gebrek aan informatie zijn twee factoren die het gevoel van isolement verergeren. Als inkoopverantwoordelijke ben je geen gezondheidsexpert, maar ook op dit vlak kun je je medewerkers geruststellen.   

Doe dit wel steeds zonder de realiteit te verdraaien. Hiervoor hebben we twee eenvoudige tips:

  • Geef alleen officiële mededelingen door.
  • Moedig je werknemers aan om alleen officiële bronnen te vertrouwen.

Stem je managementstijl af op de situatie van iedere medewerker

Ga na hoe ieder teamlid met stress omgaat

Bouw een vertrouwensrelatie met je contactpersonen op en neem de tijd om dingen tot op de bodem uit te zoeken. Denk eraan: als iemand niet spontaan zegt dat hij zich niet goed voelt, betekent dit niet automatisch dat alles goed met hem gaat. En natuurlijk ook niet dat het slecht gaat!

Sommigen vinden het leuk om extra opdrachten te krijgen, omdat het hen afleidt van hun zorgen. Voor anderen betekent meer werk alleen maar meer stress. Het is jouw taak om te achterhalen wie wat nodig heeft. Zo kun je gepast ingrijpen en de nodige hulp bieden als er iets fout gaat.

Besteed extra tijd aan de kwetsbaarste teamleden

Niet iedereen kan even goed omgaan met telewerk:

  • Voor sommige medewerkers was het al lang een gewoonte.
  • Anderen ontdekken nu de voordelen van thuiswerken.
  • Maar nog anderen voelen alleen maar extra druk als ze niet op kantoor werken.

Als inkoopverantwoordelijke moet je je innerlijke psycholoog bovenhalen om die laatste categorie goed te steunen. Zij hebben je hulp nodig om hun stressniveau onder controle te houden. Zoek dus de zwakke plekken die stress bij je medewerkers kunnen veroorzaken: ligt het aan hun gezinssituatie, hebben ze niet het juiste materiaal thuis, vinden ze het moeilijk om hun werk zelfstandig te organiseren?

Denk eraan: op de kracht van je team kun je rekenen

Vertrouw op de kracht van je team

Tijdens de strengste periode van de lockdown bewezen teamvergaderingen hun nut om de samenhang en motivatie binnen het team hoog te houden.

Wijd een deeltje van de agenda aan het werk, maar luister vooral ook naar de verhalen van je teamleden en laat iedereen met elkaar praten. Tijdens deze vergaderingen krijgt iedereen de kans om te praten over zijn meningen en bezorgdheden. Als iedereen zijn ei even kwijt kan, gaat het team daarna weer met volle moed aan de slag!

Vraag hulp als de situatie uit de hand dreigt te lopen

Psychologische steun bij stress maakt deel uit van je takenpakket als inkoopverantwoordelijke, maar psychiatrische hulp laat je beter over aan deskundigen. Breng dus zeker de hr-afdeling op de hoogte als je de indruk krijgt dat een collega het niet meer aankan.

Ook als je het zelf moeilijk krijgt, kun je altijd terecht bij je leidinggevende. Bespreek met hem/haar ook de vragen die in je team leven.

Kort gezegd: om je teamleden te helpen hun stressniveau tijdens het thuiswerken onder controle te houden, moet je steeds waakzaam zijn en met ieder teamlid een persoonlijke relatie opbouwen of onderhouden. Gelukkig sta je als inkoopverantwoordelijke niet alleen voor deze nieuwe uitdaging: je kunt rekenen op de relaties en dynamiek die al deel uitmaken van je team.

De psychologische steun die je als inkoopverantwoordelijke kunt bieden, is belangrijker dan ooit omdat de verwachtingen voor de inkoopafdeling erg hoog liggen. De rol van het inkoopteam is cruciaal om bedrijven weer overeind te trekken. Dat blijkt bijvoorbeeld uit ons artikel Inkoopafdeling: Drie voorwaarden om de heropleving van de activiteit in de tweede helft van het jaar te versterken

Moet je je medewerkers een thuiswerkvergoeding geven?

Posted on by Manutan

Ambtenaren krijgen sowieso compensatie

In september werd bekend dat rijksambtenaren eenmalig 363 euro ter compensatie krijgen voor het thuiswerken. Ook wordt nu bekeken of in andere cao’s een mogelijke thuiswerkvergoeding komt, waarbij niet alleen eventuele materiaalkosten worden vergoed, maar ook bijvoorbeeld het extra energieverbruik. Natuurlijk kon je ook al voor de coronacrisis bij veel bedrijven thuiswerken, maar je hebt volgens de Wet flexibel werken geen recht hierop en ook geen vaste vergoeding. Wel kun je afspraken maken over structureel thuiswerken en een eventuele vergoeding voor bepaalde onkosten. Zoals voor verwarming, ergonomisch meubilair, computeraccessoires en kantoormateriaal.

Het Nibud berekende dat je bij een 40-urige werkweek gemiddeld 2 euro per dag extra kosten maakt tijdens het thuiswerken. Daarop is de eenmalige compensatie voor rijksambtenaren gebaseerd. Behalve de thuiswerkvergoeding krijgen de ambtenaren ook een loonsverhoging van 0,7 procent, al komt hun vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer per 1 oktober te vervallen.

Nu vooral thuiswerken? Overweeg een maandelijkse thuiswerkvergoeding

Als werkgever ben je tegelijk volgens de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk voor een goede en veilige thuiswerkplek voor je medewerkers. Sommige bedrijven in Nederland werken daarom al met een structurele thuiswerkbijdrage.

Het internationale accountantsbedrijf PricewaterhouseCoopers bijvoorbeeld hanteert een maandelijkse onkostenvergoeding en vergoedt deels het internetabonnement van thuiswerkers. In het begin van de corona-uitbraak gaven ze ook een ‘well-being’-budget van 750 euro, bijvoorbeeld voor advies van een online fysiotherapeut of workshop over werkstress en thuiswerken.

Onbelaste vergoedingen voor thuiswerk

Alle voorzieningen die je medewerkers nodig hebben om thuis hun werk te kunnen doen, kun je als werkgever onbelast vergoeden. Deze vergoeding voor bijvoorbeeld een computer of laptop, telefoon, scanner of tweede scherm moet je dan wel aanwijzen als eindheffingsloon in de werkkostenregeling. De Belastingdienst heeft de vrije ruimte daarbinnen voor 2020 eenmalig verhoogd. Ook de thuiswerkvergoeding voor rijksambtenaren wordt ten laste van de vrije ruimte gebracht. Natuurlijk moeten je medewerkers dan wel de gemaakte kosten kunnen aantonen.

Een thuiskantoor inrichten bij je medewerkers? Manutan helpt!

Bekijk ons volledige assortiment ergonomische hulpmiddelen op onze overzichtspagina thuiswerk of lees onze blog voor meer inspiratie. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met onze helpdesk. Wist je trouwens dat onze medewerkers ook langskomen om thuiskantoren in te richten?

Handen wassen: een betere hygiëne op het werk

Posted on by Bianca Blom

Desinfecterende handgel of antibacteriële zeep?

Antibacteriële handzeep en desinfecterende handgel worden vaak verward, maar hun werking verschilt wel degelijk:

  • Als je je handen wast met antibacteriële handzeep, bij voorkeur uit een automatische zeepdispenser, verwijder je het vuil van je handen en de meeste van de zogenaamde ‘tijdelijke huidflora’. Dit zijn micro-organismen die op je huid zijn beland na contact met andere mensen of voorwerpen, en die virussen kunnen overbrengen of ziektes kunnen veroorzaken.
  • Als je je handen desinfecteert met handgel waarvan het alcoholpercentage minstens 70% is, dood je ook de meerderheid van de micro-organismen op je huid. Desinfecterende handgels zijn heel efficiënt voor het doden van ziekteverwekkers, maar ze reinigen je handen niet. Heb je vuile handen, dan blijven water en zeep nodig.

Als je de wasinstructies keurig uitvoert (en daar komen we meteen op terug), kun je met je handen wassen of je handen desinfecteren even goed het risico op infecties verminderen. Desinfectie met alcohol heeft wel een aantal praktische voordelen. Het gaat sneller en je hebt er geen wastafel voor nodig. Kies je voor zeep, dan is het belangrijk te weten hoe vuil je handen zijn. Zo is industriële zeep met microkorrels de beste keuze als je handen enorm vuil of vet zijn.

Instructies handen wassen

Handen wassen kan toch iedereen? Je doet het tenslotte meerdere keren per dag. Maar wil je je handen écht goed schoonmaken, dan volg je het beste deze vijf stappen:

  1. Houd je handen onder stromend water om ze nat te maken.
  2. Zeep ze in en wrijf ze gedurende tenminste twintig seconden grondig over elkaar. (Als je ‘Happy Birthday’ uitzingt, weet je dat je wasbeurt lang genoeg duurde.)
  3. Zorg dat je zeep over je hele hand hebt gewreven, ook tussen je vingers, op je handpalm en aan je nagelriemen.
  4. Spoel je handen grondig af, liefst met lauw water om de laatste restjes vuil te verwijderen.
  5. Droog je handen met een papieren handdoekje. Hoe droger je handen, hoe minder kans bacteriën en virussen krijgen om te overleven.

Instructies handen desinfecteren

Ook als je je handen wil desinfecteren, moet je een aantal stappen volgen:

  1. Breng minimaal drie milliliter handalcohol op droge handen aan. Die hoeveelheid komt ongeveer overeen met één pompje uit de dispenser.
  2. Verspreid de handgel goed over je handen (vergeet niet je vingertoppen, duimen en de huid tussen de vingers), en neem ook je polsen en onderarmen mee.
  3. Wrijf je handen ongeveer dertig seconden lang zorgvuldig over elkaar tot ze droog zijn.

Wij helpen je graag

Op onze blog lees je meer over een gezonde en hygiënische werkplek. Zit je met vragen? Neem dan contact met ons op, of bekijk ons ruime assortiment producten voor handhygiëne in onze webshop.

Bureaustoel onderhoud voor een lange levensduur!

Posted on by Bianca Blom

Let bij het bepalen van een juiste bureaustoel niet alleen op zitcomfort en instelopties, maar ook op de slijtvastheid en reinigbaarheid van het materiaal van je bureaustoel. Door een sterke stof en het juiste bureaustoel onderhoud, zit je langer en met meer plezier op je bureaustoel.

Slijtvastheid bureaustoel

De meeste kantoorstoelen in gebruik, zijn stoffen uitvoeringen welke getest zijn op slijtvastheid. In Europa wordt de Martindale test het meest gebruikt.

Martindale is een slijtageapparaat voor textiel, die aangeeft hoeveel toeren er gemaakt zijn voordat maximaal drie draden van een weefsel zijn gebroken of een andere zichtbare uitval van de stof zich openbaart.

Als kantoorstoel is een standaardstof vanaf 20.000 toeren goed te gebruiken (deze is vergelijkbaar met intens woongebruik).
Als je een bureaustoel voor zeer intensief gebruik nodig hebt, is een sterke stof vanaf 60.000 toeren aan te raden.

Kortom: hoe hoger het aantal toeren, hoe sterker de stof.

Reinigbaarheid van een bureaustoel

Bijna de helft van alle medewerkers luncht gemiddeld 2x per week op de werkplek, waardoor ook de kantoorstoel een bron van bacteriën vormt. Je verhoogt de hygiëne op de werkplek als je ook regelmatig je bureaustoel van een reinigingsbeurt voorziet.

Tips voor het reinigen van je stoffen bureaustoel:
• Stofzuig regelmatig je bureaustoel
• Probeer reinigingsmiddelen eerst uit op onopvallende plaats
• Reinig vlekken met een schone, goed absorberende witte doek (bij voorkeur katoen)
• Dep bij het reinigen van de vlek, niet wrijven!
• Reinig van buiten naar binnen om kringvorming te vermijden

Let op!!!
Bureaustoelen die voldoen aan ‘verbeterd brandgedrag’ (EN 1021-1, EN 1021-2, brandklasse M1) kunnen bij het reinigen van deze stoelen met alleen al water, de brandvertraging verminderen.

Lederen bureaustoelen zijn goed te reinigen, maar zijn minder luchtdoorlatend. Vandaar dat voor 24-uurs stoelen vaak toch een stoffen uitvoering wordt gekozen.

Wil je meer weten over het onderhoud van bureaustoelen? Dan kun je natuurlijk ook de Helpdesk van Manutan bellen. Zij weten er alles van en helpen je graag verder.

Thuiskantoor inrichten? Manutan gaat langs bij je werknemers!

Posted on by Manutan

Manutan wil zowel de werkgever als de medewerker helpen met deze uitdaging. Wij komen daarom het thuiskantoor inrichten van je medewerkers! Zo zorg jij als werkgever voor een veilige en gezonde werkplek voor je medewerkers – en voldoe je aan je wettelijke verantwoordelijkheid.

Compleet ontzorgd

Dat een goed ingerichte, ergonomische werkplek de productiviteit en het welzijn van je medewerkers bevordert, is algemeen bekend. Onze service voor thuiskantoren levert nog meer concrete voordelen op, want je wordt compleet ontzorgd, alles wordt geleverd aan het thuisadres en je krijgt alle kosten op één factuur.

Je medewerker maakt een keuze uit onze  productenselectie voor de perfecte thuiswerkplek op onze website. Vervolgens komen wij zijn of haar thuiswerkplek inrichten. Of het nu gaat om ergonomische bureaustoelen, tafels of verlichting: je kunt op ons rekenen. Geen idee welke meubels en hulpmiddelen je medewerkers precies nodig hebben? Onze experts adviseren je graag.

Volumekortingen mogelijk

Al leveren en installeren we onze producten op verschillende adressen: jij krijgt slechts één factuur, en ook volumekortingen behoren tot de mogelijkheden. Je investering is aftrekbaar van de belastingen. Bovendien kun je de reiskostenvergoeding voor de thuiswerkers vervangen en hen in ruil een zo compleet mogelijk, gegarandeerd ergonomisch thuiskantoor aanbieden. Een mooie langetermijnoplossing!

Thuiskantoor inrichten, mét advies

Wil je Manutan het thuiskantoor laten inrichten van je medewerkers? Kijk dan snel op onze website. Heb je nog vragen over onze service? Of hebben je teamleden hulp nodig bij het kiezen van kantoormeubilair of -accessoires? Mail ons offerteteam via offerteteam@manutan.nl of bel hen op het nummer 030-229 61 11. We helpen je graag!