Manutan blog

Hoe kan Business Intelligence (BI) de inkoopafdeling helpen?

Posted on by Manutan

Wat is Business Intelligence?

Business Intelligence is een proces waarbij interne en externe gegevens, al dan niet gestructureerd, worden verzameld en verwerkt voor analysedoeleinden. Gebruikers kunnen de informatie op verschillende manieren weergeven in rapporten, in dashboards of via datavisualisatie. Deze informatie is gebaseerd op realtimefeiten en helpt de besluitvormers van een bedrijf om gericht en sneller betere beslissingen te nemen.

Deze tools zijn vandaag onmisbaar geworden om een totaalbeeld te krijgen van het bedrijf en de belangrijkste indicatoren op het gebied van prestaties en metingen te monitoren.

BI, een troef voor de inkoopafdeling

Dankzij Business Intelligence beschikt de inkoopafdeling over beknopte, relevante en nauwkeurige gegevens, of het nu gaat om de bedrijfsuitgaven, een overzicht van de leveranciers enz. Dit omvat bijvoorbeeld de werkelijke en verwachte omzet, de geschiedenis van contacten en geschillen, de bedongen tarieven, informatie over hoe de contracten zijn georganiseerd enz.

Ze kan deze ruwe gegevens dus zeer snel visualiseren en uit het systeem halen. Niet alleen om ze begrijpelijk en toegankelijk te maken voor iedereen, ook om weloverwogen beslissingen te nemen. Met dank aan deze tool gaat de communicatie van de inkoopafdeling er beslist op vooruit. Op basis van feiten en cijfers kan ze beter samenwerken met andere afdelingen, met name de financiële afdeling, en kan ze ook haar strategische positie binnen het bedrijf bepalen.

De obstakels voor BI

Dit soort technologie inzetten loopt niet altijd van een leien dakje. We zien twee grote obstakels:

  • Aanvankelijk was de technologie achter BI complex en had een bedrijf gespecialiseerd personeel nodig om ze te gebruiken. Denk maar aan analisten, architecten of BI-ontwikkelaars. Maar de oplossingen van vandaag zijn gemaakt op maat van andere werknemers, zoals managers en operationele medewerkers. Ze zijn gebruiksvriendelijk en bieden de mogelijkheid om de managementtools te personaliseren. Dit komt dan neer op ‘selfservice BI’.
  • Daarnaast kunnen de kwaliteit, de betrouwbaarheid en het nut van de gegevens een nieuwe barrière vormen. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij bedrijven waar het aanmaken van leveranciers niet centraal plaatsvindt of wordt gevalideerd door de inkoopdirectie. Het is dan ook een goed idee om de datawarehouses (waar de gegevens worden opgeslagen) goed te organiseren voor er informatie kan worden uitgehaald.

Vandaag maakt het tijdperk van Big Data plaats voor dat van Smart Data. Business Intelligence-programma’s bieden nu nog meer mogelijkheden door de integratie van geavanceerde analytische tools, data of text mining enz. De inkoopafdeling krijgt een impuls door BI en moet een Purchasing Intelligence-aanpak hanteren om het bedrijf beter te laten presteren.

KPI: krijg inzicht in je inkoopindicatoren!

Posted on by Manutan

KPI: veel meer dan een indicator

Vandaag de dag beschikt de inkoopafdeling over digitale oplossingen om de steeds groter wordende massa gegevens te verzamelen en te verwerken. Deze ‘slimme’ en traceerbare gegevens worden ‘indicatoren’ of statistieken genoemd.

Ze zijn waardevol omdat ze objectieve situaties meten, zoals het aantal leveranciers of het aankoopvolume per categorie. Maar deze indicatoren zijn geen kritieke prestatie-indicatoren of KPI’s.

Waarom? Omdat ze de situatie wel meten, maar niet evalueren. Als een waarde niet aan een doelstelling gekoppeld wordt, is het onmogelijk om vast te stellen of de evolutie van deze waarde een voordeel of net een nadeel voor het bedrijf betekent. Bij gewone indicatoren ontbreekt er dus iets cruciaals: de link met een strategisch doel. Ze hebben geen context.

Een KPI is daarentegen een indicator die de afstand tussen een waarde en een vastgelegd doel meet. KPI’s tonen niet alleen de resultaten zelf aan, maar ook de manier waarop de prestaties evolueren.

De roadmap als vertrekpunt voor KPI’s

Beeld je in dat je bedrijf in een prijzenoorlog verzeild raakt en de kostprijzen zoveel mogelijk wil beperken. In zo’n situatie is het goed mogelijk dat de inkoopafdeling een prioritaire doelstelling opgelegd krijgt: de kosten verminderen.

Een beproefde manier om dat te doen, is aankopen groeperen. We kunnen dus veronderstellen dat het inkoopteam in het aantal leveranciers zou snoeien om dit doel te bereiken. In deze situatie is het aantal leveranciers dus een KPI: als deze waarde afneemt, geeft dit aan dat de inkoopafdeling goed presteert.   

Beeld je nu in dat het bedrijf eerder de risico’s wil inperken dan de kosten drukken. Door de toeleveringsproblemen die de pandemie heeft veroorzaakt, is het logisch dat de inkoopafdeling dan net het tegenovergestelde doel nastreeft: meer leveranciers zoeken. Ook in dit geval is het aantal leveranciers een KPI: als deze waarde stijgt, geeft dit aan dat de inkoopafdeling het goed doet.

Het aantal leveranciers op zich is een indicator. Maar als dit cijfer wordt vergeleken met een prioritaire strategische doelstelling, wordt het een KPI.

Drie voorbeelden van inkoop-KPI’s

ROI van de inkoopafdeling

Op het eerste gezicht worden besparingen dankzij inkooponderhandelingen vaak beschouwd als een indicator die aangeeft dat het team efficiënt werkt. Maar er ontbreekt iets belangrijks: deze indicator houdt geen rekening met de eventuele kosten voor de tegenprestaties die aan de leveranciers beloofd zijn (denk aan de kwaliteit, risico’s …).

Daarom kijk je beter naar de ROI van de inkoopafdeling. Deze KPI geeft namelijk de balans weer tussen de verkregen prijsverlagingen en de inspanningen die het bedrijf in ruil moet leveren:

  • Directe kosten van de tegenprestaties: aanpassing van de logistieke voorwaarden, aanpassing van de financiële voorwaarden;
  • Indirecte kosten van de tegenprestaties: de tijd die in de onderhandelingen is gekropen, een mogelijke afname van het innovatievermogen.

Gemiddeld contractuitvoeringspercentage

Traditioneel wordt het percentage leveranciers onder contract als een indicator gebruikt. Maar als je in plaats daarvan naar het gemiddelde uitvoeringspercentage van deze contracten kijkt, meet je niet de beloofde, maar de werkelijke situatie. Dat verschil biedt je een belangrijk voordeel.

Een ondertekend contract dat niet wordt nageleefd, is namelijk niet veel nuttiger dan helemaal geen contract. Daarom is het beter om te meten welke resultaten de inkoopafdeling boekt door zich strikt aan de verbintenissen te houden.

Deze KPI wordt opgesteld op basis van de werkelijke meerwaarde voor het bedrijf, met name het respect voor:

  • De prijs
  • De service
  • De kwaliteit

Percentage aankopen onder contract

Met name op het vlak van indirecte aankopen zijn de gewoonten binnen bedrijven vaak erg moeilijk om te gooien. Ze sluiten contracten om voor een bepaalde termijn een hoger niveau aan service, kwaliteit en beschikbaarheid te garanderen, maar die contracten worden niet altijd nageleefd. Dat is nadelig voor het hele ecosysteem:

  • De zakelijke klant krijgt de overeengekomen voordelen niet.
  • Bij de leveranciers onder contract wordt niet het gehoopte volume besteld.

Daarom is een KPI die gebaseerd is op het percentage uitgaven voor niet-contractuele aankopen waarvoor een contractueel alternatief bestaat, nuttig voor alle stakeholders.

Niet alleen de inkoopafdeling, maar ook de andere afdelingen moeten waakzaam zijn op dit vlak. Uit bepaalde KPI’s, zoals het percentage aankopen onder contract gedurende een bepaalde tijd, kan het bedrijf een verbeteringstraject afleiden dat meerdere afdelingen overkoepelt.     

Kort gezegd: KPI’s formeel vastleggen is cruciaal als je wilt bepalen welke resultaten de inkoopafdeling moet boeken. Met andere woorden: in een bos vol beschikbare indicatoren moet je het bospad volgen om de bomen te vinden die nuttig zijn als KPI. Op deze manier tonen KPI’s de strategische maturiteit aan die de inkoopafdeling heeft bereikt.

Het COVID-vaccinatieproces efficiënt en veilig laten verlopen

Posted on by Manutan

De uitdagingen van het vaccinatieproces

Aan het vaccinatieproces zijn een aantal unieke uitdagingen verbonden, die om specifieke voorbereidingen vragen. Ten eerste komt een grote groep (vaak kwetsbare mensen) bij elkaar, en dat vraagt om een goede begeleiding. Er zijn wachtrijen om rekening mee te houden, je moet erover waken dat mensen minstens anderhalve meter afstand houden, dat ze weten wat ze moeten doen, en dat er een goede doorstroom van personen is tijdens het hele vaccinatieproces.

Je moet ook zorgen voor verschillende zones, zoals wachtruimtes, ruimtes waar de inentingen worden toegediend en ruimtes waar gevaccineerden een tijdje kunnen blijven om te checken op eventuele bijwerkingen.

Verder heb je de logistieke uitdagingen bij het bewaren van het vaccin. Zo zijn bepaalde vaccins in ontdooide toestand slechts 5 dagen bruikbaar. Daarvoor moeten ze bewaard worden in een koelkast met temperaturen tussen de 2 en 8 graden. Eenmaal buiten de koelkast moeten ze binnen 2 uur worden toegediend.

Voor elke vaccinatie is veel materiaal nodig, zoals naalden, flacons, beschermend materiaal voor het medisch personeel dat de vaccins toedient, … Na gebruik moet je dit afval veilig verwerken. Hoe ga jij dit aanpakken?

Reken op Manutan!

Reken gerust op Manutan voor alle niet-medische benodigdheden. We helpen je graag om alle logistieke aspecten tot in de puntjes te verzorgen.

1.     Mensenstromen in goede banen leiden

Ten eerste kun je bij ons terecht voor alle benodigdheden om mensenstromen in goede banen te leiden:

2.     Hygiënische omstandigheden waarborgen

Handhygiëne blijft cruciaal. Zet daarom op goed zichtbare plaatsen de nodige desinfectiezuilen neer en zorg voor voldoende (afgesloten!) vuilnisbakken om bijvoorbeeld papieren zakdoekjes weg te gooien. De exemplaren met een touchless deksel of pedaal zijn het meest geschikt om besmetting te voorkomen. Daarnaast mag beschermend materiaal voor het medisch personeel natuurlijk niet ontbreken. Denk aan een beschermend pak zoals een wegwerpoverall of een overjas; mondmaskers en/of een gezichtsscherm en handschoenen.

3.     De zones efficiënt inrichten

Verder moet je niet alleen de verschillende zones in het vaccinatiecentrum goed aanduiden en afbakenen, maar ook inrichten. Daarvoor heb je onder meer het volgende nodig:

Zijn er ook buiten enkele zones nodig? Zorg dan voor beschutting en afscheiding met tenten.

4.     Vaccins bewaren en transporteren

Bij de tijdelijke opslag van vaccins volg je uiteraard de HACCP-regels en gebruik je de juiste hulpmiddelen, zoals:

Om de vaccins veilig en snel intern te transporteren van de koeling naar de vaccinatiezone heb je dan weer plateauwagens en/of steekwagens nodig.

5.     De benodigdheden voor inenten voorzien

Naast de vaccins mogen de benodigdheden voor het inenten zelf niet ontbreken. Hiervoor moet je het volgende voorzien:

6.     Afval veilig weggooien

De laatste stap is zorgvuldig voorbereiden hoe je het afval dat ontstaat veilig kunt weggooien en zo kruisbesmetting kunt voorkomen. We sommen op hoe je de verschillende afvalstromen kunt scheiden – om vervolgens te laten inzamelen door een erkende particuliere inzamelaar.

  • Naalden en spuiten met vaste naald: in naaldcontainers (niet verkrijgbaar bij Manutan).
  • Lege flacons, spuiten met restvloeistof, …: in containers voor RMA (risicohoudend medisch afval; niet verkrijgbaar bij Manutan).
  • Gebruikte wattenbolletjes, pleisters en ander gevaarlijk (want met infectierisico) ‘afval van gezondheidszorg bij mens’: in containers of afvalzakken voor RMA (risicohoudend medisch afval; niet verkrijgbaar bij Manutan).
  • Lege spuiten zonder naald, naaldbeschermers, …: in niet RMA-afvalcontainers, afvalzakken en vuilnisbakken met touchless deksel of een pedaal.
  • Bijsluiters, kartonnen verpakkingen: in een afvalbak voor papier- en kartonafval.

Manutan helpt

Of je nu een kleinschalige of grote priklocatie opzet: Manutan staat je bij, zodat het vaccinatieproces veilig, snel en goed georganiseerd kan verlopen. Bewegwijzering, signalering en meubilair nodig? Wij hebben de nodige producten op voorraad en kunnen direct leveren. In onze speciale webshop en op de vaccinatie-overzichtspagina ontdek je alle coronahulpmiddelen die van pas kunnen komen. Vind je niet wat je zoekt of heb je extra informatie nodig? De helpdesk van Manutan staat voor je klaar.

Wil je de complete inrichting van de vaccinatielocatie aan ons toevertrouwen? Onze specialisten ontwerpen de routing en adviseren je over materialen en meubilair – van linten en preventieschermen tot en met tafels en stoelen. Neem contact op met onze projectendienst via offerteteam@manutan.nl of 030-229 61 11 (toets 2). We zoeken samen naar de juiste producten.

Hoe stuur je als inkoper de tevredenheid van je interne klanten?

Posted on by Manutan

Meer slagkracht voor een bedrijf dankzij tevreden interne klanten 

De tevredenheid van interne klanten staat centraal in de uitdagingen van de inkoopafdelingen en dat geldt des te meer als het gaat om indirecte aankopen. Tenslotte hebben de aankopen, en meer specifiek dit type aankopen, betrekking op alle medewerkers van een bedrijf. Ze dragen rechtstreeks bij aan hun levenskwaliteit op het werk, maar ook aan hun gezondheid, veiligheid en prestaties.

In een ideale wereld kan er een opwaartse spiraal tot stand komen: interne klanten die tevreden zijn over hun inkoopervaring, leven de inkoopprocessen en -procedures beter na. Daardoor kan de inkoopafdeling haar strategie beter sturen en haar doelstellingen bereiken, en neemt de concurrentiekracht voor het hele bedrijf toe.

Maar de weg is lang om tot die ideale situatie te komen. Gebrekkige communicatie en misverstanden zijn schering en inslag in de bedrijfswereld, en de relaties tussen de inkoopafdeling en interne klanten vormen daarop geen uitzondering.

Stap 1: KPI’s identificeren en meten

Het gezegde luidt: “Je kunt alleen verbeteren wat je kunt meten.” Om hun interne klanten tevreden te houden, moeten de inkoopafdelingen dus eerst de belangrijkste prestatie-indicatoren definiëren en meten. Deze kunnen verband houden met de inkoopervaring van de gebruikers (de responstijd, het aantal voorgestelde aanbiedingen …), maar ook met de strategie van het bedrijf (het aantal lokale leveranciers, het aantal milieuvriendelijke producten …).

Om deze indicatoren te evalueren, adviseren de meeste experts die Décision Achats heeft bevraagd om eenmaal per jaar en/of op het einde van een project een tevredenheidsenquête te houden. Enkele goede praktijken die we moeten onthouden:

  • Test een eerste versie van deze tevredenheidsenquête in een selecte groep met medewerkers van verschillende afdelingen en stuur ze dan pas naar alle interne klanten.
  • Licht de tevredenheidsenquête indien mogelijk persoonlijk toe om verbondenheid te creëren.
  • Laat het inkoopteam tegelijk een zelfevaluatie uitvoeren om eventuele afwijkingen vast te stellen.

Om collega’s niet te (veel te) storen, kan de inkoopafdeling hun tevredenheid ook meten aan de hand van andere indicatoren. Denk maar aan het aantal projecten waarbij de inkoopteams upstream betrokken zijn, het aantal ontvangen aanvragen, …

Stap 2: communiceren!

Om deze aanpak te doen slagen, moeten inkoopafdelingen vooral helder en voldoende communiceren – zowel met hun interne klanten als met hun eigen teams.

Zeker bij een tevredenheidsenquête moet je de doelstellingen goed toelichten en aantonen hoe alle belanghebbenden er voordeel uit kunnen halen. Alleen zo kun je ze warm maken voor het project en ze echt mobiliseren. Nadat de resultaten zijn geanalyseerd en de verbeterpunten en het actieplan duidelijk zijn vastgesteld, is het opnieuw belangrijk om de deelnemers en de inkoopteams te informeren. Dit zal de eerste groep aanmoedigen om in de toekomst opnieuw deel te nemen en de inkoopteams aansporen om bij te sturen waar nodig om de situatie te verbeteren.

Tot slot zijn de tevredenheid van interne klanten meten en kiezen voor een proces van continue verbetering een eerste stap voor de inkoopafdeling om zich te profileren als een echte businesspartner. In een volgende stap moet je een vertrouwensrelatie en samenwerking opbouwen tussen de inkoopafdelingen en de andere businesslines.

Hoe bepaal je de waarde van een leverancier?

Posted on by Manutan

Een degelijke en betrouwbare service: cruciaal in de band met je leverancier

Als een trein vertraging heeft, klagen veel mensen. Rijdt hij stipt op tijd? Dan hoor je niemand. Met een leverancier die jullie contract altijd en bij elke levering tot op de letter naleeft gaat het net zo. Het risico bestaat namelijk dat je deze partner vanzelfsprekend gaat vinden en dat je de waarde van jullie band uit het oog verliest. Paradoxaal genoeg geldt dit nog meer voor partnerschappen die al lang bestaan en waarover de inkoopafdeling nooit iemand hoort praten.

Als je dus nadenkt over de waarde die je op de band met een leverancier zou plakken, moet je ook stilstaan bij de regelmaat en de kwaliteit van de service.

Deze waarde is de som van drie elementen:

  • de inzet van de teams van de leverancier en de band met je eigen teams in de toeleveringsketen;
  • de parallelle evolutie van de bedrijven: naarmate je meer van de leverancier vraagt, groeit ook zijn capaciteit om aan je vraag tegemoet te komen, jaar na jaar;
  • het belang dat de leverancier zelf aan zijn band met jouw bedrijf hecht en de inspanningen die hij wil doen om jouw vertrouwen te verdienen.

Zoals je ziet, is een vlotte samenwerking die gegroeid is door steeds bij elkaar betrokken te zijn en samen geleidelijk aan kennis op te bouwen, het meer dan waard om rekening mee te houden.

Een inkoper die de clichés van zijn beroep al lang achter zich heeft gelaten, weet dat zo’n relatie van onschatbare waarde is omdat het geen moeite of energie kost om deze in stand te houden.

Solidariteit tijdens de crisis: de strategische waarde van de band met een leverancier

Sinds de uitbraak van de pandemie is er al veel over gepraat:  hoe goed een leverancier erin slaagt zijn commerciële relaties te onderhouden wanneer de verkoopcijfers dalen, is een mooi bewijs van zijn potentiële meerwaarde.

Wat hebben we opgemerkt?

  • De leveringen van te kwetsbare, te verre of slecht georganiseerde leveranciers zijn sterk verminderd of noodgedwongen stopgezet.
  • Commerciële relaties werden vrijwillig door leveranciers verbroken, zodat ze zich beter konden richten op hun leveringen aan andere klanten.
  • De bevoorrading door leveranciers die slecht geplaatst zijn in de waardeketen, is sterk verminderd op het vlak van kwaliteit en/of kwantiteit.

Daarom is een leverancier die de hoeveelheid, kwaliteit en service van de contractuele leveringen op peil kan houden, ongelooflijk veel waard. Bedrijven die de eerste schok wisten te overleven en zich achteraf weer herstelden, hebben dat grotendeels te danken aan de kwaliteit van hun partners.

Anders gezegd: als je op enkele degelijke partners kunt vertrouwen wanneer de inkoopafdeling en de rest van de onderneming het moeilijk hebben, sta je er goed voor. Dat geldt nog meer als die band niet alleen stevig, maar ook soepel is. Met andere woorden: als de leverancier de ‘schok’ mee kan opvangen door de geleverde hoeveelheden te verminderen tijdens een onzekere periode, of net te verhogen als de vraag plots stijgt.

De mogelijkheid om innovatieve ideeën te delen: een opkomende waarde in de band met leveranciers

Het derde element dat je bij een leverancier moet evalueren, is gebaseerd op het toekomstperspectief dat waardecreërende inkopers nastreven. De innovatieve producten en diensten die een bedrijf biedt, zijn vaak gestoeld op de innovatiekracht van het inkoopteam en de baanbrekende ideeën van leveranciers.

Daarom is de waarde van vertrouwen, co-ontwikkeling en gezamenlijk innoveren een belangrijk punt waarmee je rekening moet houden als je de inkoopkosten moet evalueren.

De tijd die je spendeert aan het delen van informatie, het synchroniseren van digitale gegevensuitwisselingssystemen en het opbouwen van innovatieve werkgroepen is een aanzienlijke investering voor de medewerkers van beide ondernemingen. Stel je voor dat je vanaf nul zou moeten beginnen met een nieuwe partner … Zo’n beslissing moet je dus steeds weloverwogen nemen.

Zoals je ziet, vertegenwoordigt de eenheidsprijs van de producten slechts een deel van de totale eigendomskosten. Het is niet altijd gemakkelijk om de financiële of algemene directie ervan te overtuigen dat het de moeite loont om de relatie met een op het eerste gezicht dure leverancier in stand te houden, maar die inspanningen worden uiteindelijk beloond met een slimme investering in een waardevolle partner

Koopwijzer: verzenddozen en verpakkingsmateriaal voor je pakketten

Posted on by Manutan

Het beste verpakkingsmateriaal voor jouw product

Bij de keuze voor het juiste verpakkingsmateriaal spelen drie criteria een belangrijke rol:

  • De aardvan het product dat je wil verzenden: gaat het om platte of opgerolde items of documenten? Ga je multimedia met de post versturen, of misschien hele grote voorwerpen?
  • De kwetsbaarheidvan je product: het is vanzelfsprekend dat je breekbare producten of producten die gevoelig zijn voor krassen en stoten extra zorgvuldig verpakt.
  • Budget: sommige verzendmaterialen zijn bijzonder voordelig, zoals standaard dozen van enkellaags of dubbellaags golfkarton.

Nu je weet waarop je moet letten, ben je wellicht benieuwd naar de opties …

Verschillende soorten verpakkingsmateriaal

Voor het verzenden van pakketten denk je misschien meteen aan verzenddozen. Hoewel die inderdaad enorm populair zijn, bestaan er nog talloze andere mogelijkheden die je kunt overwegen. Want een USB-stick hoef je natuurlijk niet in een grote doos te versturen.

1.     Documenten verzenden

Om documenten te verzenden, zoals brochures, catalogi, dossiers en boeken, heb je in essentie drie opties. Je kunt kiezen voor verzenddozen, die een maximale bescherming bieden, eenvoudig te vouwen zijn én dankzij hun diverse afmetingen prima af te stemmen zijn op je product. Er bestaan bijvoorbeeld platte verzenddozen (in het zogenaamde boekformaat). We gaan hieronder dieper in op de verschillende soorten verzenddozen. Daarnaast zijn enveloppen of hoezen van karton ideaal voor platte documenten zoals een dunne brochure of catalogus. De extra sterke varianten zijn het beste voor standaard verzendingen.

2.     Opgerolde documenten verzenden

Opgerolde documenten zijn een klasse apart. Posters, tekeneningen en foto’s verstuur je het beste in een klassieke ronde verzendkoker die je afsluit met een plastic dop. Met zo’n verzendkoker ben je goedkoop uit. Trapeziumvorminge verzendkokers hebben dan weer als voordeel dat ze vaak nog door de brievenbus kunnen en dat scheelt weer verzendkosten. Je sluit ze met een lipje.

3.     Multimedia verzenden

Moet je cd-roms, cd’s, dvd’s, cassettes, UBS-sticks of andere multimedia opsturen? Of kleine spullen? Dan zijn luchtkussenenveloppen of enveloppen met noppenfolie je beste optie. Een verzenddoos van karton heeft dan weer als voordeel dat je product in een bijzonder stijve (en dus veilige) verpakking zit, terwijl verzenddozen met schuimrubber diezelfde veiligheid garanderen dankzij hun beschermende voering.

4.     Grote stukken verzenden

Tot slot zijn kartonnen dozen de slimste keuze voor de verzending van grote stukken zoals uit de kluiten gewassen cadeaus, industriële producten, flessen, digitale apparatuur, en ga zo maar door. Met een postdoos zit je safe, omdat zo’n doos ultrasterk is. Uit het grote aanbod dozen kies je zelf welke sterkte je nodig hebt. Verhuisdozen heb je bijvoorbeeld met enkellaags, dubbellaags of drielaags golfkarton, en die opties heb je ook bij gewone kartonnen dozen.

Verzenddozen kopen … en sluiten met tape

Verzenddozen bieden een maximale bescherming en zijn verkrijgbaar in verschillende groottes. Via onze webshop kun je met eenvoudige schuifbalken aangeven welke doorsnede je doos moet hebben, welke breedte en welke hoogte. Ook de maximale belasting kun je aanduiden. Wil je het extra veilig houden, dan zijn dozen met beschermmateriaal, zoals de schuimrubberen voering waar we eerder over vertelden, een slimme zet.

Welke doos je ook kiest: het is natuurlijk ook belangrijk om ze ook goed te sluiten. Veilig verzenden gaat daarom samen met het gebruik van degelijke verpakkingstape. Wanneer je een zware zending in een sterke doos stopt en vervolgens slechte tape gebruikt, is het risico groot dat de tape loslaat en de lading beschadigd raakt. Andersom maakt een stevige tape van een lichtere doos een veiliger verpakkingsmateriaal.

Ergonomisch pakketten verzendklaar maken

Wil je tot slot op een ergonomische, comfortabele en efficiënte manier je pakketten verzendklaar kunnen maken? Dan heb je een inpaktafel nodig, die idealiter in hoogte verstelbaar is. Op onze blog sommen we alle aandachtspunten hierbij op!

Manutan helpt je je pakketten veilig bezorgen

Met deze koopwijzer heb je een goed beeld van wat er zoal komt kijken bij verzenddozen kopen. Ons volledige assortiment dozen, enveloppen en postpakketten vind je in onze webshop. Onze blog biedt dan weer veel inspiratie voor onder meer magazijninrichting, zodat je de bestellingen in een veilige en ergonomische omgeving kunt verpakken. Nog vragen? Neem gerust contact op met onze helpdesk. Onze medewerkers helpen je graag verder!

Acht tips om circulair inkopen te bevorderen

Posted on by Manutan

1) Formuleer duidelijke doelstellingen

Bepaal eerst duidelijke doelstellingen en voer dan pas je beleid inzake circulair inkopen door. Zo creëer je een algemeen kader, dat als referentie dient voor je inkoopteam én je leveranciers.

2) Werk stap voor stap

Het concept van circulair inkopen biedt een bijzonder brede waaier aan mogelijkheden. Ga dus stap voor stap te werk, met oog op je prioriteiten. Begin bijvoorbeeld met duurzame criteria toe te passen op je C-Class inkopen.

3) Verzorg je interne communicatie

Bij circulair inkopen gaat het er eigenlijk om dat de goederen en diensten die je inkoopt duurzaam zijn en dat je ze optimaal benut. Door met de verschillende diensten van je onderneming over deze aanpak te spreken, kun je de onderlinge behoeften op elkaar afstemmen en de levensduur van de betreffende producten/diensten verlengen. Bovendien is goed communiceren een must om de steun van je medewerkers te krijgen. Alleen dan heeft je nieuwe aanpak kans op slagen.

4) Sta stil bij je reële behoeften

Overleg met je interne klanten en bepaal hun reële functionele behoeften. Op die manier kun je hen een duurzamere oplossing voorstellen. Zo is het misschien mogelijk om een product beter aan zijn gebruik aan te passen, te huren in plaats van te kopen enz. Het gebruik van een product of dienst, dat staat centraal. Niet langer het bezit ervan.

5) Denk in termen van TCO

Een aanpak op basis van de ‘Total Cost of Ownership’ (totale eigendomskosten) bestaat eruit de volledige kostprijs van een product of dienst gedurende de volledige levenscyclus ervan te analyseren. Het gaat dus om meer dan de inkoopprijs alleen: ook de gebruikskosten, de beheerskosten en de onderhoudskosten zijn hiervan een optelsom. De inkoopafdeling moet in haar technische specificaties of selectiecriteria voor leveranciers ook vermelden wat met de producten of diensten gebeurt op het einde van hun levenscyclus.

6) Check de markt

Om je vraag af te stemmen op het beschikbare aanbod, kun je de markt checken aan de hand van:

  • een benchmark om de feedback van andere kopers te benutten, om hun goede praktijken te bestuderen en om meer te weten te komen over de risico’s en voordelen;
  • een sourcingplatform om een algemeen beeld van de marktactoren te krijgen en om de kwaliteit van de selectie en de toepassing van duurzame criteria te garanderen.

7) Herzie je contracten

Je beleid inzake circulair inkopen moet al in je koopaanvraag naar voren komen. Dit kan in de vorm van criteria, gerangschikt volgens technische specificaties (gebruikte materialen, aanwezigheid van gevaarlijke stoffen, beschikbaarheid van reserveonderdelen enz.) of specifieke diensten (bv. reparatie in geval van defect). Zo beschikken de leveranciers over alle nodige informatie om je de beste oplossingen voor te stellen en hun innovatievermogen optimaal te benutten.

8) Volg je voortgang op

Zo’n project kan alleen vlot verlopen als de inkoopafdeling een goed zicht heeft op de voortgang. Aan de hand van key performance indicators, kan de inkoopafdeling niet alleen nagaan of haar doelstellingen worden gehaald, maar ook de hoofdlijnen voor verbetering, de knelpunten enz. in kaart brengen.

Deze lijst met tips is uiteraard niet volledig. Wil je stilaan een beleid inzake circulair inkopen invoeren? Test deze tips dan eerst uit op een categorie van niet-strategische producten, zoals je C-Class inkopen. Breid vervolgens alleen de geslaagde circulaire acties uit dat specifieke segment uit naar de rest van je onderneming. Zo wordt het veel eenvoudiger om het circulaire karakter van je project te rationaliseren en te optimaliseren.

Wat is circulaire inkoop?

Posted on by Manutan

Wat is circulaire inkoop?

Circulaire inkoop is een aankoop die de principes van de circulaire economie toepast. Met andere woorden: een duurzame aankoop die de verspilling van hulpbronnen beperkt en een kleinere impact heeft op het milieu.

Je hebt het dus begrepen, bij circulaire inkoop wordt vaak gebroken met het lineaire model van ‘produceren, consumeren, weggooien’. Sterker nog, hier wordt de logica van de circulaire economie gevolgd, die ook wordt gedefinieerd als: “een economisch model dat tot doel heeft goederen en diensten op duurzame wijze te produceren waarbij het verbruik en de verspilling van hulpbronnen (grondstoffen, water, energie) en de productie van afval worden beperkt”.

De twee modellen van circulaire inkoop

Om de circulaire economie te bevorderen, beschikt een inkoper over twee opties. Hij kan:

  • Een circulair goed of een circulaire dienst verwerven
    De inkoper kan kiezen voor een product dat moduleerbaar, gerecycled of recyclebaar, ecologisch innovatief, ecologisch ontworpen, biogebaseerd of herstelbaar is met beschikbare onderdelen en dat een garantie heeft voor een bepaalde periode enz.
  • Kiezen voor een circulair contract
    De inkoper kan een contract ondertekenen voor het gebruik van een goed of dienst in plaats van voor het bezit ervan. Net zoals bij de functionele economie betaalt hij voor het gebruik of de prestaties. Maar dit kan ook andere vormen aannemen. Zo kan het contract stimuleren dat de leverancier het product aan het einde van de levenscyclus terugkoopt.

Circulaire inkopen beantwoorden niet alleen aan de wereldwijde uitdagingen van onze eeuw, ze bieden bedrijven verschillende voordelen zoals besparingen of een betrouwbare bevoorrading. En het aantal voorbeelden neemt steeds toe. Zo is er het geval van GSK, dat zijn jaarlijkse kosten met € 280.000 zag dalen toen het overschakelde van zuivere methylalcohol op gerecyclede alcohol.

Inkoopafdeling: Vijf reflexen in crisistijden

Posted on by Manutan

Reflex 1: onnodige uitgaven opsporen

Het bedrijf staat onder ongekende druk, met een vaak beperkte visibiliteit daarbovenop. Reden te meer om extra in te zetten op de beschikbaarheid van contanten en het vermogen om heel snel middelen vrij te maken.

In deze context, die niet alleen kwetsbaarheden blootlegt, maar ook kansen creëert, moet met name de inkoopafdeling de begroting veiligstellen door extra op zijn hoede te zijn voor verborgen kosten.

Noodaankopen, vereenvoudigde procedures of crisislogistiek, het zijn evenveel – en potentieel erg gevaarlijke – valkuilen.

De mensen van de inkoopafdeling moeten hun krachten bundelen om het aantal controles en voorzorgsmaatregelen op te drijven.

Reflex 2: blijven toezien op het principe van de correcte prijs

Een lawine aan veranderingen beïnvloedt de normale werking van de inkoopafdeling:

  • Vervanging van bepaalde vaste leveranciers voor wat de normale leveringen betreft
  • Referentiëring voor nieuwe producttypes als reactie op de evolutie van het economische bedrijfsmodel
  • Aanpassing van het bedrijf aan de sanitaire vereisten, met name voor telewerken

Hoe dan ook mag een noodgeval of innovatie nooit een excuus zijn om inkoopprijzen, betalingstermijnen of logistieke voorwaarden niet aan te vechten.

Een correcte en adequate SEO-aanpak is en blijft in tijden van crisis een gezonde reflex en een strategische must.

Reflex 3: inventarisatie van overmachtsclausules

De volatiele marktomstandigheden vereisen een maximale flexibiliteit aan de inkoopzijde. Bij langlopende leveringscontracten kan er sprake zijn van clausules die voorzien dat er, in bepaalde omstandigheden, aangepaste hoeveelheden kunnen worden geleverd.

Als derde reflex moet de inkoopafdeling in crisistijden contracten herbekijken op de rekbaarheid van de marges tussen de oorspronkelijke bestellingen en de daadwerkelijk geleverde hoeveelheden.

Uiteraard blijft een goede relatie met de meest strategische leveranciers een waardevolle troef in tijden van crisis. Dat mag geenszins beletten dat de inkoopafdeling de vrij onderhandelde clausules naar de letter toepast als deze gunstig uitvallen voor het bedrijf.

Reflex 4: de cyberveiligheid opvoeren

Onder druk van de situatie kent telewerken een hoge vlucht en dringen interne reorganisaties zich op. Geen ideale voedingsbodem voor validatie- en besluitvormingsprotocollen. Terzelfder tijd kent de computercriminaliteit een hoge vlucht.

Daarom is het een absolute must dat de inkoopafdeling de teamleden sensibiliseert over het belang van cybersecurity. De contractgegevens en strategische informatie over het ecosysteem van leveranciers vormen immers de grondslag waarmee het bedrijf kan differentiëren, innoveren en concurreren.

Reflex 5: blijven inzetten op digitale transformatie

De meeste inkooporganisaties hebben een programma voor digitale transformatie in de steigers staan. Voor een inkoopafdeling is dat immers een onontbeerlijke hefboom voor meer performantie.  Naast haar klassieke takenpakket krijgt de inkoopafdeling nog tal van andere prioriteiten voor de kiezen. Toch moeten de inspanningen voor het actualiseren van de digitale tools voor deze spelers top of mind blijven.

De digitalisering van de inkoopafdeling blijft in crisistijden belangrijker dan ooit:

  • Inspelen op de uitdagingen van vandaag, zoals het besparen van tijd bij het herzien van contractclausules of het beveiligen van telewerk.
  • De uitdagingen van morgen aangaan, zoals het assortiment van het bedrijf uitbreiden met nieuwe innovaties.

Tot besluit kunnen we stellen dat het aankweken van goede reflexen in crisistijden een combinatie is van het rigoureus toepassen van bestaande goede praktijken en vooruitziend optimaliseren, met het oog op de heropleving.

Virtueel kerstfeestje met de collega’s? Yes, you can!

Posted on by Manutan

Santa calling: virtueel kerstfeest … in gepaste outfit!

De kneepjes van het vak ‘videobellen’ hoeven we jou na deze maanden van thuiswerk al lang niet meer aan te leren. Wel kun je die videocalls nu een niveautje hoger tillen. Zorg bijvoorbeeld voor leuke kerstversiering op de achtergrond en spreek af om een mooie outfit aan te trekken voor het virtuele kerstfeestje. Ga voor chic of doe eens gek: een vrolijke kersttrui, een glanzend satijnen pak met elandprint of all the way verkleed als kerstboom. Een beetje gekheid is, nu misschien wel meer dan ooit, zeker goed. Dress to impress!

Betrek je medewerkers tijdens het virtuele kerstfeest

Als er iéts uit den boze is voor je virtuele kerstfeest, dan is het wel saai eenrichtingsverkeer. Met tientallen collega’s in één videocall een uur lang moeten luisteren naar enkele sprekers; er zijn leukere dingen. Werk je in teams? Laat de verschillende groepen iets kleins voorbereiden. Een quiz over het bedrijf, kerstliedjes zingen of elkaar rijmende nieuwjaarsbrieven voorlezen: voeg wat interactiviteit en creativiteit toe. Voel goed aan hoe de dynamiek tussen je collega’s en afdelingen is en probeer die in te schakelen om er een onvergetelijk moment van te maken. Op afstand werken betekent niet dat je afstandelijk hoef te zijn! Wist je dat er ook externe organisaties zijn die je kunt inschakelen voor de organisatie van je virtuele kerstfeestje? Klop eens aan bij eventbureaus die teambuildingsessies en incentives organiseren.

Jingle-bel: bezorg een geschenkje aan de deur van je medewerkers

Natuurlijk horen bij de eindejaarsperiode ook geschenken. Hoe pakte je organisatie dit de afgelopen jaren aan? Probeer die traditie vol te houden. Laat je pakjes leveren door een ingehuurd bedrijf of zoek vrijwilligers die kerstman willen spelen. Een kleine attentie waarmee je je medewerkers bedankt voor hun inspanningen in het afgelopen, bizarre jaar of een originele en persoonlijke kerstkaart: laat voelen dat je het meent. Of wat dacht je van een jaaroverzicht, waarin je leuke weetjes over collega’s verwerkt en hen een hart onder de riem steekt? Doe die extra inspanning – je medewerkers zullen dat appreciëren.

Praktische tips voor je virtuele kerstfeestje

Ook bij een virtueel kerstfeest komt wat organisatie kijken. Zorg dat je de videocall op tijd aankondigt en dat je medewerkers er ook écht tijd voor kunnen maken. Stuur dus tijdig die uitnodiging uit! Geef duidelijk aan wat kan en niet kan voor je organisatie. Mogen de collega’s een glaasje drinken achter hun computerscherm of wordt dat binnen de bedrijfscultuur niet gewaardeerd? Om dit duidelijk aan te geven, kun je ervoor kiezen om in je kerstpakket een drankje en versnapering te stoppen en dat tijdig te laten leveren. Zorg voor voldoende schouders onder het project. Maak duidelijke afspraken over wie wat doet en noteer tegelijk alles in een draaiboek. Zolang we samen tegen het virus moeten vechten, kan het alleen maar tijdswinst betekenen als je een handig stappenplan voor geslaagde virtuele collegialiteit meteen bij de hand hebt.

Een fiscaal aftrekbaar kerstfeestje

Een geschenk of kerstpakket krijgen is altijd leuk, dus ook je medewerkers gaan dit gebaar zeker waarderen. Als werkgever is zo’n uitgave tot een drempelbedrag van 227 euro (exclusief btw) meestal fiscaal aftrekbaar. Bovendien geldt hetzelfde drempelbedrag als je klanten een relatiegeschenk wilt sturen om ze te bedanken voor het afgelopen jaar.

Het Manutan-team wenst je een fijne ‘speciale’ eindejaarsperiode.

Veel plezier met je kerstfeestje!

Ergonomisch thuiswerken: wat heb je nodig?

Posted on by Manutan

De basis: bureau, stoel en verlichting

Ondertussen weet je al wel dat een ergonomische bureaustoel een absolute vereiste is om nek- en rugklachten te voorkomen. Die stoel moet je natuurlijk combineren met een goede zithouding. Zorg dat je bureau goed afgesteld staat: de ideale hoek tussen onderarm en bovenarm is niet groter dan 90°. Ook een voetensteun draagt bij aan een goede houding. Zet op je werktafel ten slotte een degelijke bureaulamp die je in hoogte kunt verstellen en zorg voor goede algemene verlichting in je werkruimte. Werken in een goed verlichte omgeving is minder vermoeiend voor je ogen.

Ergonomische computeraccessoires

Naast ergonomische meubels bestaan er veel ergonomische computerbenodigdheden. Een ergonomische muis of een toetsenbord met een zachte polssteun ontlasten je polsen. Een verstelbare computersteun zorgt er bovendien voor dat je je nek niet te veel belast tijdens het werken.

Beweeg genoeg

We weten al langer dat wie een kantoorbaan heeft veel te veel zit. Daarom is het belangrijk om voldoende te bewegen tijdens je thuiswerkdagen. Want ook de afstand tot het koffiezetapparaat is nu heel kort geworden, toch? Enkele tips: telefoneren doe je staand of terwijl je rondloopt, ga tijdens je middagpauze een half uurtje wandelen of kies voor een zit-stabureau.

Onderhoud contact met je collega’s tijdens thuiswerk

Lange tijd thuiswerken is niet altijd goed voor de sfeer onder de collega’s. Spreek daarom regelmatig af om te (video)bellen. Samen lunchen achter je scherm? Met een goed werkende headset ben je weer helemaal op de hoogte van de gebeurtenissen in het leven van je lievelingscollega. Of willen jullie liever een virtuele yogasessie volgen? Tools als Microsoft Teams en Zoom kun je voor heel uiteenlopende activiteiten inzetten. Een vrijmibo met heel het team is ook een optie!

Meer weten over ergonomisch werken?

Bekijk ons volledige assortiment ergonomische hulpmiddelen via onze overzichtspagina ergonomie of lees onze blog voor meer inspiratie. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met onze helpdesk. Wist je trouwens dat onze medewerkers ook langskomen om thuiskantoren in te richten?

Inkooponderhandelingen: 4 best practices om je erop voor te bereiden

Posted on by Manutan

Inkooponderhandelingen voorbereiden: werk je fiches bij!

Je partner of toekomstige partner goed kennen, biedt drie voordelen tijdens de inkooponderhandelingen:

  • Je krijgt de kans om het gesprek in een groeiperspectief te plaatsen (“Ik zag dat u uw belangrijkste concurrent hebt overgekocht. Wij kunnen u ongetwijfeld helpen te innoveren …”).
  • Je kunt beter argumenteren (“Aangezien dit uw streefdoel is, kunnen we het volgende overwegen …”).
  • Je verliest geen tijd met ongefundeerde beweringen (“U zegt dat u nog meer kunt leveren. Nochtans las ik dat u een vestiging hebt gesloten …”).

Werk je informatie dus een paar dagen voor de inkooponderhandelingen bij, ook als je meent je contactpersoon goed te kennen.

Je kunt bijvoorbeeld:

  • op de website van het bedrijf de recentste nieuwsberichten lezen;
  • de naam van het bedrijf ingeven bij een zoekmachine en de verzamelde informatie doornemen.

Bekijk ten slotte de belangrijkste gegevens en stel een fiche op met de kerncijfers van het bedrijf en de geschiedenis van jullie relatie. Vergeet nooit dat je als koper waarde creëert!

Inkooponderhandelingen voorbereiden: verduidelijk je doelstellingen!

Het is bij je voorbereiding vooral belangrijk dat je aangeeft hoe deze toekomstige inkooponderhandelingen passen in je doelstellingen voor het jaar. Dit zal de manier bepalen waarop je het gesprek aanpakt.

We raden aan om een tabel met vier kolommen uit te werken:

  • De thema’s die je wilt bespreken (prijs, service, logistiek, innovatie …);
  • De verbeteringen of voordelen die je hoopt te verkrijgen;
  • De argumenten om je vragen kracht bij te zetten;
  • De toegevingen die je bereid bent te doen (waarbij je grenzen vastlegt, indien mogelijk in cijfers).

Met deze tabel bereid je jezelf niet alleen optimaal en objectief voor op de inkooponderhandelingen, je kunt er ook je strategie zwart-op-wit mee uitstippelen en anticiperen op die van je partner.

Inkooponderhandelingen voorbereiden: kies je tactiek!

De tabel waarover we het net hadden, geeft een duidelijk beeld van je strategie. Maar om de vruchten van die strategie te plukken, moet je nog de juiste weg bewandelen. Met andere woorden, de beste tactiek kiezen.

Afhankelijk van de situatie – staan er nog meer onderhandelingen op het programma, is er een crisissituatie of bestaat de mogelijkheid dat de relatie sterk zal groeien – kies je voor:

  • Onderhandelingen per thema, te beginnen met de punten die voor jou het minst of het meest belangrijk zijn;
  • Globale onderhandelingen, waarbij alle elementen van de onderhandeling tegen elkaar worden afgewogen, met het idee van een algemene compensatie.

Inkooponderhandelingen voorbereiden: verzorg de logistiek

Je staat er niet altijd bij stil, maar ook de omstandigheden zijn bepalend voor het eindresultaat van je inkooponderhandelingen. De logistiek heeft een invloed op de omgeving waarin het gesprek plaatsvindt en hoe comfortabel het verloopt. Die elementen bepalen mee hoezeer de partijen bereid zijn om elkaar tegemoet te komen.

Je ziet zelf ook wel in dat mensen gemakkelijker luisteren en welwillender zijn in een rustige en comfortabele setting! In de volgende gevallen zullen de gesprekken minder vlot verlopen: inkooponderhandelingen op afstand (om welke reden dan ook), een vergadering in een kille en slecht verlichte zaal of in een moeilijk toegankelijke vergaderruimte.

Onthou dus dat de logistiek niet neutraal is. De aandacht die je besteedt aan je gesprekspartner (of het gebrek eraan), wordt gezien als een graadmeter voor je bereidheid om te investeren in de relatie.

Laat tot slot niets aan het toeval over in de aanloop naar de inkooponderhandelingen. Denk eraan: hoe moeilijker de gesprekken beloven te worden, hoe beter je je moet voorbereiden.

Weten welke fouten je beter kan vermijden bij inkooponderhandelingen? Lees dan ook onze blog “Ethisch te werk gaan bij inkooponderhandelingen? 3 fouten die je beter kunt vermijden“