Future of Work

Seit einigen Jahren werden verschiedene Arbeitsformen in den Unternehmen diskutiert. Unternehmen suchen nach dem besten Weg, Flexibilität und Produktivität zu verbinden, indem sie die Erwartungen und Wünsche der Mitarbeiter mit den Erfordernissen der Arbeit versuchen in Einklang bringen.

Die anhaltende Gesundheitskrise hat diese Entwicklung drastisch beschleunigt. Immer mehr Arbeitnehmer wollen flexible Arbeitsmodelle in ihren Alltag integrieren, da sie darin eine Möglichkeit sehen, Pendelzeit zu sparen und ein besseres Gleichgewicht zwischen ihrem Berufs- und Privatleben zu erreichen. Dies gilt insbesondere für die neuen Generationen, die nach mehr Freiheit streben.

Welche neuen Arbeitsformen gibt es?

Telearbeit, Fernarbeit und Home Office

Dabei handelt es sich um eine Form der Arbeit, bei der der Mitarbeiter seine Aufgaben von zu Hause oder einem anderen Ort aus erledigt, solange er Zugang zu technologischen Hilfsmitteln hat (Internetverbindung, Messaging, Arbeitssoftware, gemeinsame Dokumente usw.). Die Bedingungen der Telearbeit werden vom Arbeitgeber festgelegt und variieren je nach Unternehmen (Anzahl der Tage, Stunden, Austausch mit dem Vorgesetzten usw.).

Flex-Office

Das Flex-Office ist eine Arbeitsorganisation, in der die Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz mehr haben. Sie ist insbesondere durch die Entwicklung der Telearbeit entstanden, um regelmäßig frei werdende Büros zu optimieren. In Zukunft wird das Flex-Office Arbeitsplätze neu definieren, um sie zu vielseitig nutzbaren, kollaborativen Zentren zu machen, die den Austausch, die Kreativität oder die Konzentration fördern – je nach den Bedürfnissen der Mitarbeiter. Das Flex-Office wird feste Büros und Großraumbüros überflüssig machen.

Wie ist das Flexoffice in der Praxis organisiert?

Das Flex-Office kann so organisiert sein, dass sich zwei Mitarbeiter, die als Tandem arbeiten, je nach Wochentag einen Arbeitsplatz teilen. Es kann auch die Form eines völlig freien Raumes annehmen, in dem kein Arbeitsplatz zugewiesen ist.

Es ist auch möglich, sich für eine Lösung auf halbem Weg zu entscheiden, mit offenen Räumen ohne zugewiesenen Platz, die aber jeder Abteilung des Unternehmens gewidmet sind und sowohl die Erhaltung von Bezugspunkten als auch eine konstruktive Interaktion für jedes Spezialgebiet ermöglichen.

Auch hybride Formeln, die Arbeits- und Entspannungsbereiche kombinieren, können den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, um den Teamzusammenhalt zu erhalten.

Co-Working

Co-Working ist eine Form der arbeitsteiligen Organisation, bei der die Büros dezentral in Räumen in der Nähe des Wohnorts der Mitarbeiter untergebracht sind. Ein Unternehmen mietet gemeinsam genutzte Arbeitsräume oder eine Etage in einem Gebäude, das auch von anderen Organisationen genutzt wird

Gestaffelte Arbeitszeiten

Um zu viele Mitarbeiter zur selben Zeit auf dem Firmengelände zu vermeiden oder den Mitarbeitern ein Pendeln außerhalb der Stoßzeiten zu ermöglich, bieten sich gestaffelte Arbeitszeiten an. Es wurde nachgewiesen, dass es verschiedene Typen von Menschen gibt: Die einen sind in der Früh ganz besonders produktiv, andere wiederum sind eher Nachteulen und haben ihre effiziente Zeit eher zum Abend oder zur Nacht hin.

Wie implementiert man diese neue Arbeitsformen im Unternehmen?

Diese Veränderungen und neuen Arbeitsmethoden sollten im Rahmen eines für und mit den Mitarbeitern gestalteten Change-Management-Prozesses ins Auge gefasst werden. Sie müssen Gegenstand von vorgelagerter Kommunikation, personalisierter Unterstützung und Schulung in den verschiedenen technischen Geräten, digitalen Werkzeugen und Software sein, die mobiles Arbeiten, den Austausch von Dokumenten aus der Ferne und kollaboratives Arbeiten ermöglichen.

Die Vorteile

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Arbeitsmethoden der Zukunft eher menschen- als arbeitsplatzorientiert sein werden. Die Idee ist, den Mitarbeitern ein flexibles Umfeld zu bieten, in dem sie sich entfalten und auf intelligente und nicht standardisierte Weise arbeiten können. Vertrauen und Flexibilität werden die Schlüsselwörter dieser neuen Kultur sein, die sich als „Smart Working“ zusammenfassen lässt, bei dem die Arbeit anpassungsfähig und agil wird.

Weitere Vorteile:

• Mehr Ruhe und höhere Konzentration
• Mehr Autonomie
• Mehr Wohlbefinden bei der Arbeit
• begrenzte oder komplett entfallende Pendelzeit

Die Herausforderungen

Egal, ob ihre Mitarbeiter von zu Hause oder in den Firmenräumen arbeiten, die Ergonomie des Arbeitsplatzes ist nicht nur für die Gesundheit und Sicherheit, sondern auch für die Effizienz und den beruflichen Erfolg entscheidend. Es ist daher unerlässlich, Ihren Arbeitsplatz mit ergonomischen Geräten auszustatten.

Ein weiteres Hauptrisiko ist das Verschwimmen von Privat- und Berufsleben. Hinzu kommt das Problem der Isolation und des Verlusts des Kontakts mit der Außenwelt, was sich auf die Leistung auswirken könnte.

Es gibt einen schmalen Grat zwischen Unabhängigkeit und Individualismus. Die neuen Arbeitsformen könnten auch eine Gefahr für den Teamzusammenhalt darstellen.

Wie wird sich die Beschaffungsabetilung in Zukunft entwickeln? Was beeinflusst diese Entwicklung? Welche Aufgaben entfallen möglicherweise und welche Aufgaben kommen hinzu? Sind die Mitarbeiter darauf vorbereitet?

All diese Fragen wollen wir im folgenden kurz anreißen. Ausführliche Antworten finden Sie in den entsprechenden Blog-Artikeln!

Neue Technologien und die Digitalisierung

Neue Technologien, die Digitalisierung und Automatisierung sowie Innovationen werden die Rolle des Einkaufs maßgeblich beeinflussen.

Heute führen die Beschaffungsabteilungen häufig Aufgaben mit geringer Wertschöpfung aus. Ihr Arbeitstag besteht sowohl aus operativen als auch aus strategischen Aufgaben. Einige dieser operativen Aufgaben, mit geringer Wertschöpfung, könnten jedoch neuen Technologien übertragen werden.

Die neuen Technologien werden sein:

• Automatisierung von Robotikprozessen
• Big Data: hilft bei der Entscheidungsfindung und Unternehmensstrategie
• Blockchain
• Internet der Dinge (IoT)
• Kollaborationsnetzwerke
• Künstliche Intelligenz
• Robotic Process Automation (RPA): übernimmt zeitraubende, sich wiederholende und wenig wertschöpfende Aufgaben

Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Technologien ermöglichen vorausschauende Analysen, die Automatisierung von Prozessen und die generelle Optimierung der Einkaufsstrategie

Befreit von ihren zeitraubenden Aufgaben, können sich die Einkäufer Aufgaben mit größerem Mehrwert widmen, ihre Effizienz steigern und dabei ihre rein menschlichen Fähigkeiten optimal nutzen. Die Kombination aus technischem Wissen und Soft Skills wird die zentrale Stärke der Beschaffungsfunktion von morgen sein.

Die Eckpfeilen des Berufs des Einkäufers von morgen:

• Fachwissen
• zwischenmenschliche Fähigkeiten
• digitalen Fähigkeiten
• kritisches Denken
• Kreativität
• Flexibilität
• Belastbarkeit

Schauen wir uns das Thema zwischenmenschliche Beziehung und Zusammenarbeit einmal ein wenig genauer an:

Dank neuer Technologien ist es für Beschaffungsabteilungen wichtig, nahtlos mit den internen Kunden und externen Partnern entlang der gesamten Lieferkette zusammen zu arbeiten. Ein grundlegendes Element ihrer Arbeit wird die interne Kundenzufriedenheit sein.

Neuer Stellenwert innerhalb des Unternehmen

Einkaufsabteilungen werden sich zu einer agile Gruppe von strategischen Beratern innerhalb ihrer Unternehmen entwickeln. Weit entfernt vom negativen Image des „Kostenkillers“, wird der Einkauf an Einfluss bei all seinen Stakeholdern gewinnen, um ein guter Stratege und ein echter „Geschäftspartner“ zu werden. Dieser Positionswechsel lässt sich vor allem durch die Entwicklung ihrer Aufgaben erklären. Die Kostenreduzierung wird nicht mehr die oberste Priorität sein. Abgesehen von rein wirtschaftlichen Erwägungen werden sich die Einkäufer auf die Innovation der Lieferanten, die Erschließung neuer Märkte und den verantwortungsvollen und nachhaltigen Einkauf konzentrieren.

Die Einkaufsabteilungen haben alle Trümpfe in der Hand, um ihrem Unternehmen zu mehr Wachstum zu verhelfen, zum wirtschaftlichen Aufschwung beizutragen und damit einen echten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.

Exkurs: Die Widerstandsfähigkeit der Lieferkette

Gerade in der anhaltenden Gesundheitskrise hat sich gezeigt, dass viele Lieferketten eine geringe Widerstandsfähigkeit aufweisen, was im schlimmsten Fall zu Produktionsstopps und Unternehmensschließungen führen kann. Wie stellt man also die Widerstandsfähigkeit der Lieferkette sicher?

Es ist wichtig, dass die Beschaffungsabteilungen die Anfälligkeit ihres Lieferantennetzes überwachen und analysieren. Sie müssen auf das Unerwartete vorbereitet sein und Veränderungen, Chancen und Risiken frühzeitig erkennen. Die Reaktionsfähigkeit auf Nachfrageänderungen und unerwartete Ereignisse sollte allzeit gegeben sein.

Eine solide Beziehung zu strategischen Lieferanten sowie eine gute Zusammenarbeit ist dabei die beste Strategie. Ein partnerorientierter Ansatz optimiert die Zusammenarbeit für beide Seiten: es können Innovationen gefördert, Risiken minimiert und gemeinsam Lösungen entwickelt werden.

Starke Partnerschaften können im Bedarfsfall den Unterschied ausmachen!

Exkurs: Das Thema Nachhaltigkeit und CSR

Die soziale Verantwortung der Unternehmen, das Thema Nachhaltigkeit und CSR sind seit einigen Jahren wichtige Themen in der Unternehmensstrategie.

In diesem Bereich ist die Beschaffungsabteilung manchmal mit (auf den ersten Blick) widersprüchlichen Anforderungen konfrontiert: wirtschaftliche Leistung vs. soziale und ökologische Verantwortung

Die nachhaltige Beschaffung ist jedoch ein wichtiger Hebel zur Kostenoptimierung, zur Verringerung von Risiken (insbesondere in Bezug auf die Versorgung und den Ruf) und zur Differenzierung der Marke auf dem Markt.

Die Beschaffungsabteilung wird einen enormen Einfluss auf die Unternehmensstrategie haben!

Eine Studie hat ergeben, dass bis 2030 voraussichtlich 800 Millionen Arbeitsplätze durch neue Technologien verloren gehen werden. Außerdem wird geschätzt, dass 85% der Arbeitsplätze, die es im Jahr 2030 geben wird, noch nicht geschaffen worden sind.

Wie können also die derzeitigen Aufgaben so entwickelt werden, dass sie den künftigen Anforderungen gerecht werden? Wie können Sie Ihre Mitarbeiter schulen, um sicherzustellen, dass sie für die Zukunft gerüstet sind?

Um mit den Veränderungen in der Arbeitswelt Schritt zu halten, ist es von entscheidender Bedeutung, den künftigen Bedarf der Unternehmen an Humanressourcen zu antizipieren. Je besser die Unternehmen die bevorstehenden Entwicklungen verstehen, desto besser sind sie in der Lage, auf diese Veränderungen zu reagieren. Unternehmen können sich auf die Zukunft vorbereiten indem sie den derzeitigen Arbeitnehmern Fortbildungspläne, Karriereentwicklung und Kompetenzerweiterung anbieten.

Wurden Sprachassistenten bisher eher im privaten Umfeld eingesetzt, halten sie nun Einzug in die Unternehmenswelt und könnten die Arbeitsweise revolutionieren

Sprachassistenten sind sprachgesteuerte, vernetzte Objekte, die künstliche Intelligenz (KI) nutzen, um alle Arten von mehr oder weniger repetitiven und zeitaufwändigen Aufgaben anstelle von Menschen auszuführen

Die Vorteile für Unternehmen

Zeitersparnis

Sprachassistenten ermöglichen eine Produktivitätssteigerung durch die Automatisierung von repetitiven Aufgaben mit geringer Wertschöpfung. Neben ihrer Rolle bei der Raum- und Umgebungsregulierung (Einstellen der Temperatur, Einschalten des Lichts, Schließen der Jalousien usw.) können Sprachassistenten viele Sekretariatsaufgaben ersetzen (Termine vereinbaren, Besprechungsräume buchen, eine Reiseroute festlegen, Taxis buchen, ein Hotelzimmer reservieren usw.). Insbesondere können sie für Terminerinnerungen und als Sprachtagebuch verwendet werden.

Customer Journey

Der Einsatz von Sprachassistenten wird in Zukunft vor allem für Unternehmen aus dem Handel und Vertrieb relevant sein. Kombiniert mit künstlicher Intelligenz werden sie alle Phasen der Customer Journey vereinfachen, vom Kaufprozess mit der Produktsuche bis hin zum Abschluss der Transaktion, einschließlich der Phase der Auftragsverfolgung.

Der in den USA bereits gut entwickelte V-Commerce (Voice-Commerce), der dort jährlich etwa 40 Milliarden Dollar Umsatz macht, wird es den Verbrauchern ermöglichen, ihren Einkaufskorb mit Hilfe ihrer Stimme nach bestimmten Kriterien (Art des Produkts, Größe, Farbe, Haltbarkeitsdatum usw.) zu ergänzen. Der Verbraucher wird in der Lage sein, den Sprachbefehl in allen Stadien des Einkaufprozesses zu nutzen. Sie können die Liefer- oder Abholmethode wählen, oder ob sie eine Versicherung abschließen möchten oder nicht.

Der Sprachassistent macht dem Verbraucher auch Vorschläge, die auf seiner Kaufhistorie oder einem Algorithmus basieren und seine bevorzugten Produktreferenzen beinhalten. Der Verbraucher kann den Status seiner Bestellung vor der Lieferung verfolgen.

Schließlich könnte sich das Bezahlen per Sprache, das derzeit aus Sicherheitsgründen noch in den Kinderschuhen steckt, mit der Zeit ebenso durchsetzen wie das Bezahlen per Telefon, das einige Zeit brauchte, um sich zu etablieren.

Das Ziel von Voice-Commerce wird generell sein, den Aufwand des Konsumenten im Kaufprozess so weit wie möglich zu reduzieren. Seine Entwicklung sollte Unternehmen dazu veranlassen, schon vor dem Marketing über die Integration von Sprache in ihre Werbestrategien und in die genutzten Vertriebskanäle nachzudenken.

Kundenbeziehung

Sprachassistenten können auch bei der Nachbereitung von Kundenbeziehungen sehr nützlich sein, indem sie Chatbots oder einen Kundendienst ersetzt, der Beschwerden verwaltet, repetitive, zeitraubende und nicht sehr lohnende Aufgaben, die aber für die Loyalität und den Ruf des Unternehmens notwendig sind.

Kombiniert mit einem CRM-System können Sprachassistenten in Zukunft ein zusätzliches Werkzeug zur Optimierung des Kundenbeziehungsmanagements und der Kundenakquise darstellen. Ein Algorithmus, der alle Kundendaten zusammenfasst, würde den Vertriebsmitarbeitern nützliche Informationen für ihre Kundenrecherche und die Konvertierung von Interessenten liefern. Sie könnten den intelligenten Assistenten bitten, ihnen eine Liste von Kunden zur Verfügung zu stellen, die sie weiterverfolgen sollen, und die Art der Dienstleistungen, die sie ihnen anbieten sollen, oder die Namen von Interessenten, die sie innerhalb eines bestimmten Umkreises nach soziodemografischen Kriterien ansprechen sollen. Diese „Speech-to-Text“-Funktionalität könnte die Art und Weise der Kundenakquise revolutionieren und dabei helfen, Verkäufe abzuschließen und sogar Kunden zu binden.

In Zukunft werden diese sprachgesteuerten Geräte höchstwahrscheinlich zu einem festen Bestandteil der Arbeitsumgebung werden, so wie heute der Drucker, der Fotokopierer oder der Laserpointer.