Stap 5: digitaliseer en automatiseer facturen
Het is bijna een onwerkelijk percentage, maar het is mogelijk de proceskosten die gepaard gaan met het verwerken van een factuur met 75 procent te verlagen door over te stappen op digitale facturatie (ook wel e-billing of e-facturatie genoemd). De grootste besparingen realiseer je als de inkooporders met de juiste prijzen- en productgegevens al in jouw systemen bekend zijn. De koppeling kan dan automatisch gebeuren. Dit bereik je door jouw inkoopsystemen te koppelen aan de verkoopsystemen van de leverancier. Zie ook ons blog over e-ordering.
Er zijn verschillende vormen van elektronisch factureren. Van een eenvoudige e-mailoplossingen tot integratie via XML berichten. Voor alle vormen geldt dat de kans op fouten aanzienlijk minder wordt, omdat er minder hoeft te worden overgetypt en meer gegevens automatisch worden verwerkt.
E-Mail Invoicing
Een eenvoudige oplossing is het ontvangen van de factuur in pdf via e-mail. Het papieren archief behoort hiermee tot het verleden, de factuur komt altijd aan op de juiste plek en terugzoeken en verspreiden is eenvoudig.
Scan & Herken
Als je beschikt over scan en herken software, kan je een papieren factuur scannen of een PDF factuur direct aanbieden voor automatische verwerking. De software ‘herkent’ de gegevens op de factuur en zorgt ervoor dat het invoeren van de factuurgegevens in de administratie (voor een groot gedeelte) automatisch verloopt.
Geïntegreerde facturatie
Als jouw inkoop- of factuurverwerkingssysteem volledig digitale facturen kan inlezen, kan je ook voor facturen in xml-formaat kiezen. Scannen en herkennen is dan niet meer nodig. Alle factuurgegevens worden aangeleverd en automatisch ingelezen in het systeem.
Matching
Tijd besparen door het automatiseren van de invoer van een factuur is één. Maar de grootste winst zit in het automatisch matchen van een factuur. Een geschikt systeem is hiervoor natuurlijk een voorwaarde. Maar daarnaast is de aanwezigheid van een correcte inkooporder een vereiste. Door een koppeling tussen jouw inkoopsysteem met de product- en prijsgegevens van de leverancier (zie ook: blog e-ordering), ben je verzekerd van de juiste artikelnummers en prijzen in het systeem. Samen met de ontvangstregistratie vormt dit de basis van het automatisch kunnen matchen van de factuur. Er gaat dus geen tijd meer verloren aan het handmatig vergelijken van orders en facturen. Met een onbekende factuur in de organisatie op zoek gaan naar besteller en het akkoord voor betaling is al helemaal verleden tijd.
Met de digitalisatie en automatisatie van facturen reduceer je handmatige bewerkingen en fouten. Bovendien verminder je het verbruik in papier en inkt. Een totale besparing van 75% op administratiekosten is mogelijk en daar wil Manutan graag bij helpen.
Wil je meer weten of een persoonlijk advies? Vul onderstaand contactformulier in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op. Wij helpen je graag verder hoe je in 5 stappen maar liefst 40% kan besparen op uw secundaire inkoop.
Bekijk ook de Manutan mogelijkheden aangaande E-procurement oplossingen
Manutan helpt je graag
Meer weten? Op onze blog verzamelen we handige info, advies en praktische tips. Zo kun je je werkplek duurzaam en ergonomisch inrichten, en optimaal laten functioneren.
Vind je niet wat je zoekt? De helpdesk van Manutan staat altijd voor je klaar met extra info en advies op maat. Vul hieronder je gegevens in en bezorg ons je vraag. We helpen je zo snel mogelijk verder.
"*" geeft vereiste velden aan
