Twee jaar geleden werkte men volgens Chris Breedveld, Senior Inkoper IT en NPR bij Transdev/Connexxion, nog grotendeels factuur gedreven. Inkopen die buiten punch-outs liepen kwamen vaak pas in beeld bij ontvangst van de factuur. “We hadden daardoor te weinig zicht op een deel van het inkoopproces en de bijbehorende kosten. En juist bij kleinere uitgaven voor routineproducten die in hoog volume plaatsvinden, is efficiency belangrijk. Van bestelling tot en met levering zit je anders met een stroom aan e-mails die moeten worden gelezen en ingevoerd in een order- of factuurverwerkingssysteem. De totale inkoopwaarde valt daar nog wel mee, maar het proces is tijdrovend en handmatig werken geeft meer kans op fouten. Bovendien worden die fouten pas na levering zichtbaar en het oplossen daarvan is ook weer een arbeidsintensieve klus.”
De wens om over te gaan naar een volledig geautomatiseerd purchase to pay platform bestond dan ook al enige tijd bij Transdev/Connexxion. Men wilde het complete traject van inkoopbehoefte, offerte, contract, bestelling en facturatie volledig digitaal en via één platform laten verlopen. Na het beoordelen van diverse SaaS-oplossingen besloot men over te gaan op Coupa Software, waarbij de gebruiksvriendelijkheid één van de doorslaggevende factoren was.
Na implementatie en training van de betrokken medewerkers, onder begeleiding van onder anderen Chris Breedveld die zich nu ook gecertificeerd Coupa Admin mag noemen, werd gekeken naar verdere digitalisering van het inkoopproces door Coupa te koppelen aan de systemen van leveranciers. Met Manutan bestaat al sinds 2014 een samenwerkingsverband en het lag dan ook voor de hand om met hen om tafel te gaan. Peter Paul van Hoegee, Manager Customer Solutions Benelux and Germany bij Manutan: “Wij zijn als leverancier voortdurend bezig de inkoopprocessen voor onze afnemers te stroomlijnen. E-procurement oplossingen maken daar een belangrijk deel van uit. Wij koppelen regelmatig ons systeem aan die van onze klanten. Soms zijn dat eenvoudig te realiseren koppelingen zoals bij Transdev/Connexxion en soms komt daar echt maatwerk bij te pas, afhankelijk van het door de klant gekozen financiële systeem.”
Sinds mei 2020 werkt Transdev/Connexxion op deze wijze. De volledig digitale transacties leveren veel tijdwinst op. Sjoerd Jehee, Team Lead Accounts Payable and Banking bij Connexxion, is blij met deze oplossing. “Tijd is geld: niet alleen zijn de kosten van het verwerken van de facturen nihil, en dat scheelt per factuur toch zo’n twintig tot dertig euro, de transacties verlopen nu bovendien sneller en helemaal foutloos. Bestaat een bestelling uit meerdere regels dan lopen die probleemloos door het systeem. Van inkoopbehoefte tot en met facturatie na levering. Daarbij komt dat het systeem uiterst gebruiksvriendelijk is. Het enige dat wij nog moeten doen is éénmaal per week de betalingsbatch controleren die via Coupa naar ons ERP-systeem gaat.”
Wat Sjoerd Jehee graag zou zien is dat meerdere leveranciers met het cXML protocol zouden gaan werken. “We zien dat de adoptie in Nederland nog heel laag is. Zo hebben wij met bijvoorbeeld onze leveranciers van bloemen en lunches wel al koppelingen via cXML maar met andere leveranciers verloopt dat nog steeds handmatig. Wij hebben daarom de wens dat, willen wij met nieuwe leveranciers in zee gaan, zij gebruik maken van cXML. Om de complexiteit hoeven ze het niet te laten ”, stelt hij, “als het systeem van de leverancier over de technische mogelijkheden beschikt is het voorbereiden van de koppeling aan onze kant zeer eenvoudig. Je hoeft vervolgens geen technische achtergrond te hebben voor het maken van de feitelijke koppeling. Je moet alleen een paar waarden overdragen zoals een domeinnaam, identiteit en een gedeeld geheim en de koppeling is gerealiseerd.”
De inkoop van kantoorartikelen en -inrichting en gereedschappen voor de werkplaatsen van de Connexxion-bussen door Transdev/Connexxion bij Manutan verloopt nu via compleet digitale transacties. Makkelijker bestellen, overzichtelijke leveringen en een volledig geautomatiseerde financiële verwerking: voor beide partijen levert dit winst op. Peter Paul van Hoegee: “De inkoopafdeling kan zich, in plaats van op de transactie, concentreren op het te bestellen product, de kwaliteit en relatie met de leverancier. De financiële afdeling heeft alleen nog een eind-controlerende functie en wij als leverancier krijgen bestellingen rechtstreeks in ons systeem binnen waardoor leveringen sneller, in combinatie én foutloos kunnen worden afgehandeld. Met de tijdwinst die dat bij ons oplevert kunnen we weer meer aandacht besteden aan het nog verder optimaliseren van de inkoopprocessen bij onze klanten.”
Manutan helpt je graag
Meer weten? Op onze blog verzamelen we handige info, advies en praktische tips. Zo kun je je werkplek duurzaam en ergonomisch inrichten, en optimaal laten functioneren.
Vind je niet wat je zoekt? De helpdesk van Manutan staat altijd voor je klaar met extra info en advies op maat. Vul hieronder je gegevens in en bezorg ons je vraag. We helpen je zo snel mogelijk verder.
"*" geeft vereiste velden aan
