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Définition du travail collaboratif
Souples, rapides, intuitifs, les outils de collaboration connaissent un franc succès grâce à la transformation digitale qui bat son plein dans les entreprises depuis plusieurs années. Depuis l’essor du télétravail, les plateformes collaboratives telles que Teams, Drive, Trello, Slack, Zoom, Google Chat, etc. n’ont plus de secrets pour personne.
Mais qu’est-ce qui caractérise le travail collaboratif ? Quelle est la différence entre travail collaboratif et travail d’équipe ? La réponse est simple : le travail d’équipe se concentre sur l’atteinte d’un objectif commun par tous les membres de l’équipe. Le travail collaboratif permet, quant à lui, à chaque membre de l’équipe de contribuer de manière unique à l’objectif global grâce à des outils qui favorisent la communication et le partage d’idées. Il est ainsi possible de travailler à plusieurs et en simultané sur un document unique ou d’élaborer à distance une réflexion stratégique.
Le travail collaboratif met l’accent sur l’intelligence collective et la productivité, plutôt que sur les réunions inutiles et les silos de travail. Une part significative des salariés considère d’ailleurs que le travail collaboratif est indispensable pour concevoir et faire avancer les projets.
Un autre aspect essentiel du travail collaboratif est la création d’espaces de travail collaboratifs. Ces espaces peuvent être physiques, comme un bureau partagé, ou virtuels, comme une plateforme en ligne.
Moins de réunions, plus de collaboration
L’un des avantages du travail collaboratif, c’est qu’il a un impact positif sur la réunionite. Grâce à la mise en place d’espaces de travail partagés, le nombre de réunions, souvent considérées comme une perte de temps par les collaborateurs, est réduit.
Les salariés peuvent, en effet, travailler à plusieurs sur un même document, à distance, en simultané ou de manière désynchronisée. Chacun peut intervenir, suivre l’avancement des projets ou participer à une réflexion au moment qui lui convient le mieux, sans perturber son propre planning de travail.
En ce qui concerne les outils de travail collaboratif, il existe de nombreuses solutions disponibles, allant des plateformes de gestion de projet aux outils de communication interne. Les outils collaboratifs les plus populaires incluent les plateformes de partage de fichiers comme Google Drive ou Dropbox, les outils de gestion de projets comme Trello, les applications de messagerie instantanée comme Slack ou Google Chat, les logiciels de vidéoconférence comme Zoom ou Skype, et les outils de planification comme Doodle.
Ces plateformes facilitent la collaboration en permettant aux équipes de communiquer, de partager des informations et de coordonner leurs tâches de manière efficace. En un mot, de travailler ensemble.
Plus de collaboratif pour plus de confiance et de productivité
Bien maîtrisés, les outils collaboratifs présentent de nombreux atouts :
- Permettre de gérer la progression d’un projet ;
- Aider à suivre l’avancement des tâches ;
- Faciliter la communication entre les équipes ;
- Renforcer la culture collaborative de l’entreprise.
De plus, la plupart des utilisateurs estiment que le travail collaboratif a un impact particulièrement positif sur le partage des connaissances. Ils sont également nombreux à constater une plus grande productivité, mais aussi une plus grande motivation.
En plus de faire gagner du temps, les outils collaboratifs ont également le mérite de renforcer la confiance et la transparence. En effet, dès lors que plusieurs personnes disposent, par exemple, d’un droit de modification sur un document partagé dans le Cloud, il est essentiel que la confiance soit au rendez-vous. La qualité de la communication, mais aussi une certaine forme de bienveillance sont les conditions sine qua non d’un bon usage des outils collaboratifs.
Ce côté humain est important : les collaborateurs ne se voient plus comme un simple rouage, ils deviennent des parties prenantes qui contribuent activement au succès de l’entreprise. Leurs idées, leurs connaissances et leurs aspirations sont prises en compte, ce qui renforce leur sentiment d’appartenance et leur bien-être au travail. Paradoxalement peut-être, les outils collaboratifs, pourtant avant tout conçus pour favoriser le travail à distance, favorisent l’inclusion et les échanges.
Pour un management collaboratif
Pour être pleinement profitables, les outils et le travail collaboratifs supposent un accompagnement managérial. En effet, le manque d’investissement de la direction ou des comportements managériaux inadéquats constituent les principaux freins à une collaboration efficace. Le personnel d’encadrement doit donc s’investir et promouvoir activement le travail collaboratif pour que celui-ci se développe au sein de l’entreprise.
Plusieurs solutions innovantes peuvent dès à présent être actionnées pour fluidifier les processus collaboratifs et créer des synergies positives. Ainsi, une bonne organisation est l’élément clé pour encourager le travail collaboratif. Cela porte non seulement de la répartition des tâches, mais aussi sur la façon dont les équipes sont structurées et gérées.
Il est possible, par exemple, de modifier la taille des équipes. Ainsi, 4 à 6 personnes maximum constituerait le nombre idéal pour créer les conditions de la collaboration. Toutefois, la majorité des équipes de travail comptent aujourd’hui plus de 7 personnes. Cela représente donc un levier d’optimisation important à activer.
L’organisation de l’espace de travail est un autre point sur lequel les managers peuvent intervenir pour encourager la collaboration. En effet, bien collaborer n’exige pas de partager en permanence un espace de travail commun. Au contraire, créer des ruptures au sein de l’environnement de travail, favoriser la mobilité interne ou ouvrir les équipes aux travailleurs indépendants sont d’excellents moyens d’entretenir un état d’esprit collaboratif. Le télétravail n’est pas non plus un frein. D’ailleurs, pour la majorité des salariés, le travail à distance est tout à fait compatible avec les enjeux de la collaboration.
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