Comment calculer le coût de gestion des approvisionnements et comment l’optimiser ?

La gestion des approvisionnements, un enjeu stratégique

Quand il est question d’approvisionnement en entreprise, cela fait référence à l’achat de marchandises avec plusieurs finalités possibles. Il peut s’agir de produits directement destinés à la revente, de matériaux nécessaires à la fabrication des produits ou des services finaux, ou encore des marchandises vouées à être stockées.

Comme le rappelait Graham Stevens, alors consultant senior chez le cabinet de conseil et d’audit Peat Marwick McLintock (depuis rebaptisé KPMG), dans son article « Integrating the Supply Chain » : « L’objectif de la gestion de la chaîne d’approvisionnement est de synchroniser les exigences du client avec le flux de matériaux en provenance des fournisseurs afin d’établir un équilibre entre ce qui est souvent considéré comme des objectifs contradictoires, à savoir un service client élevé, une gestion des stocks réduite et un coût unitaire faible. ». Ce texte, publié en 1989, est toujours une référence pour les directions achats et logistiques d’aujourd’hui.

La gestion de la chaîne d’approvisionnement consiste donc à synchroniser les différents flux logistiques et à optimiser les ressources, de la manière la plus efficace possible. À ce titre, la gestion des approvisionnements comprend cinq principales composantes :

· La planification et la gestion des demandes émises par les clients ;

· Le sourcing, c’est-à-dire la sélection des fournisseurs et des prestataires, qui couvre tous les biens, les services et les prestations qu’une entreprise peut acheter ;

· La fabrication, soit la réception des matériaux et/ou des biens nécessaires pour fabriquer les produits finaux ;

· La livraison et la logistique, qui couvrent la coordination des commandes, puis la planification des livraisons ;

· Les retours, c’est-à-dire la reprise par l’entreprise des produits retournés par les clients pour diverses raisons.

Comment calculer le coût de gestion des approvisionnements ?

Pour calculer le coût de gestion des approvisionnements, les entreprises doivent prendre en compte trois éléments clés, qu’il s’agisse de coûts variables ou de charges immobilisées : le coût de passation de commande, le coût de possession du stock et le coût d’éventuelles pénuries.

Le coût de passation de commande

Cet indicateur comprend toutes les charges relatives à la passation de commande, à savoir :

· Le suivi administratif et logistique ;

· Le transport ;

· La réception et la manutention ;

· Les équipements informatiques et les logiciels ;

· Les charges des collaborateurs impliqués dans le processus ;

· Etc.

Le coût de possession du stock

Cet enjeu couvre tous les frais liés à la détention d’un stock, qu’ils soient directs ou indirects, notamment :

· Les assurances ;

· La surveillance et la protection ;

· La location et l’entretien des locaux ;

· L’amortissement des installations ;

· Les frais administratifs ;

· Le chauffage ;

· Le matériel ;

· Etc.

Le coût de pénurie

À ces coûts préalables s’ajoute, bien sûr, le coût d’une éventuelle rupture de stock en cas de retard de livraison ou d’erreur quant aux prévisions d’approvisionnement. Ces coûts peuvent être liés à la perte de commandes, au recours à des sous-traitants, à de la main-d’œuvre inoccupée, etc.

Additionner les coûts de passation de commande, les coûts de possession du stock et les coûts de pénurie sur une année permet à l’entreprise d’obtenir le coût annuel de gestion des approvisionnements. Il est donc capital de disposer d’une parfaite maîtrise de ces processus pour être ensuite en mesure de les optimiser.

Comment optimiser le coût de gestion des approvisionnements ?

Après avoir réalisé un tel calcul, les entreprises peuvent optimiser les composantes de leur gestion des approvisionnements, tant sur la gestion des stocks que des commandes. Les directions logistiques peuvent s’appuyer sur des démarches et des outils technologiques éprouvés pour optimiser la gestion des stocks.

Préparer le terrain

Avant toute chose, il leur faudra choisir le modèle optimal de gestion des approvisionnements (méthode prévisionnelle, méthode Kanban, méthode juste-à-temps, méthode calendaire…) ainsi que les systèmes informatiques et logiciels nécessaires.

Une fois ces bases mises sous contrôle, plusieurs leviers d’optimisation en matière de gestion des stocks peuvent être activés :

· Éviter le sur-stockage ;

· Anticiper les ruptures de stock ;

· Optimiser l’espace de stockage ;

· Réduire les stocks dormants ;

· Etc.

La fonction achat est, quant à elle, garante du coût de passation de commande. En la matière, deux principaux leviers d’optimisation focalisés sur le coût total d’acquisition sont à retenir : la rationalisation du portefeuille fournisseurs et la digitalisation des transactions.

Rationaliser son portefeuille fournisseurs

Les acheteurs peuvent commencer par rationaliser leur portefeuille fournisseurs. Cela se traduit par une double économie, à la fois sur les coûts de gestion des fournisseurs et ceux de passation de commande.

Cette rationalisation contribue également à réduire le nombre de commandes, mais aussi le nombre de livraisons, ainsi que les émissions de gaz à effet de serre associées.

Enfin, une telle démarche aboutit, de fait, au développement de partenariats stratégiques avec les fournisseurs ou distributeurs de référence.

Digitaliser ses transactions

Les acheteurs ont également tout intérêt à dématérialiser le processus Procure-to-Pay de leur entreprise (de l’accès des produits jusqu’au paiement, en passant par la commande). Outre la réduction des coûts administratifs, ce levier présente bien d’autres bénéfices. Il permet ainsi d’accélérer le processus transactionnel, de limiter le nombre d’erreurs et de réduire l’impact environnemental de l’entreprise.

Vous l’avez compris, calculer le coût de gestion des approvisionnements permet d’identifier et d’activer les leviers d’optimisation adéquats, tant du côté de la logistique que des achats. C’est une réflexion essentielle à mener en misant sur une étroite collaboration entre les services et la transformation digitale de l’entreprise. En effet, la gestion des approvisionnements reste une question de rentabilité et de création de valeur et donc de pérennité de l’entreprise.