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De quelles fournitures de classement et d’archivage les entreprises ont-elles besoin ?
L’archivage des documents qui n’ont plus d’utilité immédiate permet de libérer de l’espace dans les bureaux. Le classement et l’archivage impliquent donc l’utilisation de deux catégories de fournitures de bureau : les fournitures de rangement temporaire et les fournitures d’archivage.
Les boîtes, caisses et conteneurs d’archivage
La boîte d’archive est rectangulaire, la largeur de son dos varie entre 5 et 20 cm selon la quantité de documents qu’elle peut contenir. Dans le cas de la boîte à soufflet, la largeur du dos est modulable au besoin. Le dos s’élargit en détendant l’accordéon et se réduit grâce à une sangle de maintien.
Les caisses, aussi appelées conteneurs d’archives, servent à regrouper des boîtes d’archives qui se glissent à l’intérieur. Les caisses d’archives facilitent le classement dans un lieu de stockage en réunissant une grande quantité de documents. Elles offrent une double protection aux éléments stockés, pour une meilleure sécurité. Elles sont également utilisées pour l’expédition de gros volumes d’archives, par exemple, chez un prestataire.
Boîtes et caisses d’archives présentent des zones d’indexation, sur une ou plusieurs faces, permettant d’identifier le contenu. Les informations concernant les documents sont généralement inscrites directement à la main sur la boîte ou la caisse d’archive. On peut aussi passer par un outil informatique pour imprimer des étiquettes à l’aide d’une imprimante à jet d’encre avant de les coller sur les boîtes d’archives. Des notes repositionnables peuvent être utilisées de manière provisoire avant de placer ces étiquettes.
Les fournitures de rangement temporaire
De nombreux articles de papeterie sont dédiés au traitement et au tri de documents dans les entreprises. Les pochettes, chemises cartonnées, trieurs et bannettes de bureaux sont utilisés le temps de transmettre des documents à un autre service ou de les faire signer, par exemple. Ils sont ensuite placés dans des classeurs ou dans des dossiers suspendus. Les dossiers suspendus sont positionnés sur des rails dans une armoire ou dans un tiroir et disposent d’onglets ou d’étiquettes d’identification.
Sur quels critères s’appuyer pour choisir une boîte d’archive ?
Le choix des boîtes d’archives dépend de différents facteurs en lien avec les documents eux-mêmes, leur environnement de stockage et la stratégie d’achat.
Le matériau
Le premier critère de choix porte sur le matériau dans lequel est fabriqué la boîte d’archive, qui peut être le carton ou le plastique polypropylène. L’avantage principal du polypropylène est qu’il ne craint pas l’humidité et offre une bonne durabilité dans le temps. Il est recommandé lorsque l’espace d’archivage est susceptible de subir des variations d’humidité ou lorsque les documents sont voués à être conservés durant une longue période.
La boîte d’archive en carton présente l’avantage d’être généralement recyclable. Les différents types de cartons disponibles sont plus ou moins solides, le carton ondulé présentant une robustesse plus importante. Le matériau peut être ignifuge pour offrir une protection contre le feu lorsque les archives sont exposées à ce risque.
La taille des documents
Les formats les plus répandus pour les boîtes d’archives sont le A4 et le A4+. Le A4 correspond à des dimensions de 21×29,7 cm, soit le type de papier utilisé pour imprimer la plupart des documents administratifs. Le A4+ est un format légèrement supérieur (24×32 cm). C’est l’équivalent de l’espace supplémentaire occupé par les intercalaires et pochettes perforées utilisées dans les classeurs.
Lorsqu’on extrait les documents d’un classeur pour les transférer dans une boîte d’archive, on peut ainsi inclure intercalaires et pochettes plastiques pour conserver le classement déjà en place. On retire alors l’ensemble du contenu du classeur qu’on place sur des clips en plastique maintenant le paquet de feuilles en place.
Certaines boîtes d’archives spécifiques sont prévues pour des documents format A3 ou encore des dessins techniques, des affiches, des plans…
Le système de montage
La boîte d’archive existe en deux modes de montage : manuel ou automatique. Pour occuper le moins d’espace possible durant le transport, les boîtes sont livrées à plat. Une manipulation de montage permet de leur faire prendre forme. Dans le cas de la boîte manuelle, il est nécessaire de suivre des instructions pour plier des rabats dans un ordre précis en respectant les pliures, puis de rentrer des encoches.
Pour la boîte automatique, une simple prise en main suivie d’une pression sur les côtés donne forme à la boîte. Cette simplicité rend cette deuxième option de montage bien plus rapide, en particulier pour une personne peu habituée à effectuer ce type de manipulation.
La durée de stockage
La qualité et la durabilité des boîtes d’archives varient selon la durée d’archivage, qui peut s’étendre de six mois à trente ans.
Le lieu de stockage
Comme nous l’avons vu précédemment, l’environnement de stockage a un impact sur le choix du matériau. On privilégie donc le plastique dans un lieu à tendance humide.
Dans les autres cas, le carton est le matériau le plus largement utilisé, sachant que la méthode de fabrication peut lui octroyer des propriétés plus ou moins résistantes.
Le type de rangement
Lorsqu’on choisit des boîtes et caisses d’archives, il faut tenir compte de l’espace qui va les accueillir : rayonnage, armoires, étagères, empilement de boîtes d’archives… Une fois que les boîtes sont rangées, les zones d’indexation doivent être lisibles et les boîtes amenées à être consultées le plus fréquemment doivent être facilement accessibles. Si les documents archivés doivent être consultés régulièrement, les boîtes et caisses d’archives pourvues d’encoches facilitent la préhension et donc la manipulation.
Le budget
Pour limiter les dépenses, il faut prendre en compte non seulement le coût d’achat, mais aussi la durabilité des boîtes d’archives. De plus, certaines boîtes et caisses sont proposées en lot à un tarif avantageux.
La RSE
La responsabilité sociétale des entreprises s’étend aujourd’hui aux politiques d’achats. Les fabricants sont conscients de cette attente, ce qui les amène à proposer de plus en plus de boîtes et caisses d’archives responsables.
Une boîte d’archive responsable peut être conçue à partir de carton recyclable et issu de filières de recyclage. Le carton peut aussi être labellisé FSC ou PEFC s’il provient de bois venant de forêts gérées de manière responsable. Les propriétés de son emballage sont aussi à prendre en compte.
Enfin, la provenance des produits a une importance en matière d’achats responsables puisqu’elle joue sur le bilan carbone lié au transport.
Comment archiver de manière efficace ?
Sherazade Toukali, cheffe de produit groupe chez Manutan, rappelle « Les trois grands objectifs de l’archivage sont les suivants :
· Organiser l’archivage des données par département de l’entreprise ;
· Respecter les normes réglementaires, notamment le RGPD, qui limite le temps de stockage ;
· Bien organiser les archives pour accéder facilement aux informations recherchées. »
Pour optimiser l’archivage des documents professionnels d’une entreprise, qu’il s’agisse de documents papier ou numérique, il faut s’informer sur les durées légales de conservation. Les factures, contrats, documents comptables et fiscaux disposent d’une durée minimale de conservation qui dépend de la législation du pays.
Par ailleurs, les données personnelles collectées par les entreprises sont encadrées le RGPD (règlement général de protection des données). Ce règlement européen définit
notamment une durée maximale de conservation des données et un droit de modification ou de suppression des données sur demande des personnes concernées.
Pour archiver correctement ses documents papier, il faut veiller à choisir un lieu de stockage adapté. On privilégie les espaces secs, ventilés et protégés de la lumière.
Les produits phares de la catégorie des boîtes et caisses d’archives Manutan
La caisse d’archive à tiroir offre un accès rapide aux documents présents dans les boîtes. Le tiroir s’ouvre facilement grâce à un œillet de préhension. Ce modèle se passe de l’utilisation d’armoires ou d’étagères pour stocker les boîtes d’archives puisque ces caisses sont prévues pour être superposées. Elles se juxtaposent jusqu’à 5 niveaux en toute sécurité. Ce modèle de caisse est conçu en carton recyclé et recyclable et fabriqué en France.
La boîte d’archive blanche est un modèle classique avec un dos de 20 cm. Ce best-seller est à la fois simple et fonctionnel avec ses différentes zones d’indexation. Ce produit fabriqué en France à partir de carton recyclé en recyclable est proposé par lot de 25.
Dans la même gamme, la caisse d’archive avec couvercle offre une double protection aux documents puisqu’elle permet de ranger plusieurs boîtes d’archives. Elle dispose d’encoches pour faciliter la préhension lors des déplacements. Elle dispose également de plusieurs zones d’indexation et est fabriquée en France en carton recyclé et recyclable.
La boîte d’archive Heavy Duty a la particularité d’être très résistante grâce à sa structure renforcée. Ce produit peut supporter des manipulations régulières tout en restant durable dans le temps. Elle est fabriquée en France à partir de carton ondulé recyclé certifié FSC. Deux encoches sur la tranche facilitent la manipulation.
La caisse d’archive et ses boîtes d’archive sont proposées dans un lot tout-en-un comprenant une caisse d’archives avec couvercle et six boîtes d’une largeur de dos de 8 cm. Ce lot est proposé en couleur kraft, toujours en carton recyclé, recyclable et fabriqué en France.
La boîte d’archive automatique se monte en un instant. L’assemblage automatique permet de monter la boîte livrée à plat rapidement. Elle dispose de plusieurs zones d’indexation et d’une encoche pratique pour sortir la boîte de son emplacement sur une étagère. Ce modèle est fabriqué en France, certifié FSC et conçu en carton recyclé et recyclable.
Pour vous équiper en fournitures d’archivage, découvrez notre catégorie de produits boîtes et caisses d’archives
