Uitgavenanalyse: een vaak onderbenutte prestatiehefboom

Slim en efficiënt werken

Zonder maatregelen is verbetering niet mogelijk! De uitgavenanalyse past dit principe toe op de inkoopafdeling. De uitgavenanalyse is namelijk de eerste stap in een aanpak die gericht is op het verbeteren van de inkoopmethodes om de kosten te drukken. De aanpak om de kosten te optimaliseren door een uitgavenanalyse is een proces in drie stappen: uitvoering van het analyseschema, audit van de bedrijfsuitgaven en stroomlijning van de inkoopmethodes.

Schema uitgavenanalyse 

Niet alle bedrijven hebben dezelfde uitgavenstructuur. En niet alle uitgaven kunnen op dezelfde manier worden geanalyseerd, bijvoorbeeld naargelang ze al dan niet overeenstemmen met de strategische aankopen.

Vandaar dat er algemene principes kunnen worden vastgesteld om de analyse van de uitgaven te systematiseren en vooral om de middelen te verschaffen om de verkregen resultaten te vergelijken.

De meeste schema’s voor uitgavenanalyses hebben betrekking op vier aspecten:

  • de uitsplitsing van de uitgaven per inkoopcategorie
  • opwaartse en neerwaartse uitgaventrends over drie jaar
  • variatie in de uitgaven per locatie en/of activiteit
  • de 10 grootste leveranciers (of de 20 grootste, die een aanzienlijk deel van de totale inkopen voor hun rekening nemen)

Naast deze vier kwantitatieve aspecten gebeurt er ook een kwalitatieve analyse van de uitgaven:

  • naleving van processen: inkoopaanvragen, inkooporders, conforme facturen
  • digitaliseringsgraad van de processen
  • naleving van de contracten

Analyse van de uitgaven van het bedrijf

Uitgaande van de ruwe data die op basis van het hierboven voorgestelde schema zijn verzameld, kan de eigenlijke analyse van de uitgaven gebeuren.

De uitgavenanalyse geeft een globaal beeld van de manier waarop het bedrijf zijn inkopen doet:

  • hoeveel?
  • bij wie?
  • hoe?
  • via welke routes?

Doel is om na te gaan waar we vooruitgang kunnen boeken:

  • Door gedragingen te vergelijken:
  • Door de naleving te beoordelen van:
    • de procedures
    • de contracten

De antwoorden op die vragen brengen de inkopen in kaart volgens het prisma van efficiëntie. Uiteindelijk kan het bedrijf op die manier gedrag koppelen aan prestaties.

Uitgavenanalyse: voordelen 

Een analyse van de uitgaven bevestigt over het algemeen wat de inkoopafdeling intuïtief aanvoelt. Procedures naleven of leveringen strikt regelen, zijn dus zelden de oorzaak van een slechte werking.

De bijdrage van een doorgedreven uitgavenanalyse ligt echter in de precieze en gedocumenteerde kwantificering van de respectieve prestaties.

En vooral in de pedagogische mogelijkheden die de aanpak met zich meebrengt:

  • aantonen dat de procedures geschikt zijn
  • de beste werkmethoden identificeren
  • de meest bijdragende gedragingen van leveranciers erkennen
  • de transversale benaderingen binnen het bedrijf valideren: inkoop, financiën, businessunits

Conclusie: een analyse van de uitgaven is vooral een instrument voor objectivering. Het stimuleert de uitwisseling tussen de inkoopafdeling en de businessunits van het bedrijf enerzijds en de leveranciers en partners anderzijds. Een uitgavenanalyse levert het voordeel op van een betere verdeling van de gemeenschappelijke uitdagingen inzake efficiëntie en dat kan tot aanzienlijke besparingen leiden.

Manutan helpt je graag

Meer weten? Op onze blog verzamelen we handige info, advies en praktische tips. Zo kun je je werkplek duurzaam en ergonomisch inrichten, en optimaal laten functioneren.

Vind je niet wat je zoekt? De helpdesk van Manutan staat altijd voor je klaar met extra info en advies op maat. Vul hieronder je gegevens in en bezorg ons je vraag. We helpen je zo snel mogelijk verder.

Naam*
Contact

Volg Manutan op