Manutan blog

Welke voordelen heeft ‘Made in Europe’ voor bedrijven en klanten?

Posted on by Elke

Welke voordelen heeft ‘Made in Europe’ voor bedrijven?

Wie een onderneming in de Europese Unie vestigt, kan op heel wat voordelen rekenen, zoals het vrije verkeer van goederen en personen, uitstekende economische voorzieningen en de ontwikkelingen op het vlak van maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Vrij verkeer van goederen en personen in de Europese Unie

Een van de meest kenmerkende eigenschappen van de EU is dat goederen en personen er vrij kunnen circuleren. Dankzij dit akkoord tussen de lidstaten kunnen ondernemingen en hun medewerkers veel makkelijker de grenzen oversteken dan in landen die geen deel van de EU uitmaken.

Op die manier kunnen bedrijven eenvoudiger onderling handel drijven in verschillende landen en moeten ze weinig of geen grenscontroles doorstaan. Die lokale handel met leveranciers in een andere EU-lidstaat zorgt voor een aanzienlijke tijdwinst en vlotte samenwerking.

De Europese Unie en haar economische voorzieningen

De EU biedt haar lidstaten, en dus ook de bedrijven die er gevestigd zijn, tal van economische faciliteiten. Naast het vrije verkeer waarover we het al hadden, hebben Europese bedrijven ook een veel grotere keuze in partners. Ze kunnen gewoon de leveranciers kiezen die het beste aan hun behoeften voldoen, zonder rekening te moeten houden met hun nationaliteit en de potentiële beperkingen die daarmee gepaard gaan.

De inkoopafdeling van een bedrijf kan ervoor kiezen alleen met Europese leveranciers samen te werken. Op die manier weet iedereen zeker dat de werkomstandigheden voldoen en de kwaliteit van de producten goed is. Voor die leveranciers gelden namelijk dezelfde regelgeving en beleidslijnen als voor alle andere bedrijven in de EU. De ondernemingen weten dus precies waar hun leveranciers vandaan komen en op welke manier ze werken.

Door hun producten binnen de EU te laten produceren, kunnen bedrijven er niet alleen op rekenen dat hun leveranciers kwaliteitsproducten leveren binnen een redelijke termijn, maar ook hun indirecte inkopen rationaliseren (kantoorbenodigdheden, verpakkingen, hygiëne, gereedschap en beschermingsmateriaal …) naargelang de Europese normen. Deze keuze levert het bedrijf dus merkbare besparingen op bij het inkopen.

Maar voor ondernemingen is er nog meer winst te behalen naast de grotere brutomarge door hun indirecte inkopen te rationaliseren. Zo profiteren ze ook van een aantal andere voordelen, zoals:

  • meer transparantie;
  • eenvoudigere controle van de prijs-kwaliteitverhouding;
  • zekerheid over leveringen …

Al die voordelen maken bedrijven stabieler op lange termijn, verzekeren dat de levertermijn van hun goederen aanvaardbaar blijft en wekken extra vertrouwen in hun leveranciers en de kwaliteit van de producten die ze kopen.

Manutan kiest ervoor zijn indirecte aankopen te rationaliseren, en daarover kunnen we enkele nuttige tips met je delen.

De Europese Unie en mvo

‘Made in Europe’ is ook een maatstaf die een zeker niveau aan mvo-inspanningen aangeeft. De EU zet zich namelijk in voor de maatschappij en het milieu en legt dit ook op aan de bedrijven die er gevestigd zijn. Als grootste landenunie ter wereld heeft ze de macht om voor verandering te zorgen, temeer omdat haar lidstaten snappen hoe belangrijk duurzame ontwikkeling en een milieuvriendelijke aanpak zijn voor de toekomst van de hele wereld. Daarom heeft ze normen opgesteld waar bedrijven zich aan moeten houden.

Een voorbeeld is het label Responsibility Europe uit 2021, dat bedoeld is om nationaal erkende mvo-bedrijven in Europa en daarbuiten een draagvlak te bieden door ze onder een gemeenschappelijke certificering te groeperen. Op die manier wil de EU mvo een Europees karakter geven.

Het label is dus een kans voor bedrijven die al maatschappelijk verantwoord werken én het biedt klanten een extra garantie wat kwaliteit, engagement en transparantie betreft. Steeds meer consumenten willen bovendien verantwoord consumeren en gaan op zoek naar merken die zich elke dag inzetten voor de samenleving en het milieu.

Welke voordelen heeft ‘Made in Europe’ voor klanten?

Ook klanten hebben veel baat bij ‘Made in Europe’. Deze certificering biedt hen meer transparantie over de producten die ze kopen en alles wat ermee te maken heeft, zoals de samenstelling, productie en kwaliteit. Omdat alle ‘Made in Europe’-bedrijven aan dezelfde beleidslijnen en regelgeving onderworpen zijn, geldt voor alle producten die ze in de EU verkopen hetzelfde niveau van conformiteit.

Door de kwaliteits- en veiligheidsnormen die de EU heeft opgesteld en aan bedrijven oplegt, groeit ook het vertrouwen van consumenten in die ondernemingen. Het is dus een win-winsituatie: het imago van het bedrijf gaat erop vooruit én de klanten kunnen rekenen op een bepaalde standaard.

De Europese Unie biedt heel wat voordelen voor bedrijven en klanten dankzij de gedeelde normen en regels die in alle lidstaten gelden. Die vormen niet alleen een kwaliteits- en conformiteitsmaatstaf, maar zijn ook een economische standaard die staat voor het vrije verkeer van goederen en mvo. Al die maatregelen bestaan om de handel en samenwerking tussen de EU-landen te vergemakkelijken.

Download ook onze whitepaper “Inkoopbeleid en mvo”.

[1] https://europa.eu/european-union/about-eu/eu-in-brief_en

Een betrokken leverancier kiezen: de vijf mvo-criteria

Posted on by Elke

Criterium 1: milieuverantwoord beheer van activiteiten

Voor een bedrijf alleen is het onmogelijk om een merkbare impact op het milieu te hebben. Maar samen kunnen we wél iets goeds doen voor onze planeet. Iedereen speelt daarbij een rol: de consument, door voor duurzame producten te kiezen … maar ook het bedrijf, door de voorkeur te geven aan milieubewuste partners.

De circulaire economie hoort onlosmakelijk bij een duurzaam inkoopbeleid. In zo’n systeem werken de opdrachtgevers en leveranciers veel nauwer samen. Het is een win-winstrategie die gebaseerd is op gedeelde duurzame waarden. Door een dienstverlener te kiezen die dezelfde doelen nastreeft als jouw onderneming, kunnen jullie samen stappen zetten richting een duurzamere werkwijze.

Een duurzame leverancier neemt pas beslissingen nadat hij heeft nagedacht over welk effect die op het milieu zullen hebben. Dat merk je aan zijn aanbod, want daarin zie het volgende terug:

  • producten met een ecolabel (Ecolabel, Ecocert …);
  • tweedehandsproducten;
  • opgewaardeerde geretourneerde producten;
  • duurzaam afvalbeheer;
  • verbeterde energie-efficiëntie;
  • verminderde uitstoot van broeikasgassen.

Deze acties in het kader van duurzame ontwikkeling kun je opnemen in een mvo-charter: zo garandeer je dat elke leverancier zich aan een duurzaam inkoopbeleid houdt.

Criterium 2: het ethische aspect van de onderneming

‘Ethisch’ betekent veel meer dan de morele verplichtingen van een organisatie. Het woord staat voor de manier waarop een bedrijf intern én extern met anderen omgaat. En daarom is dit concept een integraal deel van mvo, of zelfs de spil waar elke duurzame strategie om draait. Bij een ethische aanpak horen regels die een ethische werkwijze opleggen. Menselijk en respectvol omgaan met anderen staat daardoor centraal in een duurzaam ondernemingsbeleid. Als je een leverancier kiest bij wie deze waarden in het DNA verankerd zitten, is een goede samenwerking gegarandeerd.

Hoe weet je zeker of een bedrijf de fundamentele ethische waarden respecteert? Loyaliteit is een cruciale waarde bij commerciële relaties. Ook de ISO 26000-norm houdt er rekening mee. Stel jezelf deze vragen:

  • Communiceert je leverancier transparant?
  • Is hij ooit al beschuldigd van corruptie?
  • Respecteert hij de concurrentieregels?

Als een leverancier bij het UN Global Compact aangesloten is, weet je zeker dat hij mee strijdt tegen corruptie en dat hij ernaar streeft de mensenrechten te respecteren en te promoten.

Criterium 3: de plaats van diversiteit en inclusiviteit in het hr-beleid

Om je sociale waarden trouw te blijven, kies je het best voor leveranciers die jouw waarden delen. Inclusiviteit en diversiteit liggen dan ook aan de grondslag van elk mvo-beleid. Deze vier elementen moet je alvast verifiëren voordat je een commerciële relatie met een nieuwe partner aangaat.

Gendergelijkheid

De gelijkheid tussen vrouwen en mannen op de werkvloer is een van de prioriteiten van de Europese Commissie. Daarom moedigen de lidstaten managers aan om gendergelijkheid te garanderen. Zo zijn er doelstellingen vastgelegd tegen 2025 en bindende maatregelen opgesteld om die doelstellingen te bereiken, met name op het vlak van loontransparantie.

Integratie van personen met een beperking

Wil je zeker weten dat je een betrokken leverancier in de arm neemt? Bekijk dan zorgvuldig in welke mate personen met een beperking een rol spelen in zijn organisatie. Heeft je partner het percentage medewerkers met een beperking in zijn personeelsbestand gepubliceerd? Door hierover transparant te communiceren, zet hij zijn eigen acties in dit kader kracht bij.

Geen plaats voor discriminatie

Ook diversiteit is een speerpunt van elk mvo-beleid. Dat betekent dat er bij de aanwerving niet gediscrimineerd wordt op basis van gender, origine, religie, seksuele geaardheid enz. Door hun collectieve intelligentie aan die van jouw teams te koppelen, versterk je je sociale en maatschappelijke verantwoordelijkheid.

Opleiding en tewerkstelling van jongeren

Ook inclusiviteit naar jongeren toe is een onmiskenbare prestatie-indicator in een mvo-strategie. Maar delen je leveranciers die mening wel? Werven ze jongeren in een leer-werktraject en pas afgestudeerden aan? Als je met bedrijven samenwerkt die jonge mensen tewerkstellen, weet je zeker dat je in contact komt met een dynamisch team dat helemaal klaar is om zich aan te passen aan de markt van de toekomst.

Criterium 4: respect voor en promotie van de mensenrechten

Respect voor de mensenrechten gaat verder dan gewoon de wettelijke verplichtingen naleven. Als een bedrijf maatregelen neemt voor het welzijn en de bescherming van werknemers, weet je dat het oprecht in de mensenrechten geïnteresseerd is. Dit is dan ook een fundamenteel aspect van een mvo-strategie, want elk bedrijf heeft een aanzienlijke sociale en maatschappelijke impact. Het eerste resultaat van zo’n strategie is een verhoogde productiviteit. Want medewerkers die zichzelf kunnen ontplooien, zetten zich doorgaans veel meer in op de werkvloer. Elk jaar stelt de website Great Place to Work een klassement samen van bedrijven waar het goed werken is. Als je leveranciers kiest die de mens centraal plaatsen, weet je dat de samenwerking bijna gegarandeerd aangenaam zal verlopen.

Respect voor de mensenrechten kun je in verschillende stappen van de productie- of toeleveringsketen nagaan. Als je met je potentiële leveranciers in gesprek gaat, hou dan je ogen open voor mogelijke schendingen van die rechten. Bijvoorbeeld: met welke onderaannemers werken ze samen en waar zijn die gevestigd? Een gericht onderzoek kan praktijken aan het licht brengen die de regels over veiligheid op het werk of kinderarbeid schenden. Door transparant te communiceren, kun je sneller bepalen in hoeverre een leverancier een degelijk mvo-beleid hanteert.

Criterium 5: certificering van het verantwoorde beleid

Bij een EcoVadis-certificering worden de mvo-prestaties van bedrijven geëvalueerd. Het gaat om een internationaal erkende referentie. De evaluatie is betrouwbaar, omdat er een continu opvolgingsproces bij hoort. EcoVadis begeleidt bedrijven en helpt hen om hun mvo-doelstellingen te bereiken. Als je deze certificering in je selectiecriteria opneemt vanaf de aanbesteding, trek je dienstverleners aan die betrokken én je vertrouwen waard zijn.

De normen ISO 26000 en ISO 20400 zijn onontbeerlijk voor de ontwikkeling van een duurzaam inkoopbeleid. ISO 26000 is een internationale norm die de grote lijnen van een mvo-beleid uitstippelt. De eerste vier criteria van dit artikel vind je in deze norm terug. In het verlengde daarvan ligt ISO 20400, de norm die garandeert dat een bedrijf een maatschappelijk verantwoorde inkoopstrategie hanteert. Deze norm moedigt bedrijven aan om ook leveranciers die niet tot rang 1 behoren bij hun werkzaamheden te betrekken. De naleving van deze normen is een bepalende factor bij de keuze van je toekomstige partners.

Als je vanaf de aanbesteding oog hebt voor de meest concrete, meest objectieve elementen, weet je zeker dat je een doordachte beslissing zult nemen. Vervolgens kun je die mvo-criteria ook in je contracten opnemen. Zo bouw je een win-winsamenwerking op tussen opdrachtgever en leverancier. Omdat jullie je samen inzetten voor duurzame ontwikkeling, ethische waarden en respect voor de mensenrechten, komen duurzamere praktijken in de bedrijfswereld weer een stap dichterbij.

Download onze whitepaper ‘Inkoopbeleid en mvo’ en ontdek onze visie over duurzame aankopen. Of download onze infographic en ontdek hoe je je in 5 stappen verzekert van een duurzame bevoorrading.

Savin’side®, de methode om je long tail spend inkopen te optimaliseren

Posted on by Elke

Het belang van long tail spend inkopen

Volgens de wet van Pareto (ook wel de wet van 20-80 genoemd) maken long tail spend inkopen (of C-Class inkopen) 5 % van het totale aantal bedrijfsuitgaven uit, maar ook 50 % van het totale aantal inkoopsegmenten.

Pas de matrix van Kraljic toe en vergelijk de financiële inzet, die bij die categorie van inkopen relatief beperkt blijft, met het algemene risiconiveau. Long tail spend inkopen kun je dan in twee subcategorieën indelen: eenvoudige inkopen (klein risico) en/of kritieke inkopen (groot risico).

Dat wil zeggen dat je met long tail spend inkopen voor twee belangrijke uitdagingen komt te staan. Voor elk van die uitdagingen bestaat een gepaste strategie:

  • In de eerste plaats beheer je de totale eigendomskosten (TCO, total costs of ownership) van de inkopen. Het beheer van de long tail spend inkopen zorgt immers voor maar liefst 70 % van de verborgen inkoopkosten[2]. Die kosten hebben te maken met een samenwerking met meerdere leveranciers, aankopen buiten het proces om, gebrekkige processen, foutafhandelingen en retourzendingen, …
  • Tegelijkertijd moeten inkoopdiensten zich concentreren op veiligheid, vooral als het gaat om kritieke inkopen. Daarvoor doen ze een beroep op leveranciers die garant staan voor de kwaliteit en de oorsprong van producten, de naleving van normen en voorschriften, …

Savin’side®, de ‘Lean–Agile‘-methode om jouw long tail spend inkopen te optimaliseren

De Manutan Groep heeft een methode ontwikkeld om zijn key accounts te helpen hun long tail spend inkopen (of C-Class inkopen/indirecte inkopen) te optimaliseren. Savin’side® is ontwikkeld door inkopers voor inkopers en is gebaseerd op gegevensanalyse, een lean aanpak en een flexibel methodologisch kader.

Die strategie is gericht op een beter beheer van de totale inkoopkosten, en dus op een beter beheer van long tail spend inkopen. Zes optimaliseringshefbomen zorgen hiervoor:

De leveranciersportefeuille rationaliseren

Tot 75% van de kosten van long tail spend inkopen gaan naar de leveranciers[3]. Daarom zorgen ze voor aanzienlijke administratieve kosten. zoals kosten voor leveranciersbeheer (gemiddeld geschat op 1.000 euro/leverancier/jaar) en transactiekosten. Daarom beperk je best de omvang van de leveranciersportefeuille door sommige leveranciers (bv. met lage jaarlijkse uitgaven of lokale dekking) te vervangen door één enkele distributeur die een brede waaier van referenties aanbiedt.

Productoptimalisatie

Interne klanten worden zelden bijgestaan in hun keuze van long tail spend inkopen. Daardoor kopen ze vaak luxeproducten: bekende merkproducten van hoge kwaliteit, maar ook met een hoge prijs. Dat is echter niet altijd nodig wanneer het gaat om eenvoudige inkopen en er zijn directe kosten mee gemoeid. Om de keuze van de producten te optimaliseren, zorg je er best voor dat ze voldoen aan de functionele behoeften van interne klanten. Zo vermijd je over-kwaliteit.

Digitalisatie van de transacties

Long tail spend inkopen maken 60% van het aantal bestellingen uit[4]. De optimalisatie van het transactieproces is dus noodzakelijk. Om dat te doen, dematerialiseren de inkoopdiensten het Procure-to-Pay-proces van productselectie tot facturering. Die strategie zorgt niet alleen voor een meer efficiënte werking binnen het bedrijf, maar levert ook financiële besparingen en milieuvoordelen op.

Logistiek optimaliseren

Long tail spend inkopen zijn meestal over meerdere leveranciers verspreid en voor elke levering moeten meerdere medewerkers van je bedrijf kostbare tijd vrijmaken (beveiliging, goederenontvangst, magazijnmedewerkers, …). Daar staat niet altijd een echte meerwaarde tegenover. Om de productiviteit te verhogen, verbeteren de inkoopafdelingen de processen voor levering en bezorging van producten aan de gebruikers via diverse diensten: gepersonaliseerde of gestroomlijnde leveringen, industriële verkoopautomaten, …

De overeenkomst toepassen

Wanneer het inkoopbeleid in een bedrijf niet nauwkeurig wordt gevolgd, leidt dat rechtstreeks tot financieel verlies en tot een toename van het aantal niet-beheerde inkopen. Inkoopafdelingen zien er best op toe dat alle vestigingen van hun bedrijf de voordelen die in het contract met een leverancier zijn afgesproken, volledig benutten. Zo nodig maken ze de interne klanten ervan bewust (vestigingen bezoeken, marketingcampagne, …).

Continue verbetering

Niet-kwaliteit is over het hele bedrijf verspreid en dat bemoeilijkt het inkoopbeheer. Daarom is het van groot belang de onderliggende oorzaken van de vastgestelde tekortkomingen op te lossen en de service te verbeteren.

Hoewel een efficiënte werking en kostenvermindering tot de prioriteiten van de inkoopafdelingen behoren, vormen geoptimaliseerde long tail spend inkopen een formidabele hefboom. Een dergelijke strategie komt overeen met Lean Procurement: het voortdurend opsporen van ‘verspilling’ om waarde te creëren.

Download onze whitepaper ‘Lean inkopen en waardecreatie’.

[1] [2] [3] [4] Bron: Manutan Group

Hoe zorg je voor een efficiënt afvalbeheer in je bedrijf?

Posted on by Elke

Afvalbeheer in een bedrijf: wat zijn de regels?

Volgens de richtlijn 2008/98/EG van het Europees Parlement en de Raad van 19 november 2008 wordt het volgende beschouwd als afval: “elke stof of voorwerp waarvan de houder zich ontdoet, voornemens is zich te ontdoen of zich moet ontdoen”.

Deze wetgeving deelt afval in volgens een bepaalde hiërarchie (preventie, hergebruik, recycling, andere nuttige toepassing, verwijdering) die een basis vormt voor bedrijven om een afvalbeheerbeleid te ontwikkelen.

Die moeten zich dan ook ertoe verbinden hun afval te beheren “zonder enig risico voor water, lucht, bodem, fauna en flora, zonder geluids- of geurhinder te veroorzaken of schade te berokkenen aan natuur- en landschapsschoon”. Alle sectoren zijn betrokken (restaurants, privékantoren, bouwplaatsen, openbare instellingen, winkels enz.).

De richtlijn stipuleert ook dat de mogelijkheid dat bedrijven “[hun afval] [zelf] [behandelen] of door een officieel erkende exploitant [laten] behandelen”. Het is bovendien de verantwoordelijkheid van bedrijven om hun afval te sorteren naargelang de aard van het afval.

Het materiaal moet goed worden verwerkt en zendingen moeten worden geregistreerd, ongeacht of bedrijven zelf voor de afvalverwerking zorgen of dit uitbesteden aan een ander bedrijf.

Deze regels gelden zowel voor afval dat voortkomt uit activiteiten van medewerkers als voor afval dat ontstaat tijdens de productie.

Hoe beheer je het afval in je bedrijf?

De afvalopvolgingsketen bestaat uit twee schakels: intern en extern beheer.

In 5 stappen naar een efficiënt afvalbeheer

Het afvalbeheer in je bedrijf optimaliseren verloopt in 5 stappen.

1 – Maak een stand van zaken op

Stel jezelf een aantal vragen over het afval van je bedrijf wanneer je een stand van zaken opmaakt:

  • Hoeveel afval wordt er geproduceerd?
  • Om wat voor afval gaat het?
  • Is het recyclebaar? Herbruikbaar? Gevaarlijk?
  • Kunnen we de hoeveelheid verminderen?

Clarisse Chang, Senior mvo-analiste bij EcoVadis[1]: “Het is een goed idee om de vergelijking te maken met andere bedrijven in je sector. Zo weet je waar je zelf staat en kun je je doelstellingen aanscherpen.”

Zodra je de situatie hebt geanalyseerd, ben je klaar om een afvalbeheerbeleid uit te tekenen.

2 – Het actieplan bestaat uit verschillende categorieën om de volgende kwesties aan te pakken:

  • Welk afval kan worden hergebruikt, gerecycled, verminderd en voorkomen?
  • Kan het afval een andere nuttige toepassing krijgen en kunnen er nieuwe producten van worden gemaakt?
  • Kan het afval worden gebruikt als energiebron?
  • Hoe kunnen we het afval zowel binnen als buiten het bedrijf beheren?
  • Welk bedrijf kan het komen ophalen?
  • Waar zetten we de recyclecontainers het best neer, zodat ze gemakkelijk te gebruiken zijn?
  • Hoe communiceren we over het beleid, zodat iedereen zich betrokken voelt?

Onthoud dit: het beste afval is dat wat niet wordt geproduceerd. Daarom moet je bedrijf nadenken over een strategie waarmee het zijn impact zoveel mogelijk kan beperken.

3 – Kies de juiste dienstverlener

Afhankelijk van wat je bedrijf precies nodig heeft, is de hulp inroepen van een externe dienstverlener misschien de beste optie. Stel jezelf een aantal vragen, zodat je de juiste keuze maakt:

  • Moet de dienstverlener alleen het sorteermateriaal ter beschikking stellen? In dat geval moet een andere partner of een reinigingsbedrijf je afval komen ophalen.
  • Moet de dienstverlener het afval ophalen nadat het in de centrale bakken is verzameld?
  • Haalt de dienstverlener het afval rechtstreeks uit de scheidingsbakken op?

4 – Hou de kosten onder controle

Bij de afvalbeheerkosten gaat het niet alleen om de prijs van de externe dienstverlener. Je moet ook nog rekening houden met het volgende:

  • Wordt het opslagmateriaal gekocht of gehuurd?
  • Hoe vaak wordt het afval opgehaald?
  • Hoe wordt het afval verwerkt?

De prijs is afhankelijk van de diensten die je nodig hebt. Je bedrijf moet dus goed kijken naar het budget en dit afstemmen op de benodigde diensten.

5 – Organiseer het afvalbeheer

Zodra de behoeften zijn bepaald, de dienstverlener is gekozen en het budget is vastgesteld, resteert er nog één ding: tot actie overgaan! Nadat je afvalbeleid is uitgetekend en je het contract met je nieuwe dienstverlener hebt ondertekend, moet je alle informatie wel nog duidelijk meedelen binnen je bedrijf.

Een efficiënt afvalbeheer op het werk: iedereen doet mee!

Iedereen moet de ins en outs van de afvalbeheerstrategie binnen het bedrijf begrijpen. Alleen zo kan ze een succes worden. Je moet dus al je medewerkers informeren.

Dat kan op verschillende manieren, via:

  • E-mail;
  • Duidelijke informatie op de recyclingbakken;
  • Trainingen;
  • Leuke activiteiten om je medewerkers aan te moedigen hun steentje bij te dragen;
  • Een speciale gids over afval sorteren op het werk.

Een neutrale externe partner als EcoVadis kan helpen om de boodschap over te brengen binnen je bedrijf. Clarisse Chang legt uit:

“[Die] beoordeling door een externe en neutrale partner is handig om intern te communiceren en medewerkers warm te maken voor de strijd tegen afval.”

Inkopers en leveranciers: steeds meer echte, verantwoorde partners

De aankoopafdeling moet ervoor zorgen dat haar leveranciers de milieunormen naleven. Deze twee partners moeten samenwerken en geleidelijke verbeteringen voor het milieu voorstellen.

Afvalbeheer binnen bedrijven zit in een opwaartse spiraal, aldus Clarisse Chang:

“Je hebt het recht om je leveranciers te vragen hetzelfde te doen, want hun [EcoVadis]-score is van invloed op die van jou en die van je klanten. […] Op die manier wordt afvalbeheer een gezamenlijke inspanning waar alle partners baat bij hebben.”

Een bedrijf dat besluit om zijn prestaties op het gebied van duurzame ontwikkeling onder de loep te nemen, zal onder andere worden beoordeeld op de aankopen. Als dat nog niet het geval was, zal het bedrijf voortaan de voorkeur geven aan verantwoordelijke leveranciers, aangezien hun milieu-impact die van de onderneming beïnvloedt.

Er komt een echte samenwerking tot stand tussen inkopers en leveranciers. Wat vroeger een eenvoudige transactie was, is nu teamwerk waarbij iedere betrokkene een belangrijke rol vervult. De één stelt de ander ter discussie, de voorstellen van de één leiden tot nieuwe ideeën bij de ander: welke materialen krijgen de voorkeur? Valt er energie terug te winnen? …

Zoals het gezegde luidt: “Alleen gaan we sneller, samen raken we verder.”

Wil je met je bedrijf graag op een verantwoorde manier inkopen? Download onze whitepaper ‘Inkoopbeleid en mvo’.

[1] Evaluatie- en beoordelingsdienst voor de mvo-prestaties en duurzame ontwikkeling van bedrijven op internationale schaal

Inkoopmanager: functiebeschrijving

Posted on by Elke

Wat zijn de taken van een inkoopmanager?

De inkoopmanager kijkt naar wat zijn of haar bedrijf precies nodig heeft en in welke omgeving het actief is. Op basis daarvan bepaalt hij of zij de inkoopstrategie en het inkoopbeleid van de onderneming, en voert die uit.

Een inkoopmanager zet dus zijn of haar vaardigheden in voor de ontwikkeling van het bedrijf en beheert de uitgaven.

Zo heeft een inkoopmanager vijf hoofdtaken:

  • inkoopstrategie en -beleid bepalen: na overleg met de algemene directie zich aan de strategische doelstellingen aanpassen, een economische controle uitvoeren, de behoeften van de verschillende afdelingen in kaart brengen …
  • inkoopafdeling in goede banen leiden: de organisatie optimaliseren, nieuw talent aanwerven, het team (op)leiden …
  • aan onderhandelingen deelnemen: de teams ondersteunen bij gevoelige of strategische kwesties, toezicht houden op kaderovereenkomsten …
  • inkoopprojecten sturen: per mijlpaal opvolgen, processen en tools invoeren …
  • leveranciers en inkoopprestaties monitoren: specificaties opstellen, key performance indicators definiëren, toezicht houden op alle kosten en het aankoopbudget, regelmatig rapporten opstellen …

Inkoopmanagers blijven gedurende hun hele loopbaan zoeken naar kwaliteitsproducten of -diensten tegen de beste prijs. Als bekwame onderhandelaar sluit hij of zij partnerschappen met leveranciers die hun beloften nakomen (leveringstermijnen, mvo-aanpak, prijs-kwaliteitsverhouding …).

De taken van een inkoopmanager kunnen veranderen naargelang van de behoeften, maar ook afhankelijk van de activiteitensector van het bedrijf. Het werkterrein is uitgebreid en omvat nu ook leveringen, logistiek en in sommige gevallen zelfs marketing. De taak van de inkoopverantwoordelijke is steeds meer gericht op waardecreatie, met name door naar innovatieve oplossingen te zoeken en milieucriteria in aanmerking te nemen.

Over welke vaardigheden beschikt een inkoopmanager?

Zoals in elke functie moet een inkoopmanager knowhow combineren met persoonlijke kwaliteiten. Een inkoopmanager wordt dus verwacht over een heleboel vaardigheden te beschikken.

Wat betreft knowhow moet een inkoopmanager het volgende beheersen:

  • inkoopmethodes en commerciële onderhandelingstechnieken;
  • inkoopbeheerinstrumenten en -oplossingen op de markt, zoals e-procurement of e-sourcing;
  • de omgeving van het bedrijf: sector, functies, economische en organisatorische randvoorwaarden, producten en diensten die nodig zijn voor de productie en de goede werking van de onderneming;
  • onmisbare juridische kennis: handelsrecht, douanevoorschriften, vervoer van goederen …;
  • economische cultuur en (inter)nationaal nieuws;
  • projectbeheer en aanbestedingsprocedures;
  • een of meer vreemde talen, in het bijzonder Engels.

Wat betreft persoonlijke kwaliteiten moet een inkoopmanager blijk geven van:

  • charisma en interpersoonlijke vaardigheden om samen te werken met teams, andere afdelingen, leveranciers en de algemene directie;
  • stressbestendigheid en vasthoudendheid, vooral bij strategische onderhandelingen;
  • bereidheid om te luisteren naar de behoeften van talrijke gesprekspartners;
  • creativiteit om nieuwe optimaliseringsmogelijkheden te bedenken;
  • het vermogen een stap terug te kunnen zetten en een globale visie met het oog op een strategie op lange termijn;
  • autonomie en aanpassingsvermogen om de betrekkingen met de verschillende partners te optimaliseren.

Welke opleiding moet een inkoopmanager hebben gevolgd?

Een inkoopmanager verwerft de nodige vaardigheden dankzij een basisopleiding, jarenlange ervaring en regelmatige bijscholing.

Een inkoopmanager is doorgaans een senior manager met ongeveer tien jaar werkervaring op het gebied van inkopen. Hij of zij moet daarnaast het juiste diploma hebben, dat is meestal een masterdiploma.

Om een toekomstige inkoopmanager te worden, kunnen studenten naar een business school gaan, of een algemene of gespecialiseerde ingenieursopleiding volgen. Een masterdiploma in management, economie of inkoopmanagement biedt ook de nodige vaardigheden en kennis voor een functie met zo veel verantwoordelijkheden.

Als onderdeel van hun opleiding leren toekomstige inkoopmanagers alle markten wereldwijd te begrijpen. Ook digitale vaardigheden ontwikkelen is van groot belang. Met hun diploma op zak beheersen ze de waardeketen in een omgeving die voortdurend versnelt.

Wat verdient een inkoopmanager?

Het gemiddelde jaarsalaris van een inkoopmanager bedraagt ongeveer 105.000 euro (40.000 – 50.000 pond in het VK). Uiteraard varieert dat bedrag naargelang van de ervaring in het vak, het bedrijf waarvoor hij of zij werkt en het gemiddelde salaris in het land waar hij of zij gevestigd is.

In het algemeen is een inkoopmanager aan de slag bij een groot concern. Ook bedrijven met meer dan vijfhonderd werknemers werven profielen aan om dergelijke verantwoordelijkheden op zich te nemen. De vaardigheden van een inkoopmanager zijn steeds meer gegeerd en openen vele deuren voor hem of haar. Een inkoopmanager kan bijvoorbeeld werkzaam zijn in de automobielsector of de detailhandel, maar ook in de telecommunicatie.

Hij of zij kan in de eerste jaren tussen 60.000 en 70.000 euro bruto per jaar verdienen. Meer dan acht jaar ervaring of aan de slag in een bepaalde sector? Dan strijkt een inkoopmanager soms tot wel 150.000 euro per jaar op.

Op lange termijn kan de inkoopmanager doorgroeien tot operationeel manager, industrieel manager of algemeen manager.

Kom meer te weten over de huidige en toekomstige uitdagingen voor inkoopmanagers.

Gids: je duurzame toelevering veiligstellen in 5 stappen

Posted on by Elke

1 – Als één team achter duurzame ontwikkeling staan

Je duurzameontwikkelingsdoelstellingen (DOD) kun je enkel bereiken als je teams daar ook achter staan. Van duurzame ontwikkeling een prioriteit maken kan een echte meerwaarde opleveren. Maar om hen daarvan te overtuigen, moet je dat eerst zelf ook geloven. Aarzel dus niet om informatie in te winnen over efficiënte methodes van duurzame toelevering en om regelmatig een kijkje te nemen op gespecialiseerde sites.

In een volgende stap moet je ook je medewerkers enthousiast maken voor een milieubewuste ingesteldheid. Teambuildingtechnieken rond mvo zijn een uitstekende manier om hen hierbij te betrekken. Als je onderneming dan ook nog eens de daad bij het woord voegt en een specifiek actieplan volgt, wordt het nog eenvoudiger om iedereen te engageren.

Iedere medewerker van de onderneming speelt een rol in de duurzame toeleveringsketen, of het nu gaat om nieuwe producten of diensten inkopen of de afvalberg verkleinen. Om je medewerkers te doen inzien welke positieve impact een goede duurzame toelevering kan hebben, moet je de tijd nemen om hen op te leiden en alle radertjes in het inkoopbeheer toe te lichten. Ze moeten begrijpen welke ecologische, maatschappelijke en economische voordelen zo’n aanpak oplevert. Als ze alle uitdagingen kennen, zullen ze zich nauwer betrokken voelen en meer gemotiveerd zijn om hun steentje bij te dragen. Deze stap is essentieel, want zo leg je een solide basis voor je duurzame toeleveringsketen.

2 – De duurzame toeleveringsstrategie concreet waarmaken

Duid aanspreekpunten inzake duurzame ontwikkeling aan die je teams en de leveranciers informeren over de strategie van de onderneming. Om de acties op elk niveau van de toeleveringsketen te coördineren, kan het relevant zijn om een afzonderlijke afdeling op te richten. De leden van die afdeling zullen de ecologische impact van de bedrijfspraktijken nauwgezet opvolgen en verbeteringen voorstellen om de kosten van de green supply chain (duurzame toeleveringsketen) te drukken. Ken iedereen een specifieke rol toe om zo die keten veilig te stellen en meteen ook de rendabiliteit te verhogen.

Om de doelstellingen van het beheersplan te bereiken, voer je het best aangepaste procedures in. Die werken des te efficiënter als je ze opstelt in samenspraak met experts inzake duurzame ontwikkeling. Zo kan je onderneming richtlijnen uitwerken die zullen leiden tot de invoering van verantwoorde praktijken in elke schakel van de toeleveringsketen.

Om die stap te kunnen zetten, moeten je medewerkers en leveranciers begrijpen welke impact die richtlijnen hebben op de duurzame toeleveringsketen. Zo zullen ze mettertijd gaan toezien op de naleving van deze milieubewuste oplossingen.

3 – Leveranciers omvormen tot ecopartners

Verantwoorde inkopen hebben de relaties tussen de onderneming en haar leveranciers veranderd. Deze twee entiteiten streven hetzelfde doel na: hun mvo-beleid toepassen. In dit kader werd de internationale norm ISO 20400 uitgewerkt om twee uitdagingen aan te gaan:

  • Certificering van een maatschappelijk verantwoorde inkoopstrategie;
  • De belangrijkste leveranciers betrekken bij deze stap.

Het is de bedoeling om de maatschappelijke, ethische en ecologische prestaties van alle partijen te verbeteren. De criteria prijs en leverbaarheid van het product of de dienst zijn niet langer voldoende. Voortaan moet je ook rekening houden met de kostprijs van de levenscyclus en de koolstofvoetafdruk van producten en diensten. Het is dan ook belangrijk om je leveranciers zorgvuldig te kiezen en zo de betrouwbaarheid van de duurzame toeleveringsketen te garanderen. Enkele tips om een duurzaam partnerschap op te bouwen:

  • Kies leveranciers met dezelfde waarden als jouw onderneming.
  • Maak je verwachtingen duidelijk kenbaar tijdens de contractonderhandelingen.
  • Stel een gezamenlijk actieplan op en volg het.
  • Organiseer samen workshops en bewustmakingscampagnes.

Een goede communicatie van bij de aanbesteding is een garantie voor vertrouwen en geloofwaardigheid. Bovendien zullen je leveranciers meer geneigd zijn om mee te gaan in het mvo-verhaal als ze zien dat hun opdrachtgevers een voorbeeldrol vervullen tijdens de volledige duur van het partnerschap.

4 – Een foutloos milieubewust beheer uitstippelen

In grote ondernemingen zal een nauwkeurige planning van de toeleveringsketen de activiteiten efficiënter en duurzamer doen verlopen. Door elke stap nauwgezet te plannen, kun je eventuele kinken in de keten opsporen. De interne risico’s (IT, personeel, projectmanagement …) zijn het eenvoudigst af te bakenen. Het leveranciersrisico is dan weer moeilijker in te schatten. Om je duurzame toeleveringsketen veilig te stellen, moet je ervoor zorgen dat ook je leveranciers het mvo-beleid naleven.

Met moderne digitale technologieën krijg je realtime een beeld van de situatie, hoe complex de duurzame toeleveringsketen ook is. Een beheersproces dat gebaseerd is op artificiële intelligentie (AI) is een cruciale prestatiebooster om de toeleveringsketen veerkrachtiger te maken. Zo blijft de ecologische impact van de goederen beperkt tijdens de productie, het transport en de opslag ervan. Aan de hand van geolocatie kunnen de routes van de vrachtwagens optimaal worden gepland om zo de CO2-uitstoot in te perken. Ook WMS-software, RFID-chips en 5G kunnen helpen om de toeleveringsketen te verbeteren.

Die digitale oplossingen zijn stuk voor stuk nuttige tools om een duurzame circulaire economie tot stand te brengen.

5 – Een duurzaam beleid uitwerken

Met specifieke en meetbare KPI’s (Key Performance Indicators) wordt het voor je onderneming makkelijker om haar prestaties op het vlak van duurzame ontwikkeling op te volgen. Zo omvat de norm ISO 14031 deze drie indicatoren:

  • De milieuconditie-indicatoren (ECI);
  • De managementprestatie-indicatoren (MPI);
  • De operationele prestatie-indicatoren (OPI).

Deze prestatie-indicatoren helpen je een onderscheid te maken tussen efficiënte en minder efficiënte praktijken. De dashboards van de leveranciers kunnen een nuttige aanvulling vormen op deze gegevens. Hiermee kan je onderneming haar strategie bijsturen en haar green supply chain veiligstellen.

De risico’s die doorwegen op de duurzame toeleveringsketen regelmatig doorlichten is ook een must. Afhankelijk van hoe kritiek de vastgestelde gebreken zijn, moet je onderneming specifieke maatregelen nemen om die tegen te gaan. Door alles op te volgen, merk je het meteen wanneer er nieuwe risico’s opduiken en kun je de prestaties van je onderneming op peil houden. Met het oog op de klimaatverandering en het stijgende zeeniveau moet de green supply chain zich ook kunnen aanpassen aan schaarse middelen. Door de voorkeur te geven aan de korte keten en producten te recyclen kun je dat risico van schaarste opvangen. Bovendien is een onderneming met een evenwichtig beheersplan beter opgewassen tegen zulke uitzonderlijke situaties.

De duurzame toeleveringsketen veiligstellen is een kwestie van teamwerk, dat is nu wel duidelijk. Naast de technische aspecten is je medewerkers en leveranciers overtuigen cruciaal. Beter gaan presteren op ecologisch, maatschappelijk en ethisch vlak moet een prioriteit zijn voor iedere speler in de keten. Want de green supply veiligstellen levert een concurrentievoordeel op voor elke onderneming.

Voor nog meer informatie, download onze whitepaper “Inkoopbeleid en mvo” of bekijk onze infographic “Verzeker je in 5 stappen van een duurzame bevoorrading”.

Lichamelijke en geestelijke gezondheidsrisico’s op het werk voorkomen: zo belangrijk is het

Posted on by Elke

Geestelijke gezondheid op het werk

De Wereldgezondheidsorganisatie (WHO) definieert geestelijke gezondheid als een “een toestand van welzijn waarin het individu zich bewust is van zijn of haar bekwaamheden, de gewone stress van het leven aankan, productief en renderend kan werken, en in staat is een bijdrage te leveren tot zijn of haar gemeenschap”.

Zelfontplooiing op het werk is een van de factoren die een directe invloed hebben op het mentale welzijn van je medewerkers. Maar wat verstaan we precies onder ‘geestelijke gezondheid op het werk’?

Het eerste werkgerelateerde geestelijke probleem waaraan veel mensen denken, is de burn-out. Die staat van complete uitputting is een psychisch probleem dat optreedt als iemand op het werk chronische stress ervaart. Maar slechte werkomstandigheden kunnen ook tal van andere problemen met zich meebrengen. Stress, angst, demotivatie of een gekelderde sfeer op de afdeling: al die tekenen wijzen erop dat mensen zich niet goed voelen op het werk.

Wat is een goede geestelijke gezondheid?

Voor een goede geestelijke gezondheid moet het evenwicht tussen het gevoel van welzijn en de capaciteit om de ups en downs van het leven te trotseren goed zitten. Dat geldt voor iedereen, ongeacht geslacht, leeftijd of sociale categorie.

De drie aspecten van geestelijke gezondheid

De Europese gezondheidsinstanties hebben ‘geestelijke gezondheid’ in drie pijlers verdeeld:

  • positieve geestelijke gezondheid (zelfontplooiing, autonomie, welzijn);
  • psychologisch lijden (psychische problemen, angst, stress);
  • psychiatrische problemen (geestelijke problemen en psychische aandoeningen die via een diagnose vastgesteld zijn).

Lichamelijke gezondheid op het werk

Wat de lichamelijke gezondheid op het werk betreft, staan twee punten centraal:

  • steeds meer zittend werken;
  • fysieke activiteit op het werk.

Door de evolutie van onze manier van leven en onze arbeidsomstandigheden bewegen we minder dan vroeger. Maar dat sedentaire leven heeft een niet mis te verstane invloed op de gezondheid van je medewerkers, zeker voor wie op kantoor werkt.

Toch blijven ook mensen met een actievere job, zoals magazijniers, niet gespaard. Zij moeten opletten voor een heel andere reeks fysieke gezondheidsrisico’s dan de gevaren van te veel zitten. Zo ontstaan hun lichamelijke klachten vaak omdat hun spieren bijvoorbeeld overbelast raken bij het uitvoeren van hun taken, of omdat ze repetitieve (en vaak zware) handelingen moeten uitvoeren.

De lichamelijke gezondheid op het werk kan ook in het gedrang komen als de apparatuur of het gereedschap niet (meer) afgestemd is op de personeelsleden die het gebruiken. RSI (‘Repetitive Strain Injury’ of aandoeningen van het bewegingsapparaat) en lendenpijn zijn de vaakst vastgestelde problemen op de werkvloer. Repetitieve handelingen, ongemakkelijke houdingen, onaangepaste werkomstandigheden, vermoeide spieren, stress … Alle beroepsgroepen kunnen er wel van meespreken.

Door aan de fysieke activiteit van je medewerkers te werken, verminder je het risico op arbeidsongevallen, werkgerelateerde aandoeningen en gevallen van arbeidsongeschiktheid.

Lichamelijke en geestelijke gezondheid op het werk: de uitdagingen

Zorg dragen voor het lichamelijke en geestelijke welzijn van je medewerkers heeft een voelbare impact op de bedrijfsactiviteit. Slapeloosheid, vermoeidheid, burn-out, depressie, hormonale en spijsverteringsklachten, spierpijn, overspanning … Als de werkomstandigheden goed zijn, wordt het risico op stressgerelateerde aandoeningen veel kleiner.

Geestelijke en lichamelijke gezondheid zijn dan ook nauw met elkaar verbonden. Wie zich mentaal niet goed voelt, heeft vaak ook fysieke klachten en omgekeerd. Beide soorten problemen gaan hand in hand. Voor een goede levenskwaliteit op het werk is het dan ook absoluut noodzakelijk om een goed evenwicht te vinden.

Het doel is dus: bedrijven alle middelen aanreiken waarmee ze hun personeel kunnen voorlichten en opleiden over deze belangrijke onderwerpen. Risicopreventie is een efficiënte strategie die resulteert in beter presterende teams en optimale sociale relaties binnen en tussen de afdelingen.

Hoe zorg je voor je lichamelijke en geestelijke gezondheid op het werk?

Waken over het fysieke en mentale welzijn van je medewerkers doe je eerst en vooral door de juiste werkomstandigheden te bieden, met methodes en middelen op maat van je personeel. Bijvoorbeeld: iemand die de hele dag aan een bureau zit, loopt een groter risico op aandoeningen die bij een sedentaire levensstijl horen. De combinatie van intensief beeldschermwerk en een gebrek aan fysieke activiteit werkt onder andere oogvermoeidheid en spierproblemen in de hand.

Gelukkig bestaan er strategieën om die risico’s te beperken, zoals een ergonomische werkplek inrichten. Als je medewerkers op een verstelbare bureaustoel kunnen zitten, verbetert hun zithouding en voorkom je de klachten die door verkeerd zitten kunnen ontstaan. Stel je hen ook  een aangepast bureau of een verstelbare computerstandaard ter beschikking? Nog beter!

In het magazijn kun je de gezondheid van je medewerkers verbeteren door hen gereedschap te bezorgen dat hun dagelijkse taken vergemakkelijkt. Investeer bijvoorbeeld in hefapparatuur of oplossingen die vermoeidheid tegengaan: dat is een mooie eerste stap richting meer welzijn op het werk.

Waar je personeel ook werkt, door hen het juiste materiaal te geven zorg jij ervoor dat je teams beter presteren. Want als je een bepaalde last van hun schouders neemt, kunnen zij hun taken efficiënter uitvoeren.

Lichamelijke en geestelijke risicopreventie op het werk

Wil je het risico op burn-out, stress, angst of depressie bij je personeel tot een minimum beperken, dan zijn preventiestrategieën in je bedrijf een must. Die kun je opnemen in het hr-beleid of het mvo-beleid (maatschappelijk verantwoord ondernemen) van je onderneming. Je hebt de keuze uit verschillende strategieën, maar het doel is altijd hetzelfde: samenhangende acties voorstellen en bij elke stap evalueren wat is veranderd.

Steeds meer bedrijven bieden hun personeel de mogelijkheid om fysiek actief te zijn. Een beter humeur, meer zelfvertrouwen, een sterker gevoel van efficiëntie, betere concentratie, beter omgaan met stress … Wereldwijd zijn er tal van onderzoeken die de positieve effecten van sport aantonen, zowel voor de fysieke als voor de mentale gezondheid van je medewerkers.

Zijn thuiswerken en professioneel welzijn verenigbaar?

Door de gezondheidscrisis is het plots alomtegenwoordig, maar al lang voordien waren er grotere bedrijven die hun personeel lieten thuiswerken. Videoconferenties, deadlines, het gezinsleven … Thuiswerkers moeten hun taken zelf organiseren en veel autonomie aan de dag leggen. Mentaal vraagt dat wel wat en het leidt soms tot complexe situaties. De grootste uitdaging is de grens tussen werk en privéleven vinden én handhaven. Op dat vlak speelt preventie een sleutelrol. Het is een goed idee om na te denken over de middelen die je personeelsleden ter beschikking hebben om hun taken in alle rust uit te voeren.

Om de lichamelijke en geestelijke risico’s van deze werkvorm te beperken, moet je enkele best practices invoeren. Die beginnen bij de werkomgeving en de ter beschikking gestelde tools en middelen, zoals IT-materiaal, software en online samenwerkingsomgevingen. Vervolgens kun je je medewerkers aanmoedigen om vaker te gaan bewegen ter compensatie van hun zittende houding tijdens de werkdag.

Lichamelijke en geestelijke risicopreventie en concrete acties om de zelfontplooiing van je medewerkers te stimuleren, zijn essentieel voor ieders sociale welzijn!
Ontdek er nog meer over in onderstaande video:

Hoe word je een inkoper die waarde creëert?

Posted on by Manutan

Daartoe volstaat het om inkopers een proactieve rol te geven met het oog op waardecreatie, steunend op de volgende vier beste praktijken:

  • de strategie op de agenda zetten bij elk contact tussen de inkoopafdeling en haar partners;
  • de relatie tussen klant en leverancier volledig wederzijds maken;
  • de inspanningen van leveranciers erkennen op basis van hoe goed ze zich inzetten;
  • inventief en gestructureerd werken in het ecosysteem.

1. De strategie op de agenda zetten bij elk contact tussen de inkoopafdeling en haar partners

Voor inkoopafdelingen die meer waarde willen creëren, is er één belangrijk uitgangspunt: de steun en expertise van je voornaamste partners helpen je om de bedrijfsstrategie sneller in de praktijk te brengen. Om een beroep te kunnen doen op deze steun en expertise, heb je allereerst deze twee best practices nodig:

Om hier leveranciers met een strategische werking op het vlak van waardecreatie en de groei van het bedrijf bij te betrekken, moeten de volgende elementen met hen worden gedeeld:

  • een vooruitblik op de nieuwe producten en diensten die het bedrijf op middellange en/of lange termijn wil ontwikkelen en op de markt brengen;
  • de prioritaire acties in lijn met de bedrijfsstrategie om de groei van het bedrijf een boost te geven;
  • de thema’s waaraan de partners positief kunnen bijdragen.

Op basis hiervan kunnen de inkopers hun hoofdleveranciers, die duidelijk als stakeholders in het succes van de bedrijfsstrategie worden gezien, op een nieuwe manier bekijken.

2. De relatie tussen klant en leverancier volledig wederzijds maken

Een leverancier blijft steeds een leverancier, of hij nu rechtstreeks betrokken is bij de strategie van het bedrijf of niet. Om waarde te creëren, verliest een inkoper nooit de kern van zijn vak uit het oog. Goed beheer houdt dus ook in dat partners worden geëvalueerd!

Maar een inkoper die waarde creëert, pakt zo’n evaluatie net iets anders aan: op een wederzijdse manier. Hierbij worden beide zijden van het partnerschap geëvalueerd:

  • ik evalueer jou;
  • jij evalueert mij.

Dankzij deze gedeelde visie over doeltreffend samenwerken is er vertrouwen tussen een bedrijf en zijn partners. De uitdaging is niet langer dat je eventuele contractuele tekortkomingen moet bestraffen, maar dat je op een constructieve manier samenwerkt om het steeds beter te doen. Waardecreatie is gebaseerd op een veeleisende, maar langdurige relatie tussen klant en leverancier!

3. De inspanningen van leveranciers erkennen op basis van hoe goed ze zich inzetten

In de managementwereld weten ze het al lang: erkenning is een uitstekende motivator. Maar er komt nog meer bij kijken …

Net zoals een inkoopdirecteur zijn team motiveert door hen te vertellen dat ze goed werk leveren, stimuleert een inkoper innovatie en waardecreatie door te tonen hoe erg hij de resultaten waardeert die dankzij de inspanningen van zijn beste partners tot stand komen.

Idealiter maakt de erkenning van leveranciers deel uit van een gestructureerd proces. Elk jaar kan het bedrijf een bepaald aantal leveranciers uit alle inkoopcategorieën (A, B en C) in de bloemetjes zetten. De criteria daarvoor kunnen verschillen: productkwaliteit, naleving van leveringstermijnen, concurrentiële offertes enz.

Iedere winnaar kan op verschillende manieren worden beloond:

  • een ‘Leverancier van het jaar’-trofee;
  • een pakket met producten van het bedrijf;
  • een persoonlijke boodschap van de algemene directie;
  • het hele jaar door bevoorrechte gespreksmomenten met de inkoop- en marketingteams;
  • interne communicatie om deze partnerships onder de aandacht te brengen bij de medewerkers.

4. Inventief en gestructureerd werken in het ecosysteem

Geen enkele interessante partner wil waarde creëren voor een bedrijf als hij er geen vertrouwen in heeft dat de relatie tussen klant en leverancier lang zal standhouden. Deze vierde beste praktijk komt dus pas aan bod als de eerste drie al zijn toegepast.

Om collectieve intelligentie te stimuleren, moet de inkoopafdeling zelf creatief zijn met tools om nieuwe ideeën en praktijken te stimuleren.

Dit soort initiatieven dragen bij aan een positieve dynamiek:

  • een ideeënbus voor leveranciers, waarbij de winst van ingevoerde innovaties 50/50 wordt gedeeld;
  • een ‘speed dating’-evenement voorbehouden voor leveranciers van indirecte aankopen, met een focus op specifieke uitdagingen (bv. de relatie digitaliseren en hoe dit de toeleveringsketen vlotter kan maken);
  • voor leveranciers van directe aankopen kunnen regelmatig meerdaagse workshops over innovatie plaatsvinden, waarbij medewerkers van het bedrijf samenwerken met leveranciers uit rang 1 en zelfs rang 2 en 3

Kort gezegd: waardecreatie is de nieuwe missie voor de inkoopafdeling, die moet worden overeengestemd met het management van de partners. Deze strategie is niet gegarandeerd geschikt voor al je leveranciers, maar je brengt er wel een continue dialoog met je toppartners mee op gang. Het is niet de bedoeling om over problemen te klagen, wel om oplossingen voor wederzijdse groei te bedenken. Inkoopafdelingen hebben alles te winnen bij deze aanpak, niet alleen vandaag in het kader van economisch herstel, maar ook in de toekomst!

Download onze whitepaper: Long tail spend: kies voor lean inkopen.

Green Supply Chain: hoe verklein je de impact van de supply chain op het milieu?

Posted on by Elke

Een Green Supply Chain implementeren

Als een bedrijf een Green Supply Chain wil implementeren, is het essentieel dat de hele onderneming van het project overtuigd is en er met volle moed aan meewerkt. Alleen met een globale aanpak kun je immers resultaten verzekeren op lange termijn. Van verpakking tot levering, van magazijnorganisatie tot de optimalisatie van transport en distributie: elke stap moet onder de loep worden genomen om de milieuvoetafdruk van de logistiek op elk mogelijk vlak te verkleinen. In dat kader is de implementatie van een methode die gebaseerd is op ‘lean logistics’, waarbij permanent leren en continue verbetering centraal staan, fundamenteel. Zo’n strategie stelt je in staat om je logistieke processen meer agile te maken en je goederenstromen efficiënter te organiseren.

In veel opzichten is de zoektocht naar manieren om de prestaties van een bedrijf te verbeteren een goede zaak voor de planeet. Elke bron van verspilling opsporen en aanpakken, pickingfouten voorkomen, geen producten onnodig in voorraad houden, … Er zijn tal van inspanningen die je supply chain kan leveren om minder afval te produceren, minder te vervuilen, minder energie te verbruiken én minder CO2 uit te stoten.

Een duurzaam aankoopbeleid uitwerken

De logistieke keten is de spil die de stroom van bestellingen en leveringen in beweging houdt. Dat die keten nauw verbonden is met de inkoopafdeling, spreekt dus voor zich. En het spreekt ook voor zich dat de implementatie van een duurzaam inkoopbeleid een positieve invloed heeft op de milieu-impact van je supply chain.

Een duurzaam inkoopbeleid steunt de circulaire economie waarbij ecologisch ontwerp, hergebruik en recyclage centraal staan, en bovendien spoort het de inkopers aan om de voorkeur te geven aan lokale producenten en om producten via de korte keten aan te kopen. Want hoe korter de afstand, hoe kleiner de gegenereerde CO2-uitstoot. Ook op dat vlak draagt een duurzaam inkoopbeleid dus een flink steentje bij aan de algemene prestaties van je bedrijf. In oktober 2020 schatten Zweedse onderzoekers dat de circulaire economie tegen 2030 op Europese schaal tot 535 miljard euro aan besparingen kan opleveren.

Binnen een duurzaam inkoopbeleid is ook de keuze van de leveranciers een belangrijk punt. Je moet er immers zeker van zijn dat zij zelf strenge milieucriteria naleven. En dat geldt niet alleen voor de leveranciers op het hoogste niveau, maar ook voor alle onderliggende niveaus. Een recent artikel in de Harvard Business Review benadrukte nog het belang van een globale aanpak waarbij alle leveranciers betrokken zijn, waar ze zich ook bevinden in de logistieke keten.

Nieuwe prestatie-indicatoren voor de supply chain

Als je de milieuprestaties van je supply chain correct wilt evalueren, heb je tools nodig waarmee je die prestaties gedetailleerd kunt toetsen. Naast MPI’s (Management Performance Indicators) en OPI’s (Operational Performance Indicators) moet je ook de nodige aandacht besteden aan EPI’s (Environmental Performance Indicators). Enkele nuttige EPI’s zijn:

  • het energieverbruik bij de voorziening, levering en opslag;
  • hoeveel alternatieve vervoermiddelen (fiets, biobrandstof, voertuigen met een waterstof- of elektrische motor) er in de hele logistieke keten worden gebruikt;
  • hoeveel ton er per kilometer wordt vervoerd en hoeveel kilometers er worden afgelegd;
  • het aantal retourreizen afgelegd door de leveringsvoertuigen;
  • hoeveel ton broeikasgassen er wordt uitgestoten.

Maak gebruik van AI, gegevens en automatisering

Omdat deze processen de betrouwbaarheid van de indicatoren verhogen, spelen de verzameling en verwerking van gegevens in real time een belangrijke rol in de milieuprestaties van bedrijven. Volgens een onderzoek dat Orange Business Services in de zomer van 2020 heeft uitgevoerd, vroeg 85 % van de ondervraagde bedrijven zich af of ze een verlaging van de logistieke kosten konden koppelen aan de bescherming van het milieu.

In 2019 besprak een rapport van het World Economic Forum, opgesteld in samenwerking met het bureau McKinsey, het voorbeeld van Schneider Electric: dat bedrijf wist het rendement van zijn operatoren met 25 % te verhogen, zijn onderhoudskosten met 30 % te verlagen én zijn energieverbruik met 30 % te doen dalen met behulp van digitale technologieën. Daarbij stonden voorspellend onderhoud, het Internet of Things (IoT) en autonome voertuigen centraal. Op logistiek vlak versnelt de komst van 5G de automatisering van magazijnen, terwijl artificiële intelligentie (AI) steeds nauwkeuriger aankopen en leveringen kan voorspellen.

Voor heel wat bedrijven zijn duurzame ontwikkeling en het ontregelde klimaat een innovatiekatalysator. Al 59 % van de bedrijven gebruikt digitale technologieën om milieu-indicatoren zoals hun energie-, brandstof- en waterverbruik te meten[1].

Ontdek hoe je zeker kunt zijn van een duurzame bevoorrading. Download de infographic “Verzeker je in 5 stappen van een duurzame bevoorrading”.

[1] Thought leadership real-time intelligence and the future of supply chain, Orange Business Services, 2020

Welke voordelen heeft artificiële intelligentie voor de inkoopafdeling?

Posted on by Elke

Artificiële intelligentie: oorsprong en definitie

Het idee van een ‘denkende machine’ dateert dan wel uit de oudheid, maar het begrip ‘artificiële intelligentie’ kwam pas echt op in de jaren 1950. Wiskundigen Alan Turing en John McCarthy en psycholoog Frank Rosenblatt waren de belangrijkste pioniers ervan.

Omdat deze technologie de prestaties ten goede komt, deed AI meer recent ook op de inkoopafdeling haar intrede. Volgens de definitie omvat de term ‘artificiële intelligentie’ (AI) een geheel van toepassingen, technieken en processen die op een ‘intelligente’ manier kunnen handelen.

Om het fijne van AI beter te begrijpen, is het belangrijk om te weten dat deze technologie twee deelgebieden omvat.

Machine learning (ML)

Machine learning, ook wel ‘machinaal leren’ in het Nederlands, houdt in dat je computers leert om op zichzelf te leren. Bij dit deelgebied van AI staat de constante verbetering van de prestaties centraal. Het moet autonome, aangepaste besluitvorming mogelijk maken, zonder enige menselijke tussenkomst. Natural Language Processing (NLP) is een tak van machine learning en heeft als doel de taal van computerprogramma’s gelijk te stellen aan menselijke taal.

Deep learning (DL)

Deep learning, of diep leren, stoelt op de verwerking van grote hoeveelheden gegevens. Deze techniek is gebaseerd op wiskundige benaderingen die de menselijke manier van kennis verwerven nabootsen. Als deelgebied van machine learning wil deep learning voorspellende analyses automatiseren. Het is gebaseerd op een kunstmatig neuraal netwerk en zorgt voor de zelfstandigheid en dynamiek van AI.

Samengevat komt het erop neer dat deze machines taken kunnen uitvoeren waarvoor menselijke hersenvermogens nodig zijn, zoals redeneren, autonomie, informatie opzoeken of leren.

Wat artificiële intelligentie onderscheidt van klassieke programmering, is die cognitieve dimensie, in de psychologische betekenis van het woord. Met andere woorden: met betrekking tot de middelen en mechanismen van kennisverwerving.

AI-technologieën kunnen namelijk overweg met ongestructureerde scenario’s en een continu leerproces ontwikkelen.

Artificiële intelligentie: acht belangrijke voordelen voor de inkoopafdeling

De inkoopafdeling ondergaat sinds enkele jaren een digitale transformatie en daar komt steeds meer artificiële intelligentie aan te pas. AI heeft inderdaad concrete voordelen op inkoopvlak. Als we de logica van de GEP-studie volgen, kunnen we die onderverdelen in acht categorieën.

Informatie

Dankzij AI kunnen we grote hoeveelheden complexe en volumineuze gegevens onderzoeken. Het biedt meer realtime-informatie, waardoor de teams van de inkoopafdeling gemakkelijker en doeltreffender beslissingen kunnen nemen. Met behulp van artificiële intelligentie kunnen we voorspellingen doen op basis van historische gegevens. Daartoe moeten de gegevensbanken hogerop goed georganiseerd zijn.

Productiviteit

AI kan de gemiddelde verwerkingstijd van inkoopprocessen met 25 tot 60 % inkorten, vooral omdat deze technologie de klok rond werkt. Artificiële intelligentie helpt namelijk om tijdrovende taken zoals de selectie van aanbestedingen drastisch te verminderen. Samen met machine learning verbetert AI de productiviteit van het hele inkoop- en aanbestedingsproces. Dankzij AI kunnen de inkoopteams zich toeleggen op taken met een hogere toegevoegde waarde.

Toepassing

In principe begint AI haar vruchten af te werpen na ongeveer acht weken (op voorwaarde dat de gegevens goed gedefinieerd en georganiseerd zijn). Voor een bevredigend resultaat volg je het best de onderstaande stappen:

  • Identificeer de ‘use cases’ voor AI binnen de inkoopafdeling.
  • Selecteer de meest geschikte technologieën om uitgaven te analyseren en te beheren.
  • Communiceer duidelijk en geruststellend over de veranderingen.

Zodra artificiële intelligentie geïntegreerd en aangenomen is, zal het hele bedrijf er baat bij hebben.

Besparingen

AI kan tussen 5 en 40 % extra besparingen opleveren door de uitgaven en het leveranciersbestand te analyseren. Om de prestaties een boost te geven, richt AI zich op prioritaire optimalisatiepijlers en helpt deze technologie inkopers om makkelijker beslissingen te nemen. Over het algemeen ondersteunt artificiële intelligentie de uitvoering van doeltreffende strategische actieplannen die de winstgevendheid opkrikken.

Kwaliteit

AI zorgt voor constante kwaliteit door handmatige taken te verminderen, automatiseert en verbetert tijdrovende taken, en beperkt het risico op fouten. Op SVA-niveau zorgt AI voor een betere analyse van feedback en helpt het klachten optimaal af te handelen. Van inkoopafdeling over leveranciersrelaties tot transport, AI verhoogt de kwaliteit van de volledige logistieke keten.

Kosten

AI helpt de verwerkingskosten met 30 tot 40 % terug te dringen. Zo kun je chatbots inzetten voor eenvoudige taken, zoals technische ondersteuning van niveau 1-2.

Veiligheid

AI helpt inkopers de beste leveranciers te selecteren. Het resultaat: minder risico op fraude en laattijdige betalingen. Bij het beheer van inkoopcontracten zorgt AI dan weer voor betere rechtsbescherming. Artificiële intelligentie helpt dus om aankopen veiliger te maken.

Concurrentievermogen

Artificiële intelligentie creëert waarde, bevordert innovatie en draagt bij tot een beter wereldwijd concurrentievermogen van het bedrijf in de ogen van klanten en prospects.

Net als andere belangrijke technologieën (RPA[1], Internet of Things, chatbots, blockchain …), laat artificiële intelligentie ons een glimp opvangen van een nieuwe toekomst voor inkoopafdelingen: een strategische koersverandering en missies met een hoge toegevoegde waarde die steunen op zuivere menselijke vaardigheden (interpersoonlijke vaardigheden, invloed, creativiteit …).

Download onze whitepaper ‘Lean procurement en waardecreatie’.

[1] n.v.d.r.: “[Robotoplossingen voor procesautomatisering] kunnen eender welke invoergegevens verwerken door, net als een macro, een reeks voorgeprogrammeerde acties uit te voeren en vooraf bepaalde vakregels te volgen.”

Digitalisering inkoopproces win-win situatie voor Transdev/Connexxion en Manutan

Posted on by Daan Stolker

Twee jaar geleden werkte men volgens Chris Breedveld, Senior Inkoper IT en NPR bij Transdev/Connexxion, nog grotendeels factuur gedreven. Inkopen die buiten punch-outs liepen kwamen vaak pas in beeld bij ontvangst van de factuur. “We hadden daardoor te weinig zicht op een deel van het inkoopproces en de bijbehorende kosten. En juist bij kleinere uitgaven voor routineproducten die in hoog volume plaatsvinden, is efficiency belangrijk. Van bestelling tot en met levering zit je anders met een stroom aan e-mails die moeten worden gelezen en ingevoerd in een order- of factuurverwerkingssysteem. De totale inkoopwaarde valt daar nog wel mee, maar het proces is tijdrovend en handmatig werken geeft meer kans op fouten. Bovendien worden die fouten pas na levering zichtbaar en het oplossen daarvan is ook weer een arbeidsintensieve klus.”

De wens om over te gaan naar een volledig geautomatiseerd purchase to pay platform bestond dan ook al enige tijd bij Transdev/Connexxion. Men wilde het complete traject van inkoopbehoefte, offerte, contract, bestelling en facturatie volledig digitaal en via één platform laten verlopen. Na het beoordelen van diverse SaaS-oplossingen besloot men over te gaan op Coupa Software, waarbij de gebruiksvriendelijkheid één van de doorslaggevende factoren was.

Na implementatie en training van de betrokken medewerkers, onder begeleiding van onder anderen Chris Breedveld die zich nu ook gecertificeerd Coupa Admin mag noemen, werd gekeken naar verdere digitalisering van het inkoopproces door Coupa te koppelen aan de systemen van leveranciers. Met Manutan bestaat al sinds 2014 een samenwerkingsverband en het lag dan ook voor de hand om met hen om tafel te gaan. Peter Paul van Hoegee, Manager Customer Solutions Benelux and Germany bij Manutan: “Wij zijn als leverancier voortdurend bezig de inkoopprocessen voor onze afnemers te stroomlijnen. E-procurement oplossingen maken daar een belangrijk deel van uit. Wij koppelen regelmatig ons systeem aan die van onze klanten. Soms zijn dat eenvoudig te realiseren koppelingen zoals bij Transdev/Connexxion en soms komt daar echt maatwerk bij te pas, afhankelijk van het door de klant gekozen financiële systeem.”

Sinds mei 2020 werkt Transdev/Connexxion op deze wijze. De volledig digitale transacties leveren veel tijdwinst op. Sjoerd Jehee, Team Lead Accounts Payable and Banking bij Connexxion, is blij met deze oplossing. “Tijd is geld: niet alleen zijn de kosten van het verwerken van de facturen nihil, en dat scheelt per factuur toch zo’n twintig tot dertig euro, de transacties verlopen nu bovendien sneller en helemaal foutloos. Bestaat een bestelling uit meerdere regels dan lopen die probleemloos door het systeem. Van inkoopbehoefte tot en met facturatie na levering. Daarbij komt dat het systeem uiterst gebruiksvriendelijk is. Het enige dat wij nog moeten doen is éénmaal per week de betalingsbatch controleren die via Coupa naar ons ERP-systeem gaat.”

Wat Sjoerd Jehee graag zou zien is dat meerdere leveranciers met het cXML protocol zouden gaan werken. “We zien dat de adoptie in Nederland nog heel laag is. Zo hebben wij met bijvoorbeeld onze leveranciers van bloemen en lunches wel al koppelingen via cXML maar met andere leveranciers verloopt dat nog steeds handmatig. Wij hebben daarom de wens dat, willen wij met nieuwe leveranciers in zee gaan, zij gebruik maken van cXML. Om de complexiteit hoeven ze het niet te laten ”, stelt hij, “als het systeem van de leverancier over de technische mogelijkheden beschikt is het voorbereiden van de koppeling aan onze kant zeer eenvoudig. Je hoeft vervolgens geen technische achtergrond te hebben voor het maken van de feitelijke koppeling. Je moet alleen een paar waarden overdragen zoals een domeinnaam, identiteit en een gedeeld geheim en de koppeling is gerealiseerd.”

De inkoop van kantoorartikelen en -inrichting en gereedschappen voor de werkplaatsen van de Connexxion-bussen door Transdev/Connexxion bij Manutan verloopt nu via compleet digitale transacties. Makkelijker bestellen, overzichtelijke leveringen en een volledig geautomatiseerde financiële verwerking: voor beide partijen levert dit winst op. Peter Paul van Hoegee: “De inkoopafdeling kan zich, in plaats van op de transactie, concentreren op het te bestellen product, de kwaliteit en relatie met de leverancier. De financiële afdeling heeft alleen nog een eind-controlerende functie en wij als leverancier krijgen bestellingen rechtstreeks in ons systeem binnen waardoor leveringen sneller, in combinatie én foutloos kunnen worden afgehandeld. Met de tijdwinst die dat bij ons oplevert kunnen we weer meer aandacht besteden aan het nog verder optimaliseren van de inkoopprocessen bij onze klanten.”