Stap 1: inrichten archiefruimte
De eerste stap naar een paperless office is het inrichten van een archiefruimte. Iedere organisatie start nu eenmaal met een stapel aan bestaand papierwerk dat gedigitaliseerd moet worden. Die stapel moet eerst een plek krijgen. Maar waar moet je op letten bij het inrichten van een archiefruimte?
- Een droge ruimte; papier trekt vocht aan en kan schimmel veroorzaken
- Voldoende draagvermogen van de vloer bij volledige belasting
- Uitsluitend gebruiken voor archiefbeheer
- Goede verlichting en verwarming
- Afsluitbaar en toegangsregels; wie heeft toegang tot archief en beheert sleutel?
Voor de inrichting bekijk je welke archiefstelling je wilt gebruiken en of je beide zijden van de stelling beloopbaar wilt hebben of dat een zijde aan de wand wordt geplaatst.
Stap 2: structureren archief
Is de archiefruimte naar behoren ingericht? Dan kan er structuur worden aangebracht. Met een gestructureerd papieren archief kan immers gemakkelijker een gestructureerd digitaal archief worden aangemaakt.
Plaats de jongste jaargangen in het archief op de meest toegankelijke locaties en gebruik voor de oudere jaargangen een handig opstapje.
Onmisbaar bij het structureren zijn ordners, met een bijbehorend extra breed alfabet. Door gebruik te maken van dezelfde type ordners kan heel eenvoudig structuur worden aangebracht. Gaat het archief ver terug, maak dan gebruik van gekleurde ordners en archiefdozen. Zo kun je voor de herkenbaarheid de actief gebruikte ordner van een bepaald jaar, het jaar daarop opslaan in eenzelfde kleur archiefdoos.
Stap 3: archief digitaliseren
Zodra er orde in het archief zit, kan het digitaliseren starten. Voor veel organisaties is dit een bewerkelijk proces waarbij gespecialiseerde bedrijven hulp bieden. Hoe dan ook zijn de voorgaande stappen nodig om het archief gestructureerd te digitaliseren.
Stap 4: archiefvernietiging
Veel van de papieren documenten zitten vast aan een bewaartermijn. Is de bewaartermijn verstreken en is het document gedigitaliseerd? Kies dan voor archiefvernietiging.
Afhankelijk van de hoeveelheid, kun je hier een gespecialiseerd bedrijf voor inschakelen die de archieven komt ophalen om te vernietigen. Bij kleinere hoeveelheden kun je dat eventueel ook zelf organiseren. Voor vertrouwelijke documenten gebruik je een papiervernietiger, overige documenten kunnen in een papiercontainer.
Manutan helpt je graag
Meer weten? Op onze blog verzamelen we handige info, advies en praktische tips. Zo kun je je werkplek duurzaam en ergonomisch inrichten, en optimaal laten functioneren.
Vind je niet wat je zoekt? De helpdesk van Manutan staat altijd voor je klaar met extra info en advies op maat. Vul hieronder je gegevens in en bezorg ons je vraag. We helpen je zo snel mogelijk verder.
"*" geeft vereiste velden aan
