L\u2019archivage des documents qui n\u2019ont plus d\u2019utilit\u00e9 imm\u00e9diate permet de lib\u00e9rer de l\u2019espace dans les bureaux. Le classement et l\u2019archivage impliquent donc l\u2019utilisation de deux cat\u00e9gories de fournitures de bureau : les fournitures de rangement temporaire et les fournitures d\u2019archivage.<\/p>\n
La bo\u00eete d\u2019archive est rectangulaire, la largeur de son dos varie entre 5 et 20 cm selon la quantit\u00e9 de documents qu\u2019elle peut contenir. Dans le cas de la bo\u00eete \u00e0 soufflet, la largeur du dos est modulable au besoin. Le dos s\u2019\u00e9largit en d\u00e9tendant l\u2019accord\u00e9on et se r\u00e9duit gr\u00e2ce \u00e0 une sangle de maintien.<\/p>\n
Les caisses, aussi appel\u00e9es conteneurs d\u2019archives, servent \u00e0 regrouper des bo\u00eetes d\u2019archives qui se glissent \u00e0 l\u2019int\u00e9rieur. Les caisses d\u2019archives facilitent le classement dans un lieu de stockage en r\u00e9unissant une grande quantit\u00e9 de documents. Elles offrent une double protection aux \u00e9l\u00e9ments stock\u00e9s, pour une meilleure s\u00e9curit\u00e9. Elles sont \u00e9galement utilis\u00e9es pour l\u2019exp\u00e9dition de gros volumes d\u2019archives, par exemple, chez un prestataire.<\/p>\n
Bo\u00eetes et caisses d\u2019archives pr\u00e9sentent des zones d\u2019indexation, sur une ou plusieurs faces, permettant d\u2019identifier le contenu. Les informations concernant les documents sont g\u00e9n\u00e9ralement inscrites directement \u00e0 la main sur la bo\u00eete ou la caisse d\u2019archive. On peut aussi passer par un outil informatique pour imprimer des \u00e9tiquettes \u00e0 l\u2019aide d\u2019une imprimante \u00e0 jet d\u2019encre avant de les coller sur les bo\u00eetes d\u2019archives. Des notes repositionnables peuvent \u00eatre utilis\u00e9es de mani\u00e8re provisoire avant de placer ces \u00e9tiquettes.<\/p>\n
De nombreux articles de papeterie sont d\u00e9di\u00e9s au traitement et au tri de documents dans les entreprises. Les pochettes, chemises cartonn\u00e9es, trieurs et bannettes de bureaux sont utilis\u00e9s le temps de transmettre des documents \u00e0 un autre service ou de les faire signer, par exemple. Ils sont ensuite plac\u00e9s dans des classeurs ou dans des dossiers suspendus. Les dossiers suspendus sont positionn\u00e9s sur des rails dans une armoire ou dans un tiroir et disposent d\u2019onglets ou d\u2019\u00e9tiquettes d\u2019identification.<\/p>\n
Le choix des bo\u00eetes d\u2019archives d\u00e9pend de diff\u00e9rents facteurs en lien avec les documents eux-m\u00eames, leur environnement de stockage et la strat\u00e9gie d\u2019achat.<\/p>\n
Le premier crit\u00e8re de choix porte sur le mat\u00e9riau dans lequel est fabriqu\u00e9 la bo\u00eete d\u2019archive, qui peut \u00eatre le carton ou le plastique polypropyl\u00e8ne. L\u2019avantage principal du polypropyl\u00e8ne est qu\u2019il ne craint pas l\u2019humidit\u00e9 et offre une bonne durabilit\u00e9 dans le temps. Il est recommand\u00e9 lorsque l\u2019espace d\u2019archivage est susceptible de subir des variations d\u2019humidit\u00e9 ou lorsque les documents sont vou\u00e9s \u00e0 \u00eatre conserv\u00e9s durant une longue p\u00e9riode.<\/p>\n
La bo\u00eete d\u2019archive en carton pr\u00e9sente l\u2019avantage d\u2019\u00eatre g\u00e9n\u00e9ralement recyclable. Les diff\u00e9rents types de cartons disponibles sont plus ou moins solides, le carton ondul\u00e9 pr\u00e9sentant une robustesse plus importante. Le mat\u00e9riau peut \u00eatre ignifuge pour offrir une protection contre le feu lorsque les archives sont expos\u00e9es \u00e0 ce risque.<\/p>\n
Les formats les plus r\u00e9pandus pour les bo\u00eetes d\u2019archives sont le A4 et le A4+. Le A4 correspond \u00e0 des dimensions de 21×29,7 cm, soit le type de papier utilis\u00e9 pour imprimer la plupart des documents administratifs. Le A4+ est un format l\u00e9g\u00e8rement sup\u00e9rieur (24×32 cm). C\u2019est l\u2019\u00e9quivalent de l\u2019espace suppl\u00e9mentaire occup\u00e9 par les intercalaires et pochettes perfor\u00e9es utilis\u00e9es dans les classeurs.<\/p>\n
Lorsqu\u2019on extrait les documents d\u2019un classeur pour les transf\u00e9rer dans une bo\u00eete d\u2019archive, on peut ainsi inclure intercalaires et pochettes plastiques pour conserver le classement d\u00e9j\u00e0 en place. On retire alors l\u2019ensemble du contenu du classeur qu\u2019on place sur des clips en plastique maintenant le paquet de feuilles en place.<\/p>\n
Certaines bo\u00eetes d\u2019archives sp\u00e9cifiques sont pr\u00e9vues pour des documents format A3 ou encore des dessins techniques, des affiches, des plans\u2026<\/p>\n
La bo\u00eete d\u2019archive existe en deux modes de montage : manuel ou automatique. Pour occuper le moins d\u2019espace possible durant le transport, les bo\u00eetes sont livr\u00e9es \u00e0 plat. Une manipulation de montage permet de leur faire prendre forme. Dans le cas de la bo\u00eete manuelle, il est n\u00e9cessaire de suivre des instructions pour plier des rabats dans un ordre pr\u00e9cis en respectant les pliures, puis de rentrer des encoches.<\/p>\n
Pour la bo\u00eete automatique, une simple prise en main suivie d\u2019une pression sur les c\u00f4t\u00e9s donne forme \u00e0 la bo\u00eete. Cette simplicit\u00e9 rend cette deuxi\u00e8me option de montage bien plus rapide, en particulier pour une personne peu habitu\u00e9e \u00e0 effectuer ce type de manipulation.<\/p>\n
La qualit\u00e9 et la durabilit\u00e9 des bo\u00eetes d\u2019archives varient selon la dur\u00e9e d\u2019archivage, qui peut s\u2019\u00e9tendre de six mois \u00e0 trente ans.<\/p>\n
Comme nous l\u2019avons vu pr\u00e9c\u00e9demment, l\u2019environnement de stockage a un impact sur le choix du mat\u00e9riau. On privil\u00e9gie donc le plastique dans un lieu \u00e0 tendance humide.<\/p>\n
Dans les autres cas, le carton est le mat\u00e9riau le plus largement utilis\u00e9, sachant que la m\u00e9thode de fabrication peut lui octroyer des propri\u00e9t\u00e9s plus ou moins r\u00e9sistantes.<\/p>\n
Lorsqu\u2019on choisit des bo\u00eetes et caisses d\u2019archives, il faut tenir compte de l\u2019espace qui va les accueillir : rayonnage, armoires, \u00e9tag\u00e8res, empilement de bo\u00eetes d\u2019archives\u2026 Une fois que les bo\u00eetes sont rang\u00e9es, les zones d\u2019indexation doivent \u00eatre lisibles et les bo\u00eetes amen\u00e9es \u00e0 \u00eatre consult\u00e9es le plus fr\u00e9quemment doivent \u00eatre facilement accessibles. Si les documents archiv\u00e9s doivent \u00eatre consult\u00e9s r\u00e9guli\u00e8rement, les bo\u00eetes et caisses d\u2019archives pourvues d\u2019encoches facilitent la pr\u00e9hension et donc la manipulation.<\/p>\n
Pour limiter les d\u00e9penses, il faut prendre en compte non seulement le co\u00fbt d\u2019achat, mais aussi la durabilit\u00e9 des bo\u00eetes d\u2019archives. De plus, certaines bo\u00eetes et caisses sont propos\u00e9es en lot \u00e0 un tarif avantageux.<\/p>\n
La responsabilit\u00e9 soci\u00e9tale des entreprises s\u2019\u00e9tend aujourd\u2019hui aux politiques d\u2019achats. Les fabricants sont conscients de cette attente, ce qui les am\u00e8ne \u00e0 proposer de plus en plus de bo\u00eetes et caisses d\u2019archives responsables.<\/p>\n
Une bo\u00eete d\u2019archive responsable peut \u00eatre con\u00e7ue \u00e0 partir de carton recyclable et issu de fili\u00e8res de recyclage. Le carton peut aussi \u00eatre labellis\u00e9 FSC ou PEFC s\u2019il provient de bois venant de for\u00eats g\u00e9r\u00e9es de mani\u00e8re responsable. Les propri\u00e9t\u00e9s de son emballage sont aussi \u00e0 prendre en compte.<\/p>\n
Enfin, la provenance des produits a une importance en mati\u00e8re d\u2019achats responsables puisqu\u2019elle joue sur le bilan carbone li\u00e9 au transport.<\/p>\n
Sherazade Toukali, cheffe de produit groupe chez Manutan, rappelle \u00ab\u2009Les trois grands objectifs de l\u2019archivage sont les suivants :<\/p>\n
\u00b7 Organiser l\u2019archivage des donn\u00e9es par d\u00e9partement de l\u2019entreprise\u2009;<\/p>\n
\u00b7 Respecter les normes r\u00e9glementaires, notamment le RGPD, qui limite le temps de stockage\u2009;<\/p>\n
\u00b7 Bien organiser les archives pour acc\u00e9der facilement aux informations recherch\u00e9es.\u2009\u00bb<\/p>\n
Pour optimiser l\u2019archivage des documents professionnels d\u2019une entreprise, qu\u2019il s\u2019agisse de documents papier ou num\u00e9rique, il faut s\u2019informer sur les dur\u00e9es l\u00e9gales de conservation. Les factures, contrats, documents comptables et fiscaux disposent d\u2019une dur\u00e9e minimale de conservation qui d\u00e9pend de la l\u00e9gislation du pays.<\/p>\n
Par ailleurs, les donn\u00e9es personnelles collect\u00e9es par les entreprises sont encadr\u00e9es le RGPD (r\u00e8glement g\u00e9n\u00e9ral de protection des donn\u00e9es). Ce r\u00e8glement europ\u00e9en d\u00e9finit<\/p>\n
notamment une dur\u00e9e maximale de conservation des donn\u00e9es et un droit de modification ou de suppression des donn\u00e9es sur demande des personnes concern\u00e9es.<\/p>\n
Pour archiver correctement ses documents papier, il faut veiller \u00e0 choisir un lieu de stockage adapt\u00e9. On privil\u00e9gie les espaces secs, ventil\u00e9s et prot\u00e9g\u00e9s de la lumi\u00e8re.<\/p>\n
La caisse d\u2019archive \u00e0 tiroir offre un acc\u00e8s rapide aux documents pr\u00e9sents dans les bo\u00eetes. Le tiroir s\u2019ouvre facilement gr\u00e2ce \u00e0 un \u0153illet de pr\u00e9hension. Ce mod\u00e8le se passe de l\u2019utilisation d\u2019armoires ou d\u2019\u00e9tag\u00e8res pour stocker les bo\u00eetes d\u2019archives puisque ces caisses sont pr\u00e9vues pour \u00eatre superpos\u00e9es. Elles se juxtaposent jusqu\u2019\u00e0 5 niveaux en toute s\u00e9curit\u00e9. Ce mod\u00e8le de caisse est con\u00e7u en carton recycl\u00e9 et recyclable et fabriqu\u00e9 en France.<\/p>\n
La bo\u00eete d\u2019archive blanche est un mod\u00e8le classique avec un dos de 20 cm. Ce best-seller est \u00e0 la fois simple et fonctionnel avec ses diff\u00e9rentes zones d\u2019indexation. Ce produit fabriqu\u00e9 en France \u00e0 partir de carton recycl\u00e9 en recyclable est propos\u00e9 par lot de 25.<\/p>\n
Dans la m\u00eame gamme, la caisse d\u2019archive avec couvercle offre une double protection aux documents puisqu\u2019elle permet de ranger plusieurs bo\u00eetes d\u2019archives. Elle dispose d\u2019encoches pour faciliter la pr\u00e9hension lors des d\u00e9placements. Elle dispose \u00e9galement de plusieurs zones d\u2019indexation et est fabriqu\u00e9e en France en carton recycl\u00e9 et recyclable.<\/p>\n
La bo\u00eete d\u2019archive Heavy Duty a la particularit\u00e9 d\u2019\u00eatre tr\u00e8s r\u00e9sistante gr\u00e2ce \u00e0 sa structure renforc\u00e9e. Ce produit peut supporter des manipulations r\u00e9guli\u00e8res tout en restant durable dans le temps. Elle est fabriqu\u00e9e en France \u00e0 partir de carton ondul\u00e9 recycl\u00e9 certifi\u00e9 FSC. Deux encoches sur la tranche facilitent la manipulation.<\/p>\n
La caisse d\u2019archive et ses bo\u00eetes d\u2019archive sont propos\u00e9es dans un lot tout-en-un comprenant une caisse d\u2019archives avec couvercle et six bo\u00eetes d\u2019une largeur de dos de 8 cm. Ce lot est propos\u00e9 en couleur kraft, toujours en carton recycl\u00e9, recyclable et fabriqu\u00e9 en France.<\/p>\n
La bo\u00eete d\u2019archive automatique se monte en un instant. L\u2019assemblage automatique permet de monter la bo\u00eete livr\u00e9e \u00e0 plat rapidement. Elle dispose de plusieurs zones d\u2019indexation et d\u2019une encoche pratique pour sortir la bo\u00eete de son emplacement sur une \u00e9tag\u00e8re. Ce mod\u00e8le est fabriqu\u00e9 en France, certifi\u00e9 FSC et con\u00e7u en carton recycl\u00e9 et recyclable.<\/p>\n