L’importance d’un lieu de travail propre et net

Votre entreprise est résolue à exceller au service de ses clients ? Votre objectif est de tout faire bien, en une fois, à temps et à un prix compétitif ? Si la stratégie de votre entreprise est d’atteindre l’excellence opérationnelle, vous n’y arriverez qu’en adoptant la méthode d’amélioration 5S. Egalement appelée 5S Housekeeping, cette dernière est une méthode visant à organiser le lieu de travail dans le cadre du Lean Management.

Cette méthode vise donc à améliorer les performances de l’organisation en partant du lieu de travail. En améliorant l’ordre et la propreté, vous minimisez les pertes et le gaspillage et posez les bases d’un meilleur niveau de qualité, de sécurité et de productivité.

Changez l’environnement, et le comportement suivra

Les entreprises éprouvent souvent des  difficultés à changer les comportements de leurs équipes. Elles doivent faire preuve d’un grand pouvoir de persuasion. Une manière plus simple de changer le comportement est d’adapter l’environnement. Un environnement de travail désordonné et opaque suscite un autre comportement qu’un cadre de travail net et bien rangé.

Quand est-il temps de changer ?

Voici quelques signes, parmi d’autres, d’un lieu ou processus de travail non efficace :

• Avant la visite d’un client, vous devez tout remettre en ordre
• Vos machines s’arrêtent souvent (pour une courte durée)
• Vous devez régulièrement rechercher des outils
• Les poubelles sont régulièrement pleines à craquer
• Vos périodes de transformation se rallongent parce que vous devez rechercher des pièces de rechange, en nettoyer certaines et en réparer d’autres.

Vous le faites ensemble

5S est une activité d’équipe, chacun y participe. C’est une méthode pratique débouchant sur un résultat visible conduisant lui-même à une amélioration de l’activité. En introduisant 5S, indiquez clairement qu’elle offre des avantages pour les clients, pour l’organisation mais aussi pour les collaborateurs. Et ils sont nombreux : ils ne perdront plus de temps à rechercher les bonnes informations, les bons outils et leurs accessoires, et pourront opérer sur des machines propres leur donnant entière satisfaction.

Expliquez pourquoi vous changez

Avant de mettre en œuvre la méthode 5S, il est essentiel comme nous l’avons dit, de savoir pourquoi vous voulez un lieu de travail bien organisé. Cette volonté pourrait susciter un certain scepticisme et des questions du genre : « Pourquoi faisons-nous cela ? » et « À quoi cela rime ? ». Il faut donc que la direction ou le management réponde à ces questions, et ne se contente pas d’énumérer les avantages. En exprimant une seule vision, une seule ligne de conduite et un mode opératoire clair.

Les premières étapes

Le grand nettoyage : déterminez tout d’abord les objets que vous n’utilisez jamais et qui sont superflus : il faut les mettre hors de vue, littéralement. Vous rangez ce qui reste selon une nouvelle répartition logique que vous déterminez avec vos collaborateurs. Vous aménagez ainsi, en équipe, le lieu de travail idéal tel qu’il doit être. Et ensuite démarre le processus de nettoyage.

À quoi ressemble un lieu de travail propre et net ?

• Rien de superflu ne s’y trouve
• Il est d’une propreté et d’une clarté irréprochables
• La paperasse est minimale et simple
• Le temps nécessaire pour rechercher des objets ou des informations est au maximum de 30 secondes
• Le temps nécessaire pour placer/ranger des objets ou des informations est au maximum de 30 secondes
• Le mode opératoire standard est clair
• Le lieu de travail est si bien aménagé que toute anomalie se repère directement

Les salariés désordonnés comme les salariés on ne peut plus propres devront s’adapter à la ligne déterminée sur la base du point de vue de l’entreprise.  Pour en convaincre vos collaborateurs, il importe que vous donniez le bon exemple. C’est à cette condition que vous pourrez changer leur comportement et les motiver à s’approprier les nouveaux processus de travail.