Amélioration continue : 4 étapes clés pour optimiser votre entrepôt

Aujourd’hui beaucoup d’entreprises choisissent d’optimiser les performances de leur entrepôt en activant des leviers d’ordre organisationnel. Ces actions rapidement applicables et souvent peu coûteuses permettent de réaliser des économies et d’améliorer grandement les conditions de travail. Les méthodes d’amélioration continue offrent un panel d’outils efficaces pour accroître la productivité de votre structure. Fabrice Gicquère, expert 6 Sigma^[1] et responsable projets, méthodes et formation chez Manutan nous livre 4 étapes essentielles pour amorcer une démarche d’amélioration continue au sein de votre entrepôt.

Étape n°1 : sensibilisez les managers

En entrepôt, les managers jouent un rôle primordial dans la mise en place de toute nouvelle  démarche d’amélioration continue. Au plus près des équipes, ce sont eux qui vont impulser les actions stratégiques à mettre en place. Leur rôle ? Instaurer une écoute active des problématiques terrain, en privilégiant une approche ascendante (bottom-up). En effet, un collaborateur écouté et entendu par son manager, et dont les difficultés sont prises en considération par son N+1, se montrera plus impliqué, ce qui améliorera naturellement l’efficience de l’entrepôt.

Pour y parvenir, les managers peuvent être formés à diverses méthodes d’amélioration continue (Kanban^[2], 5S^[3], 6 Sigma, méthode agile^[4]…) qui possèdent chacune leurs spécificités et leurs effets vertueux. Ils pourront ainsi  identifier plus aisément les comportements de routine et les freins qui entravent l’efficacité et la performance collective.

Étape n°2 : Intégrez des indicateurs de performance

Une fois familiarisé(e) avec  ces nouvelles méthodes et après avoir sélectionné la ou les plus adaptée(s) à votre organisation, la première action à mettre en place pour initier le changement est d’instaurer des outils simples de mesure de la performance et de suivi de la qualité. Pour débuter, il est recommandé de choisir deux indicateurs-clé ou KPIs^[5], à déterminer entre l’entrée de la marchandise et sa disponibilité en stock, et à se fixer un objectif vis à vis de ceux-ci.

Ces objectifs doivent être représentatifs des métiers et des process de l’organisation. Il peut s’agir par exemple d’un objectif de temps « 90 % de mes réceptions doivent être réalisées dans la journée » complété par un objectif de qualité « 95 % des réceptions que j’ai reçues aujourd’hui doivent être disponibles en stock en fin de journée ».

Ces indicateurs seront communiqués très régulièrement aux collaborateurs et visibles dans une zone de communication dédiée pour une meilleure appropriation .

Le conseil du pro : fixez-vous des objectifs SMART

Pour susciter l’adhésion, fixez-vous des défis rapidement atteignables, dont l’atteinte sera vécue comme autant de succès par vos équipes. Lorsque vous mettez en place un objectif, veillez à ce qu’il soit toujours SMART :

• Spécifique.
• Mesurable.
• Acceptable.
• Réaliste.
• Temporellement défini.

Étape n°3 : Communiquez régulièrement

La communication verbale et visuelle fait elle aussi partie de votre dynamique d’amélioration continue. Instaurez une routine autour de la communication de vos indicateurs de performance (KPI) auprès de vos collaborateurs. Échangez régulièrement avec les équipes à un moment précis de la journée, en y consacrant un temps dédié de manière régulière : à un rythme quotidien ou hebdomadaire.

N’hésitez pas à utiliser la communication visuelle (panneau, affiches etc.) pour traiter des sujets en cours de manière synthétique, en vous inspirant par exemple de la méthode japonaise Kanban. Cette technique consiste à matérialiser chaque remontée terrain par un post-it accroché à un panneau, à identifier la zone de l’entrepôt dans laquelle cette problématique intervient et à distinguer ses étapes de résolution. Les mouvements de post-it sur les panneaux marquent l’évolution de la résolution du problème de façon compréhensible et visible de tous. Les collaborateurs appréhenderont ainsi  plus facilement leurs missions quotidiennes, se sentiront plus impliqués et les réaliseront ainsi avec davantage de motivation.

Étape n°4 : Libérez la parole de vos collaborateurs

Écouter et libérer la parole des équipes opérationnelles sont deux actions qui accompagnent toute  démarche d’amélioration continue. Essayez de comprendre spontanément les raisons d’un objectif non-atteint à l’aide de questions ouvertes, pour laisser la possibilité aux collaborateurs de s’exprimer et aux managers de trouver plus facilement des solutions.

Une écoute active, conjuguée à la liberté de parole, permet à chacun de se sentir au coeur de l’organisation, partie prenante de la recherche de solutions.

L’optimisation logistique passe donc par la mise en place progressive de toute une série de méthodes d’amélioration continue : l’implication de vos managers, le suivi de vos KPI, la communication et l’écoute, nourriront  la culture de votre entreprise. Testez-les au plus vite. En sensibilisant vos équipes managériales à ces méthodes, les performances de votre entrepôt progresseront de manière significative.

Retrouvez nos conseils et sélections pour optimiser votre entrepôt :

^[1] 6 Sigma : Méthode de management structurée par Motorola visant à une amélioration de la qualité et de l’efficacité des processus, et qui se base sur l’application de 5 étapes clés (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) mêlant à la fois indicateurs chiffrés et informations issues de la voix du client.
^[2] Méthode Kanban : Méthode de gestion japonaise prônant le « juste à temps », basée sur une série de signaux visuels (étiquette, ou « kanban », en japonais). L’absence d’une étiquette est synonyme de la mise en production (ou de la commande) du produit manquant; c’est elle qui déclenche la chaîne de production.
^[3] 5S : Technique de gestion japonaise élaborée par Toyota, visant à l’amélioration continue des tâches effectuées dans l’entreprise résumée sous 5 mots d’ordre simple : Seiri (supprimer l’inutile), Seiton (situer les choses),  Seiso (faire scintiller), Seiketsu (standardiser les règles) et Shitsuke (suivre et progresser).
^[4] Méthode agile : Ensemble de  méthodes de pilotage de projet reposant sur un cycle de développement itératif, incrémental et adaptatif. Les méthodes agiles se veulent plus pragmatiques que les méthodes traditionnelles et impliquent au maximum le demandeur (client), afin de permettre une grande réactivité vis à vis des demandes.
^[5] KPI : Key Performance Indicator, ou indicateur clé de performance, généralement déterminé avant le lancement d’une action dans le but d’en évaluer l’efficacité et le retour sur investissement.