Pour vos réunions, entourez-vous des bons outils !

Nous perdons un temps précieux en réunion en raison d’une technologie défaillante et/ou de l’absence de collègues dont l’apport est pourtant requis. Nous disposons souvent d’équipements  de (vidéo) conférence qui, quand ils sont utilisés, ne le sont pas forcément de manière efficace.  À quoi devons-nous veiller pour réussir enfin à organiser des réunions intelligentes et performantes ?

Vous êtes-vous déjà retrouvé dans l’une des situations suivantes ?

Tout le monde a déjà connu un embarras de ce type : vous voulez brancher votre ordinateur portable au vidéoprojecteur ou à l’écran mais vous ne disposez pas du bon câble… Résoudre l’incident vous prend un bon quart d’heure, autant de temps perdu pour vous et pour les autres participants dont l’intérêt pour votre présentation s’est, entretemps, quelque peu émoussé.

Autre problème connu : un collègue a un empêchement de dernière minute mais peut tout de même participer à la réunion via une solution de visio-conférence. Toutefois, il se trouve qu’il ne voit pas tout le monde, est à peine intelligible ou n’entend pas bien la discussion parce que le microphone de votre ordinateur portable ne convient pas à ce type d’échange. Pour finir, la connexion wifi vous lâche et au milieu de la réunion votre ordinateur s’éteint parce que sa batterie est à plat. La totale.

Pour éviter ce genre de désagréments, nous avons établi pour vous une check-list d’outils indispensables pour une réunion efficace :

Check-list pour un équipement de réunion au top :

• Contrôlez au préalable la présence de câbles (audio et vidéo) et leur fonctionnement (hdmi, vga, dv) ;
• Contrôlez si les télécommandes des écrans sont présentes et si les batteries fonctionnent ou sont rechargées ;
• Équipez-vous d’un vidéoprojecteur et d’un bon écran de projection ou utilisez par exemple de grands écrans interactifs ;
• Placez un écran interactif et un vidéoprojecteur à la bonne hauteur au mur ou au plafond ou utilisez une table pour vidéoprojecteur ;
• Positionnez la webcam de façon à voir tous les participants d’une visioconférence ;
• Veillez à disposer de rallonges ou de boîtiers électriques bien positionnés ;
• Préparez des câbles de réseau, au cas où vous ne pourriez pas vous fier au réseau wifi ;
• Rechargez votre ordinateur à 100 % avant la réunion ;
• Utilisez un système de téléconférence de pro avec de bons haut-parleurs et des microphones supplémentaires ;

Pour aller plus loin sur ce sujet, retrouvez nos 4 conseils pour des réunions plus efficaces !