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Conseil 1 : Établir des priorités
Pour organiser son travail en amont de son départ en vacances, il est recommandé de commencer par prioriser ses tâches. Mais comment trouver sa propre organisation ?
La première étape consiste à dresser une liste des tâches à réaliser. Cette énumération doit inclure toutes les missions à remplir pendant l’absence du collaborateur. Ensuite, il s’agit de déterminer le niveau d’urgence de chacune d’elle en fonction des objectifs à court et à long terme.
Les tâches qui contribuent directement à l’atteinte des objectifs sont à considérer comme plus importantes que les autres. Celles qui doivent être effectuées immédiatement ou dans un délai très court, comme plus urgentes que les autres. Enfin, les moins urgentes peuvent être reportées au retour au bureau.
Une fois que l’importance et l’urgence de chaque tâche sont établies, il faut les classer par ordre de priorité. Les tâches les plus importantes et urgentes doivent bien sûr être traitées en premier lieu. Cette priorisation aidera les futurs vacanciers à se concentrer sur les actions primordiales avant leur départ en congé. De plus, elle minimise le stress associé au travail.
Conseil 2 : Planifier les échéances et anticiper son retour
Lorsqu’il s’agit de prendre des congés, certains peuvent être inquiets à l’idée d’interrompre une activité en cours. En effet, le fonctionnement de l’entreprise ne s’arrête pas durant leurs congés. Certaines tâches nécessitent d’être finalisées à temps pour mener à bien un projet. Il est donc important pour le bien-être des collaborateurs de planifier des échéances.
Si possible, les tâches importantes dont l’échéance est fixée pendant leur absence doivent être traitées avant leur départ. Sinon, elles devront être reportées à des dates ultérieures à la période des vacances. Afin de ne rien oublier, il est possible de s’aider d’outils de planification tels qu’un agenda électronique partagé ou des applications de gestion de projet. De même, il convient de s’assurer que le rangement des dossiers a été fait en amont de son départ en vacances et que le remplaçant pourra retrouver facilement ce qu’il cherche.
Dernier préparatif, les collaborateurs peuvent modifier leur signature de mail pour indiquer leurs dates de départ en congé, mais aussi de retour, afin que leurs interlocuteurs (partenaires, clients…) soient, eux aussi, avertis.
Prendre le temps de gérer ces échéances peut sembler fastidieux. Pourtant, cela permet aux collaborateurs de revenir au bureau avec une vision claire des questions à traiter et de gagner en efficacité dès la reprise. En effet, ils seront plus sereins et géreront mieux leur temps et leur charge de travail, entraînant un impact positif sur leur satisfaction au bureau et leur sentiment d’accomplissement.
Conseil 3 : Communiquer avec ses collègues
La communication est la clé pour organiser efficacement son travail avant de prendre ses congés. Échanger avec ses collègues permet de s’assurer que toutes les tâches seront prises en charge et d’être informé sur les points importants des dossiers en cours et des activités en attente. La communication aide ainsi à prévenir les malentendus et à anticiper les éventuels problèmes.
Les collaborateurs savent ainsi que tout se passera bien durant leur absence. En plus de connaître les dates de départ et de retour du futur vacancier, son ou ses suppléants doivent également disposer de toutes les données nécessaires afin de poursuivre l’activité. Cette interaction entre collègues renforcera d’autant plus la cohésion et la collaboration au sein d’une équipe.
Pour que tous les collaborateurs aient une vision d’ensemble des dates de congé de leurs collègues, il est possible de s’équiper d’un planning. Ce type d’affichage offre une représentation visuelle très pratique. De même, un tableau blanc sur lequel sont collées des notes colorées repositionnables permet une communication des priorités simple et efficace, à la portée de tous.
Enfin, l’adoption d’une organisation des espaces de travail telle que le flex office ou la mise en place du coworking favorise la coopération entre les membres de l’équipe, une habitude ensuite très utile au moment de se répartir les projets avant les départs en congé.
Conseil 4 : Assurer une transition fluide
Sur certains dossiers, il est parfois indispensable que des collaborateurs prennent la relève des absents. Afin de maintenir une bonne expérience pour les membres de l’équipe, une transition fluide est indispensable.
Pour ce faire, il est possible d’organiser une réunion de transition avec les remplaçants afin de présenter :
· Les projets en cours ;
· Les actions en cours ;
· Les tâches à réaliser impérativement durant leur absence.
Cette communication en groupe peut être complétée par des instructions écrites détaillées pour chaque action. Les collaborateurs doivent penser à fournir les contacts importants à leurs collègues. De cette manière, ceux-ci trouveront facilement les renseignements dont ils auront besoin.
Enfin, fixer une réunion de suivi au moment de la reprise du travail n’est pas à négliger. Ce temps de discussion concernera les actions effectuées durant les congés. Il permettra
également de recueillir d’éventuels retours sur ce qui a été réalisé. Cela garantit une transition sans heurts tout en s’assurant que le travail a été accompli correctement.
Conseil 5 : Mettre à jour les documents de travail
Organiser son travail consiste également à toujours mettre à jour tous les documents importants tels que :
· Les rapports d’activité ;
· Les comptes-rendus de réunion ;
· Les feuilles de calcul ;
· Les bases de données ;
· Etc.
Un « rapporteur » peut se porter volontaire pour tenir ces documents à jour pendant l’absence des collaborateurs. Ceux-ci pourront donc envisager leur retour plus sereinement en sachant qu’il leur suffira de consulter ces comptes-rendus pour rattraper ce qu’ils ont manqué pendant leur absence. Cette actualisation garantira, par ailleurs, une continuité de travail.
Ce rapporteur pourra être formé aux spécificités des projets sur lesquels le futur vacancier travaille. Il devra être en mesure de répondre aux questions de ses collègues en cas de besoin. Si les collaborateurs utilisent des outils de collaboration en ligne, il est important qu’ils pensent à partager l’accès à leurs fichiers à leurs remplaçants.
Pourquoi organiser son travail avant son départ ? Vous l’aurez compris, une bonne organisation du travail avant de partir en congé est essentielle. Les collaborateurs peuvent ainsi lâcher prise et se ressourcer pleinement durant leurs vacances. Cela aura forcément un impact sur leur productivité et leur santé mentale. Il est donc important que cette phase soit bien préparée afin qu’ils partent l’esprit tranquille, d’autant plus qu’elle favorisera une expérience positive et agréable pour tous au sein de l’entreprise.
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