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Préparez-vous au rush de fin d’année
La fin de l’année est souvent une période d’intense activité pour les entreprises. Bon nombre d’entre elles réalisent en effet une part majeure de leur chiffre d’affaires au cours du dernier trimestre de l’exercice. Les fêtes de fin d’année sont ainsi propices à la mise en place de meilleures méthodes pour emballer et stocker des marchandises plus rapidement afin de gagner en efficacité. C’est aussi le moment idéal pour clôturer l’exercice en beauté et préparer la nouvelle année.
L’activité e-business augmente considérablement, notamment lors des fêtes de fin d’année. Pour permettre à une entreprise de croître et de répondre aux demandes des clients (produits ou services), le dirigeant doit faire en sorte de préparer ses équipes à ce pic d’activité en optant pour une organisation efficace et une gestion des ressources optimale.
Créez une check-list pour une meilleure gestion des activités
Vous êtes vous bien préparé à gérer un grand volume de visiteurs et d’acheteurs ? Avez-vous assez de stock pour satisfaire toutes les commandes ? L’occupation des espaces dans l’entrepôt est-elle optimale et disposez-vous de suffisamment de matériel d’emballage ? Quel matériel devez-vous acheter pour équiper votre entrepôt, votre atelier ou votre bureau ?
Créez une check-list comprenant tous les services, effectifs et produits dont vous avez besoin pour satisfaire la demande supplémentaire. En vous préparant comme il se doit et en améliorant l’organisation du travail, vous négocierez le rush final sans difficulté. Vous pourrez ainsi optimiser la gestion des temps et des activités.
Voici quelques éléments essentiels à faire figurer dans votre check-list de gestion des activités :
- Identification de l’activité ;
- Contrôle de l’activité ;
- Estimation des besoins en matériel ;
- Estimation des besoins en fournitures, en personnel …
Optez pour une organisation optimale avec un aménagement malin de votre entrepôt
Que faire de tous ces produits et matériels d’emballage additionnels ? L’espace de stockage est précieux, il importe dès lors d’exploiter au mieux chaque mètre cube. Choisissez donc le bon aménagement d’entrepôt en déterminant des parcours optimaux pour vos collaborateurs et les marchandises que vous voulez y stocker. Pensez aux manières efficientes de l’aménager ou d’organiser vos armoires de stockage afin de tout bien ranger et de ne jamais vous retrouver à court de produits. Cette optimisation des lieux est particulièrement importante pour les entreprises proposant un service de vente en ligne. Bien souvent, la période de fin d’année ouvre sur une augmentation significative du nombre de commandes et impacte la gestion des temps et des activités.
Disposez de vos effectifs au moment crucial en améliorant la gestion des temps
Qui dit clients supplémentaires dit activité plus intense et davantage de commandes à emballer. Du personnel part en vacances ? Vous aurez besoin de renfort à l’entrepôt et au service client. Veillez à disposer d’effectifs en suffisance pour les jours où vous devrez gérer une grande affluence.
Visualisez vos besoins en termes de budget et de ressources
Déterminez les budgets et examinez le solde disponible cette année. Préférez-vous l’épuiser (livraison et facturation dans l’exercice en cours) ou le reporter sur l’exercice suivant ? Ou souhaitez-vous plutôt demander à vos fournisseurs une facture pour l’exercice en cours et convenir d’une livraison l’année suivante ? Il est important de vous poser les bonnes questions.
À la demande de Manutan, Novio Research a mené une enquête auprès de quelque 800 entreprises, qui révèle que 22,5 % épuisent leur budget à la fin de l’année. Parmi elles, 13,8 % choisissent la livraison et la facturation dans l’exercice en cours, tandis que 8,7 % préfèrent se faire livrer les articles l’année suivante.
Protégez votre entreprise et vos collaborateurs du froid
N’oubliez pas de vous préparer à l’arrivée de l’hiver. Commandez du sel d’épandage pour parer à toute apparition de verglas et équipez-vous de chauffages et de vêtements de sécurité pour protéger vos équipes du froid. Celui-ci présente en effet des risques pour la santé et la sécurité de vos collaborateurs et donc pour la poursuite de votre activité dans de bonnes conditions.
Pensez par ailleurs à vous équiper de lampes pour éclairer le terrain et l’entrée de votre entreprise lorsque les journées seront plus sombres.
À lire aussi : « Quel équipement pour affronter le froid ? ».
Préparez-vous à la nouvelle année de travail
La nouvelle année approche à grands pas et votre entreprise a tout intérêt à bien s’y préparer. Déterminez d’ores et déjà les nouveaux projets à mener et, avec votre équipe, établissez un plan détaillé, intégrant des activités et des échéances à l’aide de la technique Scrum.
Apprenez à gérer l’imprévu ! Ne succombez pas au stress, tirez la sonnette d’alarme lorsque vous ne pouvez plus mener à bien toutes vos activités ou risquez de manquer de ressources et de matériel.
Le suivi des commandes et des activités est essentiel. Tout doit être mis en œuvre pour que les fêtes de fin d’année soient également une période joyeuse pour votre entreprise !
FAQ
Quels sont les objectifs de la gestion des temps et des activités ?
Les objectifs sont variés concernant la gestion des activités et des temps. Cette optimisation permet d’assurer un meilleur suivi des performances de l’entreprise (suivi service par service, suivi client, etc.). Une analyse des ressources, du budget et de la rentabilité est alors opérée.
Existe-t-il des logiciels de gestion des temps et des activités ?
Une optimisation du suivi des temps et des activités passe également par l’utilisation d’outils adaptés. Il existe donc des logiciels de gestion des activités et des temps, qui augmentent la productivité d’une entreprise.
L’e-business est en plein essor. Quel est son impact sur la gestion des activités et du travail ?
L’essor des activités e-business demande aux entreprises d’améliorer leur gestion des temps et des activités. La demande de services ou de produits est plus importante et une certaine saisonnalité est à noter dans plusieurs secteurs d’activités.
