Chris Breedveld, Acheteur Senior IT et NPR nous explique que le travail reposait encore largement sur les factures il y a deux ans. Les achats hors punch-outs n’\u00e9taient souvent visibles qu’\u00e0 la r\u00e9ception de la facture. \u00ab\u00a0Par cons\u00e9quent, nous avions une vue incompl\u00e8te sur une partie du processus d’achat et sur les co\u00fbts correspondants. Et c’est pr\u00e9cis\u00e9ment pour le volume important de ces plus petites d\u00e9penses en produits routiniers que l’efficacit\u00e9 est importante. De la commande \u00e0 la livraison, on est confront\u00e9 \u00e0 un flux d’e-mails qui doivent \u00eatre lus et saisis dans un syst\u00e8me de traitement des commandes ou des factures. La valeur d’achat totale ne pose pas vraiment probl\u00e8me, mais le processus prend du temps et le travail manuel augmente le risque d’erreurs. De plus, ces erreurs ne deviennent visibles qu’apr\u00e8s la livraison et leur r\u00e9solution n\u00e9cessite beaucoup de travail.\u00a0\u00bb<\/p>\n\n
Transdev\/Connexxion souhaitait depuis un certain temps d\u00e9j\u00e0 passer \u00e0 une plateforme puchase to pay enti\u00e8rement automatis\u00e9e. Le souhait \u00e9tait de g\u00e9rer l’ensemble du processus d’achat de mani\u00e8re enti\u00e8rement num\u00e9rique et centralis\u00e9e sur une plateforme, de la demande du client \u00e0 la facturation en passant par l’\u00e9tablissement du devis et du contrat et la commande. Apr\u00e8s avoir \u00e9valu\u00e9 diff\u00e9rentes solutions SaaS, la d\u00e9cision a \u00e9t\u00e9 prise d’opter pour Coupa Software, la convivialit\u00e9 \u00e9tant l’un des facteurs d\u00e9cisifs.<\/p>\n\n
Apr\u00e8s la mise en \u0153uvre de la solution et la formation des collaborateurs concern\u00e9s, encadr\u00e9s notamment par Chris Breedveld qui peut d\u00e9sormais arborer le titre de Coupa Admin certifi\u00e9, nous avons envisag\u00e9 de poursuivre la num\u00e9risation du processus d’achat en connectant Coupa aux syst\u00e8mes des fournisseurs. Un partenariat avec Manutan est engag\u00e9 depuis 2014 et il \u00e9tait d\u00e8s lors \u00e9vident de n\u00e9gocier avec eux. Peter Paul van Hoegee, Manager Customer Solutions Benelux et Allemagne chez Manutan\u00a0: \u00ab\u00a0En notre qualit\u00e9 de fournisseur, nous nous effor\u00e7ons constamment de rationaliser les processus d\u2019achat pour nos clients. Les solutions d’e-procurement en sont un \u00e9l\u00e9ment important. Nous connectons r\u00e9guli\u00e8rement notre syst\u00e8me \u00e0 celui de nos clients. Il s’agit parfois de connexions faciles \u00e0 r\u00e9aliser, comme dans le cas de Transdev\/Connexxion, et, dans d’autres cas, elles n\u00e9cessitent un v\u00e9ritable travail sur mesure, en fonction du syst\u00e8me financier choisi par le client.\u00a0\u00bb<\/p>\n\n
C’est ainsi que Transdev\/Connexxion travaille depuis mai 2020. Les transactions enti\u00e8rement num\u00e9ris\u00e9es permettent un gain de temps important. Sjoerd Jehee, Team Lead Accounts Payable and Banking chez Connexxion, est satisfait de cette solution. \u00ab\u00a0Le temps, c’est de l’argent\u00a0: les co\u00fbts de traitement des factures sont non seulement inexistants, ce qui permet d’\u00e9conomiser environ vingt \u00e0 trente euros par facture, mais les transactions sont aussi plus rapides et totalement exemptes d’erreurs. Si une commande est compos\u00e9e de plusieurs lignes, celles-ci passent sans probl\u00e8me dans le syst\u00e8me. Depuis la demande d’achat jusqu’\u00e0 la facturation apr\u00e8s livraison. Le syst\u00e8me est en outre extr\u00eamement convivial. La seule chose \u00e0 faire est de v\u00e9rifier une fois par semaine le lot de paiements envoy\u00e9 vers notre syst\u00e8me ERP via Coupa.\u00a0\u00bb<\/p>\n\n
Sjoerd Jehee souhaiterait que davantage de fournisseurs travaillent avec le protocole cXML. \u00ab\u00a0Nous constatons que le taux d’adoption est encore tr\u00e8s faible aux Pays-Bas. Nous avons par exemple d\u00e9j\u00e0 des connexions avec nos fournisseurs de fleurs et de lunchs via cXML, mais l’approche reste manuelle avec d’autres fournisseurs. Nous souhaitons donc, si nous devons collaborer avec de nouveaux fournisseurs, qu’ils utilisent cXML. La complexit\u00e9 ne doit pas \u00eatre un probl\u00e8me pour eux, explique-t-il, si le syst\u00e8me du fournisseur dispose des bonnes capacit\u00e9s techniques, pr\u00e9parer la connexion de notre c\u00f4t\u00e9 est tr\u00e8s facile. Aucune connaissance technique n’est alors n\u00e9cessaire pour \u00e9tablir la connexion. Il suffit de transf\u00e9rer quelques valeurs comme un nom de domaine, une identit\u00e9 et un secret partag\u00e9, et la connexion est op\u00e9rationnelle.\u00a0\u00bb<\/p>\n\n
D\u00e9sormais, Transdev\/Connexxion ach\u00e8te ses fournitures et \u00e9quipements de bureau ainsi que ses outils pour les ateliers des bus Connexxion chez Manutan par le biais de transactions enti\u00e8rement num\u00e9riques. Des commandes plus faciles, des livraisons claires et un traitement financier enti\u00e8rement automatis\u00e9\u00a0: les deux parties en sortent gagnantes. Peter Paul van Hoegee\u00a0: \u00ab\u00a0La fonction achat se concentre non pas sur la transaction, mais plut\u00f4t sur le produit \u00e0 commander, la qualit\u00e9 et la relation avec le fournisseur. Le d\u00e9partement financier n\u2019a plus qu’une fonction de contr\u00f4le final et nous, en tant que fournisseur, recevons les commandes directement dans notre syst\u00e8me, ce qui signifie que les livraisons peuvent \u00eatre trait\u00e9es plus rapidement, en combinaison et sans erreurs. Gr\u00e2ce au temps gagn\u00e9, nous pouvons \u00e0 nouveau nous concentrer davantage sur l’optimisation des processus d’achat chez nos clients.\u00a0\u00bb<\/p>\n\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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