Un bureau bien rangé : des avantages, des avantages et encore des avantages !
Selon notre enquête menée auprès de 900 Belges, plus de la moitié effectue un petit nettoyage de bureau au printemps ou en été. Certes, le rangement de votre poste de travail n’est pas la tâche la plus chouette, mais elle contribue pourtant au bon déroulement de vos tâches professionnelles.
Un lieu de travail propre – qu’il s’agisse d’un bureau, d’un atelier ou d’un entrepôt – réduit le risque d’erreur. Les employés travaillent tout simplement mieux. En outre, un poste de travail bien ordonné donne une meilleure impression auprès de vos clients, fournisseurs ou simples visiteurs de passage dans votre entreprise. Et que diriez-vous d’instaurer le travail flexible, cette méthode de travail où l’employé choisit chaque jour le poste où il souhaite s’installer ? Bien sûr, chaque membre du personnel doit veiller à débarrasser toutes ses affaires pour ne pas gêner la personne qui le suit. Autre avantage d’un espace de travail bien rangé auquel vous n’avez peut-être pas pensé : vous faciliterez grandement le travail du personnel des services de nettoyage.
Vous l’avez donc compris : ranger votre espace de travail ne présente que des avantages. Toutefois, l’étude nous indique qu’il y a encore du pain sur la planche. En effet, celle-ci démontre qu’environ 1 travailleur sur 5 trouve son lieu de travail désordonné et pourrait donc mieux le ranger. Près de 40 % des personnes interrogées estiment même que leur poste de travail nécessite un rangement urgent. Les conséquences d’un tel problème ? Environ 15 % avouent avoir des difficultés à retrouver les affaires dont ils ont besoin pour effectuer leur travail correctement et près de 10 % prennent le mauvais accessoire par erreur. Il est donc grand temps de parcourir ensemble quelques méthodes qui peuvent optimiser le rangement d’une entreprise, comme la méthode 5S ou, plus spécialement pour les bureaux des travailleurs, la clean desk policy !
Méthodes de rangement efficaces
1. Marie Kondo
Véritable gourou du rangement, la Japonaise Marie Kondo est une source d’inspiration pour beaucoup. Dans son livre « La Magie du rangement », elle partage des méthodes pratiques et simples pour apporter de l’ordre à un environnement désordonné. Bien qu’elle dispense ses conseils pour l’intérieur d’une maison, ils s’appliquent néanmoins parfaitement à un lieu de travail.
La première étape du rangement selon Marie Kondo commence par jeter l’inutile. Si vous ne faites que déplacer vos affaires à un seul endroit, Kondo explique que vous créez uniquement une illusion d’avoir rangé. Il importe dès lors que vous triez ce dont vous n’avez plus besoin pour le jeter ensuite à la poubelle ou l’apporter dans un magasin de seconde main. Comment déterminer ce que vous avez ou pas besoin ? Les affaires que vous n’avez pas utilisées au cours des trois derniers mois, vous pouvez sans problème vous en débarrasser.
2. Conseils de rangement 2.0 : la méthode 5S
À l’instar de la méthode « Marie Kondo », la méthode 5S est une technique toute droite venue du pays du Soleil levant et s’adapte plus spécifiquement aux entreprises. Les 5 « S » renvoient aux cinq mots japonais qui forment les principes de base de cette méthode :
- Seiri : trier
- Seiton : ranger
- Seiso : nettoyer
- Seiketsu : standardiser
- Shitsuke : maintenir
Une étude menée sur la méthode 5S conclut que les deux dernières étapes sont les plus difficiles à respecter. Soyez donc extrêmement rigoureux lorsque vous devrez systématiser et maintenir ces nouveaux principes !
3. Clean desk policy
Pour garder facilement les bureaux propres comme un sou neuf, pensez à instaurer une clean desk policy qui explique aux employés l’état dans lequel ils doivent laisser leur bureau après une journée de travail. En règle générale, les employeurs demandent à ce que les bureaux soient totalement vides.
Pour vous aider, nous vous partageons quelques astuces qui pourront aider tout le monde à garder son bureau bien rangé :
- Donnez des directives claires, afin que l’ensemble du personnel soit au courant de la mise en vigueur d’une clean desk policy et expliquez pourquoi il est nécessaire de l’appliquer (nous parlions du risque de fautes lié à un environnement de travail désordonné, mais vous pouvez également aborder les dangers de laisser sur un bureau, à la vue de tous, des données à caractère sensible).
- Nommez un responsable clean desk qui rappellera gentiment à l’ordre les collègues en faute. N’oubliez pas qu’en tant que membre de la direction, vous devez également montrer le bon exemple !
- Essayez de faciliter le travail par voie numérique et de dissuader le plus possible d’avoir recours à l’imprimante. De cette manière, vous limiterez sensiblement la quantité de papier qui traine sur les bureaux (ainsi que la quantité de déchets papier, évidemment).
- Prévoyez suffisamment de caissons et d’armoires afin que vos employés puissent y ranger leurs affaires.
Faire un tri rapide dans votre messagerie ? Voici nos conseils !
Maintenant que vous savez comment ranger votre lieu de travail, pourquoi ne pas passer au tri de vos e-mails ? Pour ce faire, nous vous conseillons de suivre la méthode Inbox Zero-methode, une technique de gestion qui génère moins de stress et davantage de plaisir au travail. Suivez ces règles simples :
- Créez un dossier de sauvegarde et copiez-y tous vos e-mails.
- Créez ensuite quatre dossiers comme suit :
- Action : glissez-y tous les messages que vous pouvez traiter en deux minutes ou que vous ne pouvez pas éliminer tout de suite.
- En attente : comprend tous les e-mails que vous déléguez à quelqu’un d’autre. Placez-y tant les messages reçus qu’envoyés.
- Plus tard : ce dossier reprend tous les e-mails que vous souhaitez relire plus tard, mais qui ne sont pas urgents ou n’ont pas de date butoir précise.
- Archives : pour tous les messages que vous devez conserver.
Cette méthode pratique vous permettra de ranger votre messagerie en un clin d’œil et d’ainsi garder un meilleur aperçu de votre travail à faire.
Le secret ? Attribuez une place précise à chaque chose
Pour terminer, nous nous référons une dernière fois à notre enquête avec ce pourcentage impressionnant : parmi les personnes interrogées, 78 % estiment qu’un poste de travail propre est primordial. Quoi de plus logique, me direz-vous ? Un environnement de travail propre et rangé permet en effet de mieux se concentrer. Le tout est de trouver une place pour chacune de vos affaires afin de travailler l’esprit léger.
Envie de découvrir davantage de conseils pour travailler malin et efficacement ? Jetez alors un œil à nos articles de blog ou contacter notre helpdesk pour obtenir des informations sur notre matériel pratique pour votre entrepôt, atelier ou bureau.
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