Une bonne préparation : réfléchissez à votre objectif et aux participants
Que vous organisiez une réunion, une formation ou une session créative, une bonne préparation représente déjà la moitié du travail. Cela implique de communiquer de façon claire avant, pendant et après la session. Durant la phase préparatoire, l’essentiel est d’avoir un objectif clair, et si nécessaire, de définir un ordre du jour.
Invitez aussi les bonnes personnes. Ici aussi, mieux vaut opter pour la qualité que pour la quantité. Plus vous impliquez de personnes, moins la réunion a de chances d’être efficace.
Le matériel adéquat pour la réunion ou formation
Cette préparation repose notamment sur le choix des bons accessoires et équipements, en fonction du type de réunion et de son objectif. Dans la plupart des cas, un tableau blanc ou un paperboard vous rendra bien des services. Vous pourrez y écrire directement les choses essentielles et garder une bonne vue d’ensemble, pour vous comme pour les autres participants. Pour les brainstormings, un paperboard est également le choix idéal.
Pensez également à d’autres accessoires comme des post-its, marqueurs, projecteurs… qui peuvent vous aider pour votre réunion ou session créative. Demandez-vous également si les participants ont besoin d’un ordinateur portable. Ce n’est pas le cas ? Laissez-les alors de côté, car ils représentent une distraction.
Garder une vue d’ensemble : prendre des notes sous la forme de texte et d’images
La façon dont vous prenez des notes et/ou utilisez vos moyens visuels a un plus grand impact que vous ne le pensez. En écrivant ou en dessinant de manière claire, chacun voit ce que vous voulez dire. Il ne s’agit pas de faire le dessin parfait, mais un simple schéma qui facilite la compréhension. Pour ce faire, tenez compte des conseils suivants :
- Utilisez le côté vierge du paperboard. Cela donne un « sentiment de liberté », et vous avez l’espace pour noter ou dessiner ce que vous voulez
- Utilisez un marqueur noir pour les informations de base et au maximum trois couleurs pour rendre le schéma plus vivant
- La lisibilité est essentielle. Écrivez donc en majuscules
- Ajoutez des flèches, cadres et symboles
Le suivi : des actions claires et des propriétaires de projet
La session est terminée ? Assurez le suivi en dressant une liste claire des conclusions et points d’action. Cela donnera un bon aperçu des points abordés et vous permettra d’attribuer directement des tâches à certaines personnes. Essayez tant que possible de désigner des « propriétaires de projet » afin que la responsabilité soit bien établie. Si possible, vous pouvez déjà noter les tâches et les personnes responsables sur le paperboard. Ce n’est pas possible ? Dans ce cas, revenez-y plus tard. Vous assurerez ainsi un suivi après la session et vous veillerez à ce qu’il en ressorte quelque chose.
Manutan œuvre pour un travail plus efficace
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