Quelles sont les règles à respecter ?
Les règles à respecter lors de la numérisation de vos archives sont consignées dans le Digital Act, c’est-à-dire la loi belge du 21 juillet 2016 mettant en œuvre le règlement européen eIDAS et réglementant l’archivage électronique. Cette loi transpose en droit national belge le règlement eIDAS, le règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques.
La principale règle à respecter ? Vous devez pouvoir prouver l’authenticité de tous les documents que vous archivez numériquement. Leur provenance doit être claire, tout comme le fait que leur contenu n’a pas été modifié (la loi parle d’une « copie fidèle et durable »). Il est cependant inutile de paniquer : des logiciels spécialisés existent pour numériser vos archives dans le respect de ces règles.
Les préparatifs
La numérisation d’archives est un travail plus titanesque qu’on ne le pense. Il vous faudra en effet libérer de la place pour installer vos scanneurs (achat ou location, à vous le choix), mais aussi transmettre vos consignes aux collaborateurs chargés de la numérisation. Ce sont eux, en fonction de la structure que vous définissez, qui devront préparer l’ensemble des documents papier, en éliminer les trombones et agrafes, et les placer dans le bon ordre.
Quels documents numériser en premier ?
Vous comptez numériser en premier lieu vos documents les plus récents ? C’est une solution, mais l’idéal est de travailler de manière sélective et de donner la priorité aux documents de la plus grande valeur. Les archives dont vos collaborateurs ont souvent besoin seront donc idéalement numérisées avant certains documents plus récents, mais moins utiles. Quant aux documents dont vous n’avez plus aucune utilité, il est conseillé de les détruire. Voici les exigences légales en matière d’archives d’entreprises (papier ou numériques) :
- Les déclarations fiscales doivent être conservées sept ans.
- Les factures ne peuvent être jetées avant dix ans (les autres preuves de paiement sont soumises à des délais de conservation variables : un an pour les factures de transport et deux ans pour les factures émises par les entreprises de services publics).
- Cinq ans : tel est le délai de conservation des documents à caractère social.
- Les documents d’assurance doivent être conservés dix ans.
- Les actes notariés seront conservés à vie !
Les documents que vous aurez scannés pourront ensuite être jetés. Si toutefois vous souhaitez les conserver, indiquez clairement lesquels ont étés numérisés et lesquels ne le sont pas encore. Pour éviter le travail en double, rangez éventuellement la première catégorie de documents dans un lieu séparé de ceux qu’il vous reste à scanner. À cette fin, rien de tel que d’utiliser des classeurs ou des boîtes d’archives.
Sachez enfin qu’instaurer une politique de numérisation peut également s’avérer utile. Vous déterminerez ainsi qui doit numériser quels documents, mais aussi de quelle manière.
Sauvegarde de vos archives numériques
Où sauvegarder les documents numérisés ? De nombreuses entreprises ne jurent aujourd’hui que par la sauvegarde dans le cloud, mais placer des documents de valeur sur un disque dur externe physique se révèle parfois plus rassurant, surtout si vous conservez ce disque dur dans un coffre ou une armoire antifeu.
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