Propre ne veut pas dire bien organisé. Un bureau vide n’est pas nécessairement en ordre. Pour apprendre à bien organiser votre bureau, appliquez une approche éprouvée telle que la formule SPACE (Sort, Purge, Assign space, Containerize, Equalize) du gourou du rangement Julie Morgenstern.
- Sort (trier)
Videz complètement votre bureau, y compris les armoires et les tiroirs. Ensuite, triez tout : les stylos à bille avec les stylos à bille, les livres avec les livres, les agrafes près de l’agrafeuse, etc. En regroupant tout de manière logique, vous avez un bon aperçu de l’ensemble de votre matériel. Et vous découvrirez peut-être que vous ne possédez pas moins de 4 agrafeuses ! - Purge (supprimer)
Examinez les piles que vous avez constituées lors de la première étape : de quoi avez-vous besoin, qu’est-ce qui a fait son temps ou est hors d’usage, avez-vous un stock de fournitures et d’accessoires excessif ? Quelle est l’importance de chaque élément ? Supprimez tout ce que vous n’utilisez pas et ce qui n’est pas important pour vous. Les documents de nature sensible ou confidentielle que vous n’utilisez plus sont à détruire dans le destructeur de documents. - Assign space (allouer un endroit)
Vous savez à présent ce que vous possédez. L’étape suivante consiste à réfléchir à ce dont vous avez besoin. Ce qui est important doit être à portée de main. Le stylo à bille que vous utilisez au quotidien est à placer sur votre bureau. Et les brochures que vous devez consulter chaque jour doivent également être accessibles facilement, et ne pas se trouver au fond d’un tiroir. Veillez donc à placer chaque chose à un endroit logique. - Containerize (endroits de rangement efficace)
Maintenant que vous connaissez votre matériel et son degré d’accessibilité, vous devez déterminer les endroits où le placer. Les brochures empilées dans un tiroir ou rangées dans un rayonnage à dépliants ? Les petits appareils électroniques dans des tiroirs ou dans des paniers ? Les documents dans un tiroir d’archives ou dans un pupitre de bureau avec pochettes ? Quoi que vous fassiez, sachez où vous rangez tout votre matériel. Utilisez des étiquettes ainsi que des chemises et bacs transparents pour que vos collègues, au besoin, puissent également retrouver vos affaires. - Equalize (égaliser, ou rectifier)
Une fois organisé, il importe que le système soit maintenu. Un peu d’inattention ou de négligence et tout est à nouveau placé au mauvais endroit. Prévoyez donc un moment de la journée ou de la semaine pour remettre toutes vos affaires à la bonne place. Et n’oubliez pas de jeter tout le superflu !
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