1. La communication sur les mesures au bureau : une priorité
Avant même de rouvrir les portes du bureau, il importe d’ informer vos travailleurs des mesures prises par votre organisation et des consignes qu’ils sont censés suivre. En informant correctement vos équipes, elles seront plus susceptibles d’adhérer aux mesures et de les respecter. Concertez-vous avec toutes les parties intéressées pour faciliter cette démarche : impliquez non seulement les collègues internes, tels que le conseiller en prévention, mais aussi les collaborateurs externes, comme les partenaires et les travailleurs indépendants.
Utilisez des posters et affiches pour communiquer les directives en vigueur dans les bureaux et autres pièces spécifiques. N’hésitez pas à diffuser ces consignes par les canaux de communication disponibles, tels que l’intranet, l’e-mail ou les panneaux d’affichage. Rassurez vos travailleurs en identifiant, dans vos communiqués, un interlocuteur (par ex. le conseiller en prévention), à qui ils pourront confier leurs questions, leurs doutes et leurs préoccupations. Enfin, n’oubliez pas d’afficher les instructions sur l’hygiène des mains dans chaque pièce équipée de lavabos.
2. Trajets domicile-travail
Après de longues semaines de télétravail ou de chômage économique, vos employés seront heureux de renouer avec leurs vieilles habitudes. Pourtant, cette reprise ne signe pas un retour à la normale : beaucoup de choses doivent changer, tant au niveau des trajets qu’au niveau des comportements à adopter au travail. Les règles de distanciation sociale, d’hygiène respiratoire et d’hygiène des mains joueront un rôle crucial. Veillez donc à sensibiliser vos travailleurs à l’importance de ces gestes barrières.
2.1 Avant de partir
Toute personne qui se sent malade doit rester à la maison. Insistez sur ce point auprès de vos travailleurs, tout en leur rappelant que la procédure à suivre pour déclarer une maladie est la même qu’avant le début de la crise sanitaire. Conseillez-leur de se laver longuement (pendant vingt à quarante secondes) et soigneusement les mains à l’eau et au savon avant de partir au bureau ou de rentrer chez eux.
2.2 En route
Vous vous déplacez à vélo, à pied ou en trottinette ?
Dans ce cas, gardez suffisamment de distance par rapport aux autres usagers de la route. Ne portez pas les mains au visage, surtout pas après avoir touché les boutons-poussoirs des feux de signalisation. Utilisez plutôt le coude, si possible. Sinon, désinfectez-vous immédiatement les mains ou lavez-les dès votre arrivée au travail.
L’immeuble est équipé de douches pour les cyclistes ? Réfléchissez bien avant de les remettre en service, car elles devront faire l’objet d’un nettoyage approfondi et d’une aération à intervalles réguliers. Ici encore, la distanciation sociale est de mise. Limitez le nombre de personnes présentes dans les douches et les vestiaires. Réorganisez si besoin le vestiaire, aménagez des espaces temporaires et créez des zones distinctes en limitant l’accès à une seule personne à la fois. Les suivants devront garder leurs distances en attendant leur tour. Enfin, chacun devra obligatoirement se laver les mains avant et après l’utilisation des vestiaires.
Vous venez en voiture ?
Évitez le covoiturage. Si vous devez quand même effectuer le trajet avec un collègue, respectez les règles de distanciation sociale, même en voiture. Pour les véhicules particuliers, cela signifie que le passager doit prendre place sur la banquette arrière, côté passager. Dans les camionnettes, il convient de laisser une place libre entre le conducteur et le passager. N’oubliez pas d’aérer et de nettoyer régulièrement votre voiture. Accordez une attention particulière au volant, au levier de vitesse et aux poignées des portes.
Vous utilisez les transports en commun ?
En Belgique, depuis le 4 mai, le port d’un masque buccal est obligatoire aux arrêts, sur les quais, ainsi qu’à bord des bus, trams, trains et métros pour tous les usagers de 12 ans et plus. Les sociétés de transports vous informent aux arrêts et dans les rames sur les mesures applicables. Suivez bien ces consignes et gardez toujours vos distances (au moins un mètre et demi) avec les autres passagers. Essayez de ne pas toucher les éléments intérieurs du bus, tram, train ou métro. Ne portez pas les mains au visage après avoir appuyé sur le bouton pour demander l’arrêt. Enfin, désinfectez-vous les mains au gel hydroalcoolique ou lavez-les au plus vite une fois sorti du véhicule.
3. Horaires d’arrivée et de départ sur le lieu de travail
3.1 Étalez les journées et les horaires de travail
Le télétravail reste la norme. Mais si la présence de vos salariés au bureau est indispensable, essayez dans la mesure du possible d’étaler leurs horaires d’arrivée et de départ. Est-il envisageable d’alterner les jours de présence, en faisant travailler une partie des collègues la première moitié de la semaine et l’autre partie la seconde ? Cherchez aussi à identifier les tâches qu’il est possible de reporter. Faites appel à votre bon sens pour trouver un compromis entre sécurité et travail, et essayez d’étaler les pauses (déjeuner et autres). De manière générale, veillez à réduire au minimum le nombre de personnes présentes dans une même pièce, sans oublier le local à imprimantes, les archives et les salles de réunion !
3.2 Marquage, balisage et circulation sur le lieu de travail
Prévoyez un maximum d’entrées et de sorties différentes, afin d’éviter la formation de queues aux portes du bâtiment. Vous travaillez avec un système d’enregistrement du temps de travail ? Veillez à ce que votre personnel puisse respecter les règles de distanciation sociale lors du pointage. Nettoyez régulièrement la pointeuse. Quant aux exercices d’évacuation planifiés, limitez-vous pour l’instant aux principes théoriques.
Utilisez des éléments de marquage, du ruban de signalisation, des barrières physiques et des autocollants au sol pour garantir au mieux la distance entre deux personnes. Réfléchissez à instaurer une circulation à sens unique dans les couloirs où les collègues risquent de se croiser trop souvent ou de trop près. Cette stratégie est également recommandée dans les escaliers. N’oubliez pas de vérifier la situation dans les parkings et les abris pour vélos ! Veillez aussi à garder autant que possible les portes ouvertes afin que vos travailleurs n’aient pas à toucher les poignées. Incitez ces derniers à porter un masque buccal dans les endroits où la distanciation sociale est difficile à appliquer.
3.3 Ascenseurs
Évitez l’utilisation des ascenseurs. Si cela s’avère impossible, limitez le nombre de personnes à l’intérieur. Les petits ascenseurs ne pourront accueillir qu’une seule personne à la fois. Dans les modèles plus spacieux, les utilisateurs devront garder leurs distances et tourner le dos à leurs compagnons de voyage. Ici encore, le marquage au sol peut vous aider à découper l’espace afin de garantir les distances de sécurité.
3.4 Malade
Toute personne qui se sent malade à l’arrivée doit faire demi-tour et rentrer chez elle. La procédure à l’intention des employeurs en cas de symptômes de la grippe ou du coronavirus doit aussi être connue des travailleurs. Par ailleurs, assurez-vous que les personnes responsables des premiers secours maîtrisent les nouvelles lignes directrices en matière de premiers secours à l’heure du coronavirus. Enfin, mettez suffisamment d’EPI adéquats à disposition de votre personnel.
4. Au travail !
Les mains sont bien lavées et désinfectées ? Les distances ont été respectées ? Parfait, vous pouvez vous installer à votre poste ! Si vous rencontrez des collègues sur votre passage, pensez à les saluer de loin. Un signe amical ou une belle révérence, les alternatives à la poignée de main et à la bise sont légion. Qui sait, la quête du salut sans contact le plus original contribuera peut-être à l’ambiance entre les collègues !
En parlant de collègues : réfléchissez à l’emplacement des bureaux. Est-il faisable de les écarter ou bien de poser des cloisons ? Vous pouvez aussi tracer le périmètre de sécurité autour des postes de travail. Chaque petit geste compte ! S’il est possible d’installer vos travailleurs de façon à ce qu’ils se tournent le dos, privilégiez cet aménagement.
Veillez à ce que vos travailleurs utilisent autant que possible leurs propres équipements – pensez au matériel d’écriture, aux smartphones, claviers et souris d’ordinateur – et nettoyez-les régulièrement. Mettez des lingettes désinfectantes à disposition.
5. Réunions
Pendant plusieurs semaines, le télétravail a constitué la norme. Pour beaucoup, cette période a permis de se familiariser avec les moyens de communication numériques. Essayez de poursuivre dans cette voie en organisant un maximum de réunions en ligne. Prévoyez si possible un casque avec micro personnel pour chaque collaborateur, afin de faciliter la communication. Si la présence physique est malgré tout de mise, vous devrez veiller au respect des distances de sécurité, en imposant éventuellement le port d’un masque de protection.
6. Équipements sanitaires
Lavez-vous les mains avant et après toute utilisation des équipements sanitaires. Prévoyez du savon liquide, de préférence dans des distributeurs sans contact. Équipez les pièces sanitaires d’essuie-mains en papier et de poubelles fermées (choisissez des exemplaires à pédale ou capteur). Les sèche-mains électriques et les essuie-mains en tissu sont proscrits. En tant qu’employeur, vous pouvez éviter les files aux toilettes en suspendant des affiches avec le nombre maximum de personnes autorisées. Vous pouvez aussi couvrir plusieurs urinoirs pour garantir les distances nécessaires. Si besoin, prévoyez temporairement quelques toilettes supplémentaires en installant un conteneur sanitaire, par exemple. Nettoyez et aérez les espaces sanitaires à intervalles réguliers. Vos travailleurs doivent se déplacer trop loin pour se laver régulièrement les mains ? Dans ce cas, envisagez l’installation de colonnes sanitaires, notamment à l’accueil et au poste de réception des colis et livraisons.
7. Pauses déjeuner et autres pauses
Pas de travail sans pauses régulières ! Mais attention, la pause est un moment clé où chacun devra observer d’autant plus rigoureusement les règles de distanciation sociale, d’hygiène des mains et d’hygiène respiratoire. L’essentiel est, encore et toujours, de bien se laver les mains avant et après chaque pause. Définissez le nombre maximum de personnes autorisées dans les espaces de repos et de déjeuner, puis informez-en vos travailleurs par des affiches et via vos outils de communication internes.
Demandez à vos travailleurs de limiter le temps qu’ils passent ensemble dans une seule et même pièce. N’hésitez pas à utiliser du ruban adhésif de marquage autour des tables et des chaises des espaces de repos et de déjeuner. Lavez les tables au moins après chaque pause et de préférence après chaque utilisation. Nettoyez aussi régulièrement les distributeurs de boissons et de confiseries. Dès que les restaurants d’entreprise rouvrent, concluez des accords clairs avec votre traiteur : il propose peut-être un service de retrait ? Fixez également un cadre pour les livraisons de repas au travail. Prévoyez du gel désinfectant à proximité des distributeurs et autres automates, qui, nous l’avons dit, devront être soumis à un nettoyage fréquent.
8. Accueil des visiteurs, fournisseurs et autres personnes externes
Invitez les visiteurs et fournisseurs à s’enregistrer auprès du responsable dès leur arrivée sur le parking. Veillez à ce que cette personne soit clairement identifiable en l’équipant, par exemple, d’un gilet jaune ou d’un autre vêtement à haute visibilité. Il importe d’éviter au maximum les contacts physiques entre les fournisseurs et les autres personnes. Les opérations de chargement et de déchargement seront donc confiées à une seule personne, que ce soit le fournisseur ou un membre de votre équipe. Toute collaboration est proscrite.
Signalez les endroits où les colis peuvent être déposés sans contact. C’est peut-être le moment d’investir dans un distributeur automatique de colis.
Informez les visiteurs des mesures en vigueur au sein du bâtiment. Essayez d’étaler les visites pour éviter une trop grande promiscuité. Accueillez si possible les visiteurs dans une pièce à part, en limitant le nombre de personnes présentes. Veillez à ce que votre visiteur puisse se laver ou, au moins, se désinfecter les mains à son arrivée. Installez une cloison de séparation (en plexiglas ou autre) à la réception.
9. Conseils pour le télétravail
Aujourd’hui, tout le monde s’est plus ou moins habitué au télétravail. Certains collègues ne s’y sont pas encore faits ? N’hésitez pas à leur proposer nos trucs et astuces !
Fixez des accords clairs sur les horaires de travail, les tâches, les attentes, le planning et les moments de concertation. Donnez vos consignes pour l’utilisation des outils de communication et précisez vos attentes en matière de disponibilité. Concertez-vous avec votre salarié pour voir ce qui est faisable. Insistez sur l’importance des pauses et évitez les heures supplémentaires. La combinaison du télétravail avec la garde d’enfants est, pour beaucoup, source de pression. Rassurez vos travailleurs, prêtez l’oreille à leurs éventuels problèmes et soyez attentif aux autres aspects relatifs au bien-être. Soulignez l’importance d’un bon éclairage et d’un poste de travail ergonomique et pratique, équipé d’une table et d’un siège réglés à la bonne hauteur.
Vous vous demandez comment nos produits peuvent vous aider à rouvrir votre lieu de travail en toute sécurité ? N’hésitez pas à contacter les collègues de notre helpdesk !
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