Viele Unternehmen haben bereits ihren Transformationsprozess durch die Digitalisierung und Automatisierung ihrer Prozesse begonnen. Transaktionsprozesse, die besonders zeitaufwendig sind, sich wiederholen und keinen wirklichen Mehrwert bieten, sind f\u00fcr die Einf\u00fchrung eines solchen Prozesses bestens geeignet.<\/p>\n
Dazu nutzen die Unternehmen E-Procurement-L\u00f6sungen (Digitalisierung des Beschaffungsprozesses), welche es ihnen erm\u00f6glichen, die bei ihren Lieferanten get\u00e4tigten Eink\u00e4ufe zu digitalisieren und so ihren Procure-to-Pay-Prozess (P2P) zu optimieren. Diese L\u00f6sungen haben sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt und erm\u00f6glichen finanzielle Einsparungen sowie eine globale Effizienzsteigerung. Auf den ersten Blick mag die Funktionsweise von E-Procurement angesichts der gro\u00dfen Auswahl an Instrumenten komplex erscheinen. Wir helfen Ihnen durch diesen Dschungel, indem wir die wichtigsten Schritte des E-Procurement und seine Hauptvorteile ausf\u00fchrlich erl\u00e4utern.<\/p>\n
Um ihre Beschaffungsprozesse zu automatisieren, m\u00fcssen Unternehmen drei wichtige Schritte beachten.<\/p>\n
Zun\u00e4chst ben\u00f6tigen die Nutzer Zugang zu einem Produktangebot, das ihren Bed\u00fcrfnissen entspricht<\/strong> und von gelisteten Lieferanten zu den von ihrer Einkaufsabteilung ausgehandelten Vertragsbedingungen (Rabatte, Produktausschl\u00fcsse, Versandkosten usw.) angeboten wird.<\/p>\n Dazu k\u00f6nnen sie Folgendes nutzen:<\/p>\n Es gibt zwei Hauptkategorien von elektronischen Katalogen:<\/p>\n Die Nutzer k\u00f6nnen dann ihre Produkte ausw\u00e4hlen und ihren Warenkorb erstellen, der in eine Bestellanforderung umgewandelt wird. Diese wird dann automatisch in das Informationssystem integriert <\/strong>und kann den vordefinierten Validierungskreislauf bis zum Bestellschein durchlaufen. Um die Bestellungen zu b\u00fcndeln und die Lieferungen im Sinne einer Optimierung zu rationalisieren, ist in der Regel ein Mindestbetrag pro Bestellung in das Tool integriert.<\/p>\n Nach der Best\u00e4tigung wird die Bestellung als elektronisches Dokument per EDI (Electronic Data Interchange) an den jeweiligen Lieferanten weitergeleitet. EDI bezeichnet dabei den Computer-zu-Computer-Austausch standardisierter elektronischer Dokumente zwischen zwei Gesch\u00e4ftspartnern. Dieses System kann mit einer direkten Verbindung oder einer P2P-L\u00f6sung<\/strong> arbeiten.<\/p>\n Dieser E-Ordering (Elektronische Bestellung) <\/em>genannte Schritt erm\u00f6glicht es, die Bestellung direkt in die Informationssysteme der Partner zu integrieren, wodurch die Bearbeitung beschleunigt und die Qualit\u00e4t verbessert wird. Anschlie\u00dfend werden die bestellten Produkte vorbereitet und an das Unternehmen gesendet.<\/p>\n Nach Erhalt der Ware erh\u00e4lt das Unternehmen die Rechnung von seinem Lieferanten. Die papierlose Rechnung erscheint in Form eines elektronischen Dokuments (\u00fcber EDI) oder einer PDF-Datei, die von einem vertrauensw\u00fcrdigen Dritten zertifiziert wurde. Bei EDI wird die Rechnung automatisch und ohne menschliches Zutun mit dem Bestellschein abgeglichen. Das Unternehmen kann dann die Zahlung an den Lieferanten vornehmen.<\/p>\n Angesichts der aktuellen wettbewerbspolitischen Herausforderungen, denen sich die Einkaufsabteilungen stellen m\u00fcssen, wird die Digitalisierung von Transaktionen immer wichtiger.<\/p>\n Zun\u00e4chst einmal werden durch die Digitalisierung des Einkaufs die Gesamtkosten f\u00fcr die Beschaffung <\/strong>von Waren und\/oder Dienstleistungen durch die Unternehmen optimiert. Denn ein solches Vorgehen senkt nicht nur die Kosten pro Transaktion, sondern tr\u00e4gt auch zur B\u00fcndelung der Bestellungen bei. Es winken Einsparungen von bis zu 80% (Quelle: Manutan-Gruppe, interne Daten)!<\/p>\n Durch dieses Digitalisierungsprojekt k\u00f6nnen die Einkaufsabteilungen auch Produktivit\u00e4tssteigerungen<\/strong> erreichen und gleichzeitig die Zufriedenheit der internen Kunden erh\u00f6hen. Die Digitalisierung und Automatisierung (bis zu einem gewissen Grad) der Prozesse hilft einer Vielzahl von Akteuren, kostbare Zeit zu sparen:<\/p>\n\n
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Schritt 2: Die Bestellung<\/h2>\n
Schritt 3: Die Rechnung<\/h2>\n
Vorteile der Digitalisierung des Beschaffungsprozesses<\/h1>\n