Sie haben wahrscheinlich schon einmal den Begriff „Informationstransparenz“ gehört. Dieser Grundsatz gilt für alle Abteilungen in einem Unternehmen. Es gilt sowohl für interne Mitteilungen zur Information der Mitarbeiter über Managemententscheidungen als auch für die externe Kommunikation über die Produkte, die die Kunden kaufen. Doch was bedeutet dieser Grundsatz der Transparenz speziell im Bereich der Beschaffung? Warum und wie sollte man es in der gesamten Lieferkette umsetzen?

Was bedeutet der Grundsatz der Transparenz im Beschaffungswesen?

Der Grundsatz der Transparenz kann definiert werden als der Zugang zu Informationen über das Unternehmen. Sie müssen klar, präzise, genau und für alle verständlich sein. Die Weitergabe von Daten erfolgt intern, z.B. durch die Weitergabe der globalen Strategie des Unternehmens an die Mitarbeiter. Sie findet auch außerhalb des Unternehmens statt, unter anderem durch die Offenlegung der Produktzusammensetzung.

Dieser Grundsatz gilt zwar für viele Dienstleistungen, gewinnt aber im Bereich der Beschaffung zunehmend an Bedeutung.

Die Beschaffungsabteilung ist für die Auswahl von Rohstoffen für die Produktion des Unternehmens zuständig. Ihre Aufgabe ist es, zur Herstellung des bestmöglichen Produkts beizutragen und dabei die Kosten unter Kontrolle zu halten und die Lieferanforderungen zu erfüllen.

Informationstransparenz im Beschaffungswesen kann in verschiedenen Kontexten umgesetzt werden:

• Ankündigung von Geschäftsangelegenheiten;
• Bekanntgabe der Auswahl von Lieferanten;
• Bekanntgabe der Unternehmenspolitik;
• Benachrichtigung über mögliche Lieferverzögerungen;
• usw.

Warum ist Informationstransparenz im Beschaffungswesen wichtig?

Eine transparente Kommunikationspolitik bietet den Unternehmen eine Reihe von Vorteilen.

Der rechtliche Aspekt

Die Richtlinie 2014/95/EU verpflichtet Unternehmen, ihr Geschäftsmodell, ihre Ergebnisse, ihre Politik, ihre Hauptrisiken und ihre Leistungsindikatoren offenzulegen. Dies soll der Regierung ein genaueres Bild von der Situation der Unternehmen (in Bezug auf Umwelt- und Sozialfragen, Achtung der Menschenrechte, Korruptionsbekämpfung usw.) vermitteln.

Obwohl diese Richtlinie derzeit per Gesetz nur für Großunternehmen und Konzerne gilt, können auch VSE und KMU von ihrer Umsetzung stark profitieren. Der Grundsatz der Transparenz geht weit über den rein rechtlichen Aspekt hinaus.

Kundenvertrauen

Sowohl kleine als auch große Unternehmen wissen, dass sie sich auf einem wettbewerbsorientierten Markt abheben müssen. Die Kunden kaufen ein Produkt nicht mehr nur, um einen Bedarf zu decken. Sie suchen nach Werten und entscheiden sich dementsprechend. Die meisten von ihnen sind auch bereit, für ein verantwortungsvolles Produkt etwas mehr zu bezahlen.

Die Unternehmen müssen daher auf transparente Weise kommunizieren, damit die Verbraucher wissen, was sie kaufen, und zwar über die gesamte Liefer- und Produktionskette hinweg. Aus diesem Grund öffnen sich immer mehr von ihnen. Indem sie ihre Kommunikation völlig transparent gestalten, vermeiden sie Misstrauen und Fehlinterpretationen. Die Kunden können dann fundierte Entscheidungen treffen, die mit ihren Werten übereinstimmen.

Das Beschaffungswesen hat ein großes Interesse daran, sich auf die Informationstransparenz zu konzentrieren.

CSR-Strategie

Die Geschäftswelt bewegt sich zunehmend in Richtung nachhaltiger Entwicklungspraktiken. Drei Themen – Soziales, Umwelt und Wirtschaft – spielen jetzt eine strategische Rolle in der Kommunikation. Neben dem oben erwähnten rechtlichen Aspekt ist der Nachweis eines ethischen, umweltfreundlichen und auf den Menschenrechten basierenden Ansatzes ein wesentlicher Bestandteil des Wachstums eines Unternehmens.

Verantwortliche für das Beschaffungswesen können CSR sowohl bei der Beschaffung von Ausrüstungsgegenständen für Mitarbeiter als auch bei der Beschaffung von Rohstoffen für die Produktion einbeziehen.

Rentabilität der Investition

Der Grundsatz der Informationstransparenz trägt dazu bei, einen positiven Kreislauf zu schaffen. Wenn ein Unternehmen ehrlich Informationen weitergibt, ist es wahrscheinlicher, dass die Verbraucher ihm vertrauen, es für ihre Einkäufe wählen und es weiterempfehlen. Es handelt sich um einen Win-Win-Situation: Kundenzufriedenheit auf der einen Seite und eine hohe Kapitalrendite für das Unternehmen auf der anderen.

Dies ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg eines Unternehmens.

Wie kann der Grundsatz der Transparenz in der Lieferkette angewendet werden?

Die Informationstransparenz muss in der gesamten Lieferkette aufrechterhalten werden.

Auf der Anbieterseite

Vorgelagert bedeutet dies:

• Definition der Ziele, CSR-Kriterien und -Werte des Unternehmens;
• Diese zu kommunizieren;
• Aufbau eines Netzes verantwortungsbewusster Lieferanten;
• Umsetzung einer F&E-Strategie sowohl intern als auch extern.

Konkrete Maßnahmen zwischen dem Unternehmen und den Zulieferern sorgen dafür, dass die zuvor festgelegten Ziele erreicht werden.

Auf der Seite der Kunden

Auf der nachgelagerten Seite ist es wichtig, dass die Kommunikation klar, zugänglich und authentisch ist. Sie muss mit der Gesamtstrategie des Unternehmens übereinstimmen und dem Empfänger einen Mehrwert bieten.

Ihre Auswahlkriterien und Ratschläge sind allesamt Punkte, die es wert sind, mitgeteilt zu werden:

• Warum haben Sie sich für einen bestimmten Lieferanten entschieden (Nähe, Liefermethode usw.)?
• Warum ziehen Sie diesen Rohstoff einem anderen vor?
• Welche Ratschläge können Sie Ihren potenziellen Kunden geben, damit sie die richtige Wahl treffen?
• usw.

Lean Management

Die Beseitigung von Verschwendung und die Verbesserung von Prozessen sind zwei wertvolle Kommunikationslinien beim Lean Management.

Das menschliche Wohlbefinden – einschließlich der Sicherheit in den Fabriken, der Achtung der Arbeitsbedingungen und der Arbeitszeiten – ist ein Thema, das es verdient, hervorgehoben zu werden.

Die Optimierung der Transportwege und die Beseitigung von Überbeständen und Überproduktionen sind Daten, die im Zusammenhang mit Umweltfragen mitgeteilt werden sollten.

Die Information der Öffentlichkeit über die Umsetzung einer verantwortungsvollen Beschaffungspolitik ist Teil der Verpflichtung, qualitativ hochwertige Produkte zu liefern.

Transparente Kommunikation als Spiegel des Unternehmensimages

Das Unternehmensimage basiert auf der Wahrnehmung der Verbraucher. Durch die Förderung der Informationstransparenz bringen Sie diesen Gesamteindruck in Einklang mit der Realität.

Die Beschaffungsfunktion ist direkt in die Wertschöpfungskette des Unternehmens integriert, um Kundenzufriedenheit zu erreichen. Die Kunden sind immer mehr daran interessiert zu erfahren, woher die Produkte stammen, und müssen die getroffenen Entscheidungen kennen und leicht nachvollziehen können. Die Beschaffungsstrategie muss daher in der gesamten Lieferkette sichtbar gemacht und auf die Unternehmensstrategie abgestimmt werden.

Transparenz ist hier das Schlüsselwort. Einfachheit, Authentizität und Ehrlichkeit sind unerlässlich, um Fehlinterpretationen zu vermeiden.